Ποια είναι η διαδικασία διαχείρισης εγγράφων;

Η διαδικασία διαχείρισης εγγράφων είναι ένα σύστημα στο οποίο τα έγγραφα οργανώνονται και αποθηκεύονται για μελλοντική αναφορά.Αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι στοιχειώδης, όπως όταν κάποιος βάζει αποδείξεις σε ένα κουτί παπουτσιών με ελάχιστη ή καθόλου οργάνωση.Η διαδικασία μπορεί επίσης να εξελιχθεί εξαιρετικά εξελιγμένη, όπως όταν μια εταιρεία έχει επινοήσει ένα σύνθετο σύνολο σαρωτών για τη συλλογή, την οργάνωση και τις πληροφορίες που εξάγονται από προκαθορισμένες μορφές που έχουν εκχωρηθεί αριθμούς αναφοράς προτού καταγραφούν και αρχειοθετούνται σε αποθήκες.Σε κάθε περίπτωση, τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης εγγράφων έχουν τεθεί σε ισχύ.

Γενικά, η διαχείριση εγγράφων ακολουθεί την αντίληψη ότι τα έγγραφα πρέπει να συλλέγονται, να διατάσσονται και να αρχειοθετούνται ανάλογα με κάποιο είδος σχεδίου για κοινό σκοπό.Στις περισσότερες περιπτώσεις, η διαχείριση εγγράφων χρησιμοποιείται επειδή το άτομο ή η εταιρεία σχεδιάζει να χρησιμοποιήσει ή πρέπει να αντιπροσωπεύει τη μελλοντική ανάγκη των πληροφοριών από τα έγγραφα.Οι πληροφορίες σε αυτά τα έγγραφα μπορούν γενικά να ενοποιηθούν ή να ομαδοποιηθούν ανάλογα με κάποιο είδος ανάγκης ή σκοπού, όπως λογιστική, ιστορία ή κανονιστική συμμόρφωση.ετήσια κατάθεση.Σε γενικές γραμμές, τα απαραίτητα έγγραφα για το έτος θα ομαδοποιηθούν σε ένα, εύχρηστο μέρος, όπως ένας φάκελος σε ένα υπουργικό συμβούλιο.Η ενότητα των εγγράφων, όπως οι εισπράξεις, οι λογαριασμοί, οι συνεισφορές και τα φορολογικά έντυπα, συνίσταται στη συνολική απαίτηση για την ολοκλήρωση ετήσιας φορολογικής μορφής και την απαραίτητη τεκμηρίωση για την υποστήριξη των καταχωρήσεων στο φορολογικό έντυπο.Όταν κατατεθεί η επιστροφή και επισυνάπτεται η τεκμηρίωση υποστήριξης, η προκύπτουσα δέσμη πληροφοριών και εγγράφων τοποθετείται συχνά με προηγούμενες φορολογικές δηλώσεις, που οργανώνεται σύμφωνα με το έτος.Πρόκειται για μια βασική μορφή διαχείρισης τεκμηρίωσης.

Η διαχείριση εγγράφων μπορεί επίσης να είναι πολύπλοκη, εμπλεκόμενη, πολλαπλή και δαπανηρή.Ιδιαίτερα με μεγάλες εταιρείες που συλλέγουν πληροφορίες καταναλωτών, η αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων είναι κρίσιμη.Για παράδειγμα, ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα έχει συχνά έναν επενδυτή πλήρη εμπλεκόμενη, αυστηρή γραφειοκρατία πριν από την επένδυση.Το ίδρυμα μπορεί να απαιτείται από τις ρυθμιστικές αρχές όχι μόνο για τη συλλογή συγκεκριμένων πληροφοριών από τον πελάτη, αλλά για την οργάνωση των πληροφοριών με ορισμένο τρόπο και τη διατήρηση της τεκμηρίωσης σε προσβάσιμη μορφή για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.Κατά συνέπεια, το ίδρυμα αυτό μπορεί να χρησιμοποιήσει μια σύνθετη διαδικασία διαχείρισης εγγράφων.

Σε ένα τέτοιο παράδειγμα, μόλις η εταιρεία λάβει την αρχική γραφειοκρατία, η έντυπη μορφή μπορεί να σαρωθεί σε μια ψηφιακή εικόνα και να αποσταλεί σε ένα δίκτυο βάσεων δεδομένων υπολογιστών για τη συλλογή και την οργάνωση πληροφοριών.Στη συνέχεια, η σκληρή αντιστοίχιση μπορεί να ανατεθεί έναν αριθμό αναφοράς, τοποθετημένο σε ένα κουτί σύμφωνα με μια σφραγίδα ημερομηνίας και ώρας και αποστέλλεται σε μια αποθήκη που χρησιμοποιεί το δικό της σύνολο διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων.Σε περίπτωση που απαιτείται η σκληρή αντίγραφο για να διευκρινιστεί μια διαμάχη ή να ικανοποιήσει μια κανονιστική απαίτηση, μπορεί εύκολα να ανακτηθεί από ένα τεράστιο αρχείο παρόμοιων εγγράφων.