Quản lý đơn đặt hàng là gì?

Quản lý đơn đặt hàng là một chức năng kế toán kinh doanh nội bộ.Các công ty sử dụng quy trình mua hàng để có được hàng tồn kho, tài sản hoạt động và các mặt hàng khác cần thiết để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ.Đơn đặt hàng đại diện cho một tài liệu nội bộ cung cấp ủy quyền cụ thể để mua các tài nguyên khác nhau.Các công ty lớn hơn thường có một quy trình đơn đặt hàng được xác định rõ hơn so với các doanh nghiệp nhỏ hơn.Các công ty lớn tạo ra các chính sách quản lý đơn đặt hàng để đảm bảo nhân viên tuân theo các quy trình vận hành tiêu chuẩn cho quy trình này. Chủ sở hữu doanh nghiệp thường chỉ định thẩm quyền đơn đặt hàng cho một số cá nhân trong doanh nghiệp.Chủ doanh nghiệp, giám đốc và quản lý cấp điều hành thường cho phép các nhà quản lý hoạt động phê duyệt đơn đặt hàng cho bộ phận của họ.Đơn đặt hàng mua cho số tiền đáng kể, chẳng hạn như vài nghìn đô la, là đơn đặt hàng duy nhất cần được ủy quyền điều hành.Chủ doanh nghiệp và quản lý điều hành ủy thác khả năng này để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty có thể tiếp tục mà không cần giám sát quá mức. Các công ty có thể sử dụng hệ thống quản lý đơn đặt hàng mua hàng yêu cầu xem xét một số nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp.Yêu cầu này đảm bảo công ty nhận được chi phí thấp nhất có thể cho các nguồn lực kinh tế.Các công ty sản xuất, sản xuất và xây dựng thường sử dụng hệ thống đơn đặt hàng đấu thầu/đề xuất.Một hệ thống đấu thầu/đề xuất cho phép các nhà cung cấp và nhà cung cấp trình bày một công ty với thông tin cụ thể liên quan đến việc mua tài nguyên kinh tế.Các nhà cung cấp và nhà cung cấp sẽ phác thảo chi phí cho từng mặt hàng, quy trình giao hàng có sẵn và thời gian cần thiết để hoàn thành tất cả các dịch vụ được liệt kê trên giá thầu/đề xuất.Quá trình này làm giảm bớt công ty thực hiện số lượng lớn các bước chân liên quan đến việc mua lại tài nguyên kinh tế. Các doanh nghiệp lớn thường có một bộ phận mua hàng chỉ chịu trách nhiệm mua tài nguyên.Bộ phận này nhận đơn đặt hàng được ủy quyền và gửi nó cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp.Bộ phận mua hàng xem xét sự sẵn có của hàng hóa để đảm bảo nhà cung cấp có thể hoàn thành tất cả các nghĩa vụ hợp đồng theo đơn đặt hàng.Các vấn đề theo dõi hoặc thay đổi đối với đơn đặt hàng có thể được gửi cho người quản lý hoạt động để phê duyệt.Bộ phận mua hàng chỉ đơn giản là một chức năng trung gian xử lý quy trình đặt hàng trong hệ thống quản lý đơn đặt hàng.Điều này bắt đầu quá trình cuối cùng của hệ thống quản lý đơn đặt hàng.Hóa đơn được xem xét bởi bộ phận kế toán của công ty.Trong bộ phận kế toán, các tài khoản phải trả có trách nhiệm xem xét giấy tờ đơn đặt hàng và cấp thanh toán.Nhiều công ty sử dụng một hệ thống trận đấu ba chiều.Tài khoản Thư ký phải trả sẽ xem xét đơn đặt hàng nội bộ đối với các giấy tờ và hóa đơn của nhà cung cấp nhận.Các công ty sẽ chỉ phát hành thanh toán khi cả ba phần giấy tờ phù hợp.Các nhân viên kế toán sẽ nhập thông tin vào phần mềm kế toán của công ty, in ra séc và có dấu hiệu ký hiệu được ủy quyền trong việc thanh toán vấn đề cho nhà cung cấp.