Ano ang pagproseso ng invoice?

Ang pagproseso ng invoice ay isang serye ng mga pamamaraan para sa paghawak ng mga invoice upang matiyak na binabayaran sila sa isang napapanahong fashion.Ang mga indibidwal na negosyo ay karaniwang may sariling mga sistema ng pagproseso, na kinasasangkutan ng mga miyembro ng kawani ng accounting, pati na rin ang mga superbisor at iba pang mga tauhan.Ang software upang makatulong sa pagproseso ng invoice ay magagamit upang i -streamline ang proseso, mas madaling maghanap ng mga talaan, at magbigay ng mabilis na pag -access sa kasalukuyang mga natitirang invoice.

Ang proseso ay nagsisimula sa paghahatid ng isang invoice sa pamamagitan ng fax, email, mail, o ibang system.Ang isang miyembro ng kawani ng accounting ay kailangang buksan at suriin ang invoice upang magpasya kung paano magpatuloy.Maaari itong magkaroon ng isang numero ng order ng pagbili, na nagpapahiwatig na ang taong namamahala sa order ng pagbili ay dapat i -verify ito.Maaari itong kasangkot sa pagsuri sa invoice laban sa mga aktwal na item na natanggap at napatunayan na inaprubahan ng isang tao ang pagbili sa unang lugar.Kung walang numero ng order ng pagbili, dapat suriin ng accountant ang dokumento upang matukoy kung anong uri ng produkto o serbisyo ang nasa ilalim ng talakayan., at iba pa, na lumilikha ng isang trackable database entry.Ang mga superbisor ng accounting ay maaaring humiling ng mga listahan ng mga nakabinbing mga invoice na pinagsunod -sunod ng takdang petsa at iba pang mga parameter.Kapag inaprubahan ng isang accountant ang pagbabayad, ang mga pondo ay maaaring maipadala sa pamamagitan ng tseke, paglilipat ng elektronikong pondo, at iba pang mga pamamaraan, gamit ang impormasyon ng vendor sa file.Kung bago ang isang vendor, maaaring kailanganin ng departamento ng accounting na makipag -ugnay upang mangolekta ng impormasyon kung hindi kumpleto ang data ng pagsingil.

Ang mga kumpanya ay nag -log ng kanilang mga pagbabayad sa pamamagitan ng numero ng tseke o kumpirmasyon, depende sa kung paano nagsumite sila ng mga pondo, upang lumikha ng isang talaan na nagpapakita kung kailan at kung paano sila nagbabayad.Kapag ipinadala ang pera, maaaring tandaan ng departamento ng accounting na ang invoice ay binabayaran at ilipat ito sa mga account na babayaran ng mga account sa kanilang mga ledger.Kung ang isang pagtatalo ay lumitaw sa mga pagbabayad, ang mga rekord na ito ay magagamit para sa pagsusuri upang malaman kung saan naligaw ang isang pagbabayad, at kung paano matugunan ang problema.

Ang bilang ng mga hakbang na kasangkot sa pagproseso ng invoice ay maaaring magkakaiba, depende sa kumpanya at mga system nitogumagamit.Ang mga pagkabigo ay itinayo upang maiwasan ang mga problema tulad ng dobleng pagbabayad, pagbabayad sa mga hindi awtorisadong pagbili, o pagkabigo na magbayad ng isang invoice sa loob ng mga termino na inilalaan.Sa isang maliit na negosyo, ang isang solong tao ay maaaring namamahala sa mga pagbabayad na ito, habang ang mga mas malalaking kumpanya ay maaaring magkaroon ng isang buong account na babayaran na responsable para sa paghawak ng lahat ng pagproseso ng invoice, para sa bawat nagtitinda mula sa mga tagapagbigay ng utility sa mga subcontractor na ginagamit ng isang kumpanya sa mga tiyak na proyekto.