Apa proses manajemen dokumen?

Proses manajemen dokumen adalah sistem di mana dokumen diatur dan disimpan untuk referensi di masa mendatang.Proses ini bisa menjadi dasar, seperti ketika seseorang memasukkan tanda terima di kotak sepatu dengan sedikit atau tanpa organisasi.Proses ini juga bisa sangat canggih, seperti ketika sebuah perusahaan telah merancang serangkaian pemindai yang kompleks untuk mengumpulkan, mengatur, dan mengorganisir informasi rumah yang diekstraksi dari formulir yang telah dirancang sebelumnya yang diberi nomor referensi sebelum dikatalogkan dan diarsipkan di gudang.Dalam kedua peristiwa tersebut, elemen -elemen dasar manajemen dokumen telah diberlakukan.

Secara umum, manajemen dokumen mematuhi gagasan bahwa dokumen perlu dikumpulkan, dipesan, dan diarsipkan sesuai dengan beberapa jenis rencana untuk tujuan yang sama.Dalam kebanyakan kasus, manajemen dokumen digunakan karena individu atau perusahaan berencana untuk menggunakan, atau harus memperhitungkan kebutuhan di masa depan, informasi dari dokumen.Informasi dalam dokumen -dokumen tersebut umumnya dapat disatukan atau dikelompokkan sesuai dengan beberapa jenis kebutuhan atau tujuan, seperti akuntansi, sejarah, atau kepatuhan peraturan.

dalam skala kecil, setiap wajib pajak individu menerapkan proses manajemen dokumen saat mengatur dokumen pajak untukpengajuan tahunan.Secara umum, dokumen yang diperlukan untuk tahun ini akan dikelompokkan dalam satu tempat yang mudah ditemukan, seperti folder di kabinet arsip.Persatuan dokumen, seperti tanda terima, tagihan, kontribusi, dan formulir pajak, terdiri dari persyaratan keseluruhan untuk mengisi formulir pajak tahunan dan memiliki dokumentasi yang diperlukan untuk mendukung entri pada formulir pajak.Ketika pengembalian diajukan dan dokumentasi pendukung dilampirkan, bundel informasi dan dokumen yang dihasilkan sering ditempatkan dengan pengembalian pajak tahun sebelumnya, yang diorganisir menurut tahun tersebut.Ini adalah bentuk dasar manajemen dokumentasi.

Manajemen dokumen juga mungkin kompleks, terlibat, multi-stepped, dan mahal.Khususnya dengan perusahaan besar yang mengumpulkan informasi konsumen, manajemen dokumen yang efektif sangat penting.Misalnya, lembaga keuangan sering memiliki investor lengkap yang terlibat, dokumen yang ketat sebelum investasi.Lembaga mungkin diminta oleh otoritas pengatur tidak hanya untuk mengumpulkan informasi spesifik dari klien, tetapi untuk mengatur informasi dengan cara tertentu dan memelihara dokumentasi dalam format yang dapat diakses untuk periode waktu tertentu.Dengan demikian, lembaga itu dapat menggunakan proses manajemen dokumen yang kompleks.

Dalam contoh seperti itu, begitu perusahaan menerima dokumen awal, formulir hardcopy dapat dipindai ke dalam gambar digital dan dikirim ke jaringan database komputer untuk pengumpulan dan organisasi informasi.Hardcopy kemudian dapat diberi nomor referensi, ditempatkan di dalam kotak sesuai dengan stempel tanggal dan waktu, dan dikirim ke gudang yang menggunakan set proses manajemen dokumen sendiri.Jika hardcopy diperlukan untuk mengklarifikasi perselisihan atau memenuhi persyaratan peraturan, itu dapat dengan mudah diambil dari arsip luas dokumen yang serupa.