Mi a számlafeldolgozás?

A számlafeldolgozás egy sor eljárás a számlák kezelésére, hogy megbizonyosodjon arról, hogy időben fizetnek -e.Az egyes vállalkozásoknak általában saját feldolgozási rendszerük van, bevonva a számviteli személyzet tagjait, valamint a felügyeleteket és más személyzetet.A számlafeldolgozás elősegítésére szolgáló szoftver elérhető a folyamat korszerűsítéséhez, a rekordok megtalálásának megkönnyítéséhez, és gyors hozzáférést biztosítva az aktuális kiemelkedő számlákhoz.-A számviteli munkatársaknak meg kell nyitnia és felül kell vizsgálnia a számlát, hogy eldöntse, hogyan kell folytatni.Lehet, hogy van egy megrendelés száma, jelezve, hogy a megrendelésért felelős személynek igazolnia kell azt.Ez magában foglalhatja a számla ellenőrzését a ténylegesen beérkezett tételekkel szemben, és ellenőrizheti, hogy egy személy először jóváhagyta -e a vásárlást.Ha nincsenek megrendelés száma, akkor a könyvelőnek meg kell vizsgálnia a dokumentumot annak meghatározására, hogy milyen termék vagy szolgáltatás tárgyalja., és így tovább, egy nyomon követhető adatbázis -bejegyzés létrehozása.A számviteli felügyelők kérhetik a függőben lévő számlák listáját, amelyeket esedékesség dátuma és egyéb paraméterek szerint rendeznek.Miután egy könyvelő jóváhagyja a kifizetést, az alapokat csekk, elektronikus alapok átutalása és egyéb módszerek segítségével lehet elküldeni a fájlban található eladó információk felhasználásával.Ha az eladó új, akkor a számviteli osztálynak kapcsolatba kell lépnie az információgyűjtéshez, ha a számlázási adatok nem teljesek.

A vállalatok csekk vagy visszaigazolási szám alapján naplózzák meg fizetésüket, attól függően, hogy hogyan benyújtják a pénzeszközöket, hogy hozzon létre egy rekordot, amely megmutatja, mikor és hogyan fizetnek fizetést.A pénz elküldése után a számviteli osztály megjegyezheti, hogy a számlát megfizetik, és kiszoríthatja azt a főkönyvükben fizetendő számlákból.Ha vita merül fel a fizetések miatt, akkor ezek a nyilvántartások felülvizsgálatra rendelkezésre állnak, hogy megtudják, hová mentek el a fizetés, és hogyan lehet kezelni a problémát.felhasználás.A FailSafes beépült, hogy elkerüljék a problémákat, például a kettős kifizetéseket, az illetéktelen vásárlások fizetését vagy a számla kifizetésének elmulasztását a kiosztott feltételeken belül.Egy kisvállalkozásnál egyetlen személy felel a kifizetésekért, míg a nagyobb társaságoknak teljes számla fizetendő osztálya van, amely felelős az összes számlafeldolgozás kezeléséért, a közüzemi szolgáltatók minden eladójáért az alvállalkozókig, amelyeket a vállalat egy adott projekten használ.