Quy trình quản lý tài liệu là gì?

Quy trình quản lý tài liệu là một hệ thống trong đó các tài liệu được tổ chức và lưu trữ để tham khảo trong tương lai.Quá trình này có thể là thô sơ, chẳng hạn như khi ai đó đặt biên lai vào hộp đựng giày có ít hoặc không có tổ chức.Quá trình này cũng có thể rất tinh vi, chẳng hạn như khi một công ty đã nghĩ ra một bộ máy quét phức tạp để thu thập, tổ chức và thông tin nhà được trích xuất từ các hình thức được thiết kế sẵn được chỉ định các số tham chiếu trước khi được phân loại và lưu trữ trong kho.Trong cả hai trường hợp, các yếu tố cơ bản của quản lý tài liệu đã được ban hành. Nói chung, quản lý tài liệu tuân thủ khái niệm rằng các tài liệu cần được thu thập, đặt hàng và lưu trữ theo một số loại kế hoạch cho một mục đích chung.Trong hầu hết các trường hợp, quản lý tài liệu được sử dụng vì cá nhân hoặc công ty có kế hoạch sử dụng hoặc phải tính đến nhu cầu trong tương lai, thông tin từ các tài liệu.Thông tin trong các tài liệu đó thường có thể được thống nhất hoặc nhóm theo một số loại nhu cầu hoặc mục đích, chẳng hạn như kế toán, lịch sử hoặc tuân thủ quy định.

trên quy mô nhỏ, bất kỳ người nộp thuế cá nhân nào cũng áp dụng quy trình quản lý tài liệu khi tổ chứcnộp đơn hàng năm.Nói chung, các tài liệu cần thiết trong năm sẽ được nhóm lại ở một nơi dễ tìm, chẳng hạn như một thư mục trong tủ nộp đơn.Sự thống nhất của các tài liệu, chẳng hạn như biên lai, hóa đơn, đóng góp và biểu mẫu thuế, bao gồm yêu cầu chung để hoàn thành biểu mẫu thuế hàng năm và có tài liệu cần thiết để hỗ trợ các mục trên biểu mẫu thuế.Khi trả lại được nộp và tài liệu hỗ trợ được đính kèm, kết quả của thông tin và tài liệu thường được đặt với các khoản hoàn trả năm trước, được tổ chức theo năm.Đây là một hình thức quản lý tài liệu cơ bản. Quản lý tài liệu cũng có thể phức tạp, liên quan, nhiều bước và tốn kém.Đặc biệt với các công ty lớn thu thập thông tin tiêu dùng, quản lý tài liệu hiệu quả là rất quan trọng.Ví dụ, một tổ chức tài chính thường có một nhà đầu tư hoàn thành liên quan, giấy tờ nghiêm ngặt trước khi đầu tư.Tổ chức này có thể được các cơ quan quản lý yêu cầu không chỉ thu thập thông tin cụ thể từ khách hàng mà còn tổ chức thông tin theo một cách nhất định và duy trì tài liệu theo định dạng có thể truy cập trong một khoảng thời gian xác định.Theo đó, tổ chức đó có thể sử dụng một quy trình quản lý tài liệu phức tạp.Trong một ví dụ như vậy, một khi công ty nhận được giấy tờ ban đầu, hình thức HardCopy có thể được quét thành hình ảnh kỹ thuật số và được gửi đến một mạng lưới cơ sở dữ liệu máy tính để thu thập và tổ chức thông tin.Hardcopy sau đó có thể được chỉ định một số tham chiếu, được đặt trong một hộp theo dấu ngày và thời gian và được gửi đến một nhà kho sử dụng bộ quy trình quản lý tài liệu của riêng mình.Trong trường hợp cần thiết để làm rõ tranh chấp hoặc đáp ứng yêu cầu quy định, nó có thể dễ dàng được lấy từ một kho lưu trữ rộng lớn của các thủ tục giấy tờ tương tự.