Ποια είναι η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών;

Μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών είναι μια σειρά επιχειρηματικών πρακτικών που χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο και τη διαχείριση της αλλαγής μέσα σε ένα μεγάλο σύστημα ή οργανισμό.Ο όρος χρησιμοποιείται συχνότερα στη μηχανική συστημάτων ή σε μεγάλα κατασκευαστικά έργα.Σκοπός της διαχείρισης αλλαγών είναι να διασφαλιστεί ότι υπάρχει σαφής επικοινωνία μεταξύ του πελάτη και του παρόχου υπηρεσιών σχετικά με την ζητούμενη διακύμανση από τις αποδεκτές προδιαγραφές, τον αντίκτυπο στη γραμμή χρονικής γραμμής και το προβλεπόμενο κόστος αυτών των αλλαγών.Ένα πρόσθετο πλεονέκτημα σε αυτή τη διαδικασία είναι η επικύρωση της εξουσιοδότησης για τα αιτήματα αλλαγής.

Ολόκληρη η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών αποτελείται από τρία στοιχεία: ζητώντας την αλλαγή, την αξιολόγηση του χρόνου και του κόστους για να γίνει η αλλαγή και η εφαρμογή των αλλαγών.Αυτά τα βήματα παραμένουν τα ίδια εάν το έργο είναι ένα έργο πληροφορικής ή ένα έργο κατασκευής.Αξίζει να σημειωθεί ότι η αυστηρή τήρηση μιας επίσημης διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών αναγνωρίζεται από τα δικαστήρια ως έγκυρο εργαλείο για τη διαχείριση των αλλαγών στις συμβάσεις.Οι αλλαγές που ζητούνται και εγκρίνονται μέσω της διαδικασίας πρέπει να καταβληθούν από την επιχείρηση, ανεξάρτητα από την εξουσία του αιτούντος.Θεωρείται ότι η επιχείρηση σχεδίασε μια επιχειρηματική πρακτική που ακολούθησε τη διαδικασία εσωτερικής έγκρισης.

Για να διαχειριστείτε τα αιτήματα αλλαγής, πολλές εταιρείες σχεδιάζουν μια φόρμα που παρέχει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες.Για παράδειγμα, μια φόρμα αίτησης αλλαγής συνήθως απαιτεί το όνομα του αιτούντος και τον τίτλο του, την επιχειρηματική λογική για το αίτημα, τη απαιτούμενη λειτουργικότητα και τις συνολικές επιπτώσεις.Τα ονόματα των υπεύθυνων ανθρώπων και οι οποίοι θα δοκιμάσουν και θα αποδεχθούν τις αλλαγές περιλαμβάνονται επίσης.Μετά την παραλαβή και την αναθεώρηση του εντύπου, ο διαχειριστής του συστήματος εκχωρεί έναν αριθμό παρακολούθησης στο αίτημα.

Το άτομο που είναι υπεύθυνο για το σύστημα ή το έργο εξετάζει τώρα τα στοιχεία αίτησης και υπολογίζει τους απαιτούμενες πόρους, την κατανομή του χρόνου και τυχόν δαπάνες που σχετίζονται με την εφαρμογή αυτής της αλλαγής.Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ενδέχεται να υπάρχουν ερωτήσεις ή διευκρινίσεις που απαιτούνται από τον αιτούντα.Αυτές οι πληροφορίες ενσωματώνονται στη φόρμα αίτησης αλλαγής.

Εάν το κόστος είναι αποδεκτό, τότε το αίτημα προστίθεται συνήθως σε έναν κατάλογο προτεραιοτήτων άλλων αιτημάτων αλλαγής, στο πλαίσιο της διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών.Το έργο ανατίθεται σε μια συγκεκριμένη περιοχή, ο οποίος θα συνδεθεί με το σύστημα ή τον διαχειριστή του έργου για να διευκρινίσει τις απαιτήσεις και να κάνει τις απαραίτητες αλλαγές.Σε ένα περιβάλλον τεχνολογίας πληροφοριών, αυτές οι αλλαγές γίνονται σε ένα σύστημα δοκιμών.Είναι ευθύνη των δοκιμαστών να διασφαλίσουν ότι οι αλλαγές πληρούν τις αρχικές τους απαιτήσεις και δεν δημιουργούν αρνητικά αποτελέσματα.Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση των δοκιμών, οι αλλαγές μεταφέρονται στο σύστημα παραγωγής ή ζωντανού συστήματος.Οποιαδήποτε ζητήματα ή νέα προβλήματα που δημιουργούνται ως αποτέλεσμα αυτής της αλλαγής εξετάζονται και μπορεί να οδηγήσει σε πρόσθετους κύκλους αλλαγών, δοκιμών και εφαρμογής.