Apa itu Manajemen Pesanan Pembelian?
Manajemen Pesanan Pembelian adalah fungsi akuntansi bisnis internal.Perusahaan menggunakan proses pembelian untuk memperoleh inventaris, aset operasional, dan barang -barang lain yang diperlukan untuk menghasilkan barang atau jasa.Pesanan pembelian mewakili dokumen internal yang memberikan otorisasi khusus untuk membeli sumber daya yang berbeda.Perusahaan yang lebih besar biasanya memiliki proses pesanan pembelian yang lebih baik daripada bisnis yang lebih kecil.Perusahaan besar membuat kebijakan manajemen pesanan pembelian untuk memastikan karyawan mengikuti prosedur operasi standar untuk proses ini.
Pemilik bisnis biasanya menunjuk otoritas pesanan pembelian untuk individu tertentu dalam bisnis.Pemilik bisnis, direktur, dan manajer tingkat eksekutif sering mengizinkan manajer operasional untuk menyetujui pesanan pembelian untuk departemen mereka.Pesanan pembelian untuk jumlah dolar yang signifikan, seperti beberapa ribu dolar, adalah satu -satunya pesanan pembelian yang membutuhkan otorisasi eksekutif.Pemilik bisnis dan manajer eksekutif mendelegasikan kemampuan ini untuk memastikan operasi bisnis perusahaan dapat berlanjut tanpa pengawasan yang berlebihan.
Perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen pesanan pembelian yang memerlukan peninjauan beberapa vendor atau pemasok.Persyaratan ini memastikan perusahaan mendapatkan biaya serendah mungkin untuk sumber daya ekonomi.Perusahaan manufaktur, produksi, dan konstruksi biasanya menggunakan sistem pesanan pembelian penawaran/proposal.Sistem penawaran/proposal memungkinkan vendor dan pemasok untuk memberi perusahaan informasi spesifik yang berkaitan dengan pembelian sumber daya ekonomi.Vendor dan pemasok akan menguraikan biaya untuk setiap item, proses pengiriman yang tersedia, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua layanan yang tercantum pada penawaran/proposal.Departemen ini mengambil pesanan pembelian resmi dan mengirimkannya ke vendor atau pemasok.Departemen Pembelian meninjau ketersediaan barang untuk memastikan vendor dapat melengkapi semua kewajiban kontrak pada pesanan pembelian.Masalah tindak lanjut atau perubahan pada pesanan pembelian dapat dikirim ke manajer operasional untuk persetujuannya.Departemen Pembelian hanyalah fungsi perantara yang menangani proses pemesanan dalam sistem manajemen pesanan pembelian.
Setelah barang atau jasa diterima atau diselesaikan, vendor dan pemasok akan mengirim perusahaan faktur untuk meminta pembayaran.Ini memulai proses akhir dari sistem manajemen pesanan pembelian.Faktur ini ditinjau oleh departemen akuntansi perusahaan.Di departemen akuntansi, hutang akun bertanggung jawab untuk meninjau dokumen pesanan pembelian dan mengeluarkan pembayaran.Banyak perusahaan menggunakan sistem pertandingan tiga arah.Panitera Hutang Akun akan meninjau pesanan pembelian internal terhadap dokumen penerima dan faktur vendor.Perusahaan hanya akan mengeluarkan pembayaran ketika ketiga bagian dokumen cocok.Panitera akuntansi akan memasukkan informasi ke dalam perangkat lunak akuntansi perusahaan, mencetak cek dan memiliki tanda penandatangan resmi dalam pembayaran masalah kepada vendor.