Τι είναι τα μικρά μετρητά;

Οι περισσότερες επιχειρήσεις απαιτούν ένα μικρό ποσό μετρητών για ορισμένα έξοδα όπως τα προμήθειες γραφείου και τα παρόμοια.Αυτό ονομάζεται συνήθως μικρά μετρητά, και η λέξη petty είναι μια διαφθορά προφοράς του γαλλικού petit , που σημαίνει ελάχιστα ή μικρά.Η πλειοψηφία των μικρών επιχειρήσεων διαθέτει ένα μικρό ταμείο μετρητών περίπου $ 100 δολάρια (USD).Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις, ειδικά εκείνες που έχουν πολυάριθμα τμήματα, μπορεί να έχουν σημαντικό ποσό αυτών των μετρητών που κατέχουν διάφορους θεματοφύλακες.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορεί να πιστεύουν ότι δεν θα ήταν απαραίτητο για τη σύγχρονη επιχείρηση να έχει μια μικροσκοπική προσφορά μετρητών, καθώς είναι τόσο εύκολο στη χρήση πράγματα όπως το ATM Business ή οι πιστωτικές κάρτες.Ωστόσο, το πλεονέκτημα των μετρητών είναι ότι οποιοσδήποτε υπάλληλος μπορεί να το χρησιμοποιήσει, ενώ οι κάρτες της εταιρείας τείνουν να περιορίζονται σε μερικούς χρήστες το πολύ.Το Petty Cash εξοικονομεί την ανάγκη να δοθεί σε περισσότερους εργαζόμενους πρόσβαση σε πιστωτικές κάρτες και να μεγιστοποιεί τον αριθμό των εργαζομένων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να εκτελέσουν ένα έργο για να αποκτήσουν κάποιο μικρό πράγμα για την επιχείρηση.

Όπως και με οποιαδήποτε επιχειρηματική δαπάνη, τα μικρά μετρητά πρέπει να εντοπίζονται προσεκτικά.Όταν οι εργαζόμενοι το χρησιμοποιούν, πρέπει να παρέχουν αποδείξεις για τις αγορές τους.Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ή θεματοφύλακες πρέπει επίσης να διατηρήσουν ένα βιβλίο καταγραφής δαπανών.Εναλλακτικά, μερικές φορές τα κεφάλαια καταγράφονται μέσω ενός συστήματος κουπονιών.Οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν μικρές αγορές με τα δικά τους χρήματα και να επιστραφούν συμπληρώνοντας ένα κουπόνι.Κάθε κουπόνι είναι ένας τρόπος παρακολούθησης των δαπανών για να βεβαιωθείτε ότι προσθέτουν.

Η επιχείρηση της διασφάλισης ότι τα μετρητά προστίθενται είναι πολύ σημαντική.Η μη παρακολούθηση όπου τα μετρητά πηγαίνουν μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε καταχρήσεις.Συνήθως οι επιχειρήσεις πρέπει να βεβαιωθούν ότι το ποσό οποιωνδήποτε αποδείξεων ή κουπονιών συν τα μετρητά πάντα ισούται με το συνολικό ποσό των μικρών μετρητών που επιτρέπεται.Καθώς τα κουπόνια ή οι αποδείξεις αρχίζουν να αυξάνονται και μειώνεται τα μετρητά, η επιχείρηση αναπληρώνει το ποσό των μετρητών και καθιστά ορισμένες όλες οι δαπάνες έχουν καταγραφεί δεόντως σύμφωνα με τη λογιστική μέθοδο που χρησιμοποιείται από την εταιρεία.

Ένα άλλο πράγμα που είναι σημαντικό είναι να βεβαιωθείτε ότι τα μετρητά αποθηκεύονται σε ασφαλή τοποθεσία.Τα μετρητά είναι προφανώς μη ασφαλή όταν παραμένουν σε ανοιχτή τοποθεσία και θα έπρεπε να διατηρούνται σε ένα ασφαλές, ένα κουτί μετρητών ή κάτι σαν ένα κλειδωμένο συρτάρι.Συνήθως ένα άτομο έχει πρόσβαση σε αυτό και ονομάζεται θεματοφύλακας.Σε ορισμένες επιχειρήσεις όπως τα καταστήματα λιανικής πώλησης, υπάρχει ένα σημαντικό ποσό μετρητών στο χέρι, διαθέσιμο σε μητρώα.Είναι πιθανό ότι τα μικρά μετρητά θα διατηρούνται στο μητρώο ή ο εργοδότης θα μπορούσε απλώς να χρησιμοποιήσει κεφάλαια μητρώου για μικρά έξοδα, αφήνοντας κουπόνια ή αποδείξεις που θα επιτρέψουν σε οποιονδήποτε να εξισορροπήσει τα κεφάλαια του μητρώου ομοιόμορφα όταν το κατάστημα ή το μητρώο κλείνει.