Quá trình quản lý thay đổi là gì?

Một quy trình quản lý thay đổi là một loạt các thực tiễn kinh doanh được sử dụng để kiểm soát và quản lý thay đổi trong một hệ thống hoặc tổ chức lớn.Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến nhất trong các dự án kỹ thuật hệ thống hoặc xây dựng lớn.Mục đích của quản lý thay đổi là để đảm bảo có sự giao tiếp rõ ràng giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ về biến thể được yêu cầu từ các thông số kỹ thuật được chấp nhận, tác động đến dòng thời gian và chi phí dự kiến của những thay đổi đó.Một phần thưởng bổ sung cho quá trình này là việc xác nhận ủy quyền cho các yêu cầu thay đổi.Toàn bộ quy trình quản lý thay đổi bao gồm ba mục: yêu cầu thay đổi, đánh giá thời gian và chi phí để thực hiện thay đổi và thực hiện các thay đổi.Các bước này vẫn giữ nguyên nếu dự án là một dự án công nghệ thông tin hoặc một dự án xây dựng.Điều đáng chú ý là việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình quản lý thay đổi chính thức được các tòa án công nhận là một công cụ hợp lệ để quản lý các thay đổi đối với các hợp đồng.Những thay đổi được yêu cầu và phê duyệt thông qua quy trình phải được trả bởi công ty, bất kể thẩm quyền của người yêu cầu.Người ta cho rằng công ty đã thiết kế một thực tiễn kinh doanh theo quy trình phê duyệt nội bộ.Để quản lý các yêu cầu thay đổi, nhiều công ty thiết kế một hình thức cung cấp tất cả các thông tin cần thiết.Ví dụ, một mẫu yêu cầu thay đổi thường yêu cầu tên của người yêu cầu và tiêu đề của anh ấy hoặc cô ấy, doanh nghiệp hợp lý cho yêu cầu, chức năng cần thiết và ý nghĩa chung.Tên của những người có trách nhiệm và những người sẽ kiểm tra và chấp nhận các thay đổi cũng được bao gồm.Khi nhận và xem xét biểu mẫu, quản trị viên hệ thống gán số theo dõi cho yêu cầu.Người chịu trách nhiệm về hệ thống hoặc dự án hiện đang xem xét các chi tiết yêu cầu và tính toán các tài nguyên cần thiết, phân bổ thời gian và bất kỳ chi phí nào liên quan đến việc thực hiện thay đổi này.Trong quá trình này, có thể có câu hỏi hoặc làm rõ yêu cầu từ người yêu cầu.Thông tin này được kết hợp vào mẫu yêu cầu thay đổi. Nếu chi phí được chấp nhận, thì yêu cầu thường được thêm vào danh sách ưu tiên của các yêu cầu thay đổi khác, như một phần của quy trình quản lý thay đổi.Công việc được gán cho một khu vực cụ thể, người sẽ liên lạc với hệ thống hoặc người quản lý dự án để làm rõ các yêu cầu và thực hiện các thay đổi cần thiết.Trong môi trường công nghệ thông tin, những thay đổi này được thực hiện trong một hệ thống thử nghiệm.Trách nhiệm của những người thử nghiệm là đảm bảo các thay đổi đáp ứng các yêu cầu ban đầu của họ và không tạo ra kết quả tiêu cực.Sau khi hoàn thành thử nghiệm thành công, các thay đổi được chuyển vào hệ thống sản xuất hoặc trực tiếp.Bất kỳ vấn đề hoặc vấn đề mới nào được tạo ra do kết quả của sự thay đổi này đều được xem xét và có thể dẫn đến các chu kỳ thay đổi, thử nghiệm và thực hiện bổ sung.