Τι είναι η διαχείριση παραγγελιών αγοράς;

Η διαχείριση παραγγελιών αγοράς είναι μια εσωτερική λειτουργία λογιστικής επιχειρηματικής δραστηριότητας.Οι εταιρείες χρησιμοποιούν μια διαδικασία αγοράς για να αποκτήσουν αποθέματα, επιχειρησιακά περιουσιακά στοιχεία και άλλα αντικείμενα που απαιτούνται για την παραγωγή αγαθών ή υπηρεσιών.Οι εντολές αγοράς αντιπροσωπεύουν ένα εσωτερικό έγγραφο που παρέχει ειδική εξουσιοδότηση για την αγορά διαφορετικών πόρων.Οι μεγαλύτερες εταιρείες έχουν συνήθως μια πιο καθορισμένη διαδικασία παραγγελίας από τις μικρότερες επιχειρήσεις.Οι μεγάλες εταιρείες δημιουργούν πολιτικές διαχείρισης παραγγελιών για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τις τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας για αυτή τη διαδικασία.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συνήθως ορίζουν την αρχή της παραγγελίας αγοράς σε ορισμένα άτομα στην επιχείρηση.Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, οι διευθυντές και οι διευθυντές εκτελεστικών επιπέδων συχνά επιτρέπουν στους επιχειρησιακούς διαχειριστές να εγκρίνουν τις παραγγελίες αγοράς για το τμήμα τους.Οι εντολές αγοράς για σημαντικά ποσά δολαρίων, όπως αρκετές χιλιάδες δολάρια, είναι οι μόνες εντολές αγοράς που χρειάζονται άδεια της εκτελεστικής εξουσίας.Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι εκτελεστικοί διευθυντές αναθέτουν αυτή την ικανότητα να εξασφαλίσουν ότι οι επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας μπορούν να συνεχιστούν χωρίς υπερβολική εποπτεία. Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα σύστημα διαχείρισης παραγγελιών αγοράς που απαιτεί ανασκόπηση πολλών προμηθευτών ή προμηθευτών.Αυτή η απαίτηση διασφαλίζει ότι η εταιρεία παίρνει το χαμηλότερο δυνατό κόστος για τους οικονομικούς πόρους.Οι εταιρείες παραγωγής, παραγωγής και κατασκευών χρησιμοποιούν συνήθως ένα σύστημα παραγγελίας προσφοράς/πρότασης.Ένα σύστημα προσφοράς/προτάσεων επιτρέπει στους προμηθευτές και τους προμηθευτές να παρουσιάσουν μια εταιρεία με συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τις αγορές οικονομικών πόρων.Οι προμηθευτές και οι προμηθευτές θα περιγράψουν το κόστος για κάθε στοιχείο, τη διαδικασία παράδοσης και τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση όλων των υπηρεσιών που αναφέρονται στην προσφορά/πρόταση.Αυτή η διαδικασία ανακουφίζει από την εταιρεία να κάνει άφθονες ποσότητες ποδοσφαίρου σχετικά με την απόκτηση οικονομικών πόρων.

Οι μεγάλες επιχειρήσεις συχνά έχουν ένα τμήμα αγορών που είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για την απόκτηση πόρων.Αυτό το τμήμα λαμβάνει την εξουσιοδοτημένη εντολή αγοράς και το στέλνει στον πωλητή ή στον προμηθευτή.Το Τμήμα Αγοράς εξετάζει τη διαθεσιμότητα αγαθών για να διασφαλίσει ότι ο πωλητής μπορεί να ολοκληρώσει όλες τις συμβατικές υποχρεώσεις της εντολής αγοράς.Τα θέματα παρακολούθησης ή οι αλλαγές στην εντολή αγοράς μπορούν να αποσταλούν στον επιχειρησιακό διευθυντή για την έγκρισή του.Το τμήμα αγορών είναι απλώς μια ενδιάμεση λειτουργία που χειρίζεται τη διαδικασία παραγγελίας στο σύστημα διαχείρισης παραγγελιών αγοράς.Αυτό ξεκινά την τελική διαδικασία του συστήματος διαχείρισης παραγγελιών αγοράς.Το τιμολόγιο εξετάζεται από το λογιστικό τμήμα της εταιρείας.Στο τμήμα λογιστικής, οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι υπεύθυνοι για την αναθεώρηση των εγγράφων αγοράς και την έκδοση πληρωμών.Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ένα σύστημα αγώνων τριών δρόμων.Οι πληρωτέοι υπάλληλοι λογαριασμοί θα αναθεωρήσουν την εσωτερική εντολή αγοράς έναντι της λήψης χαρτιών και των τιμολογίων προμηθευτών.Οι εταιρείες θα εκδίδουν μόνο πληρωμές όταν και τα τρία κομμάτια των χαρτιών.Οι λογιστικοί υπάλληλοι θα εισαγάγουν τις πληροφορίες στο λογισμικό λογιστικής της εταιρείας, θα εκτυπώσουν μια επιταγή και θα έχουν εξουσιοδοτημένη υπογραφή υπογράφων στην πληρωμή του προβλήματος στον προμηθευτή.