Ano ang proseso ng pamamahala ng dokumento?

Ang proseso ng pamamahala ng dokumento ay isang sistema kung saan ang mga dokumento ay naayos at nakaimbak para sa sanggunian sa hinaharap.Ang prosesong ito ay maaaring maging rudimentary, tulad ng kapag ang isang tao ay naglalagay ng mga resibo sa isang shoebox na may kaunti o walang samahan.Ang proseso ay maaari ring lubos na sopistikado, tulad ng kapag ang isang korporasyon ay naglikha ng isang kumplikadong hanay ng mga scanner upang mangolekta, mag-ayos, at impormasyon sa bahay na nakuha mula sa mga pre-disenyo na form na itinalaga na mga numero ng sanggunian bago na-catalog at naka-archive sa mga bodega.Sa alinmang kaganapan, ang mga pangunahing elemento ng pamamahala ng dokumento ay isinasagawa.

Sa pangkalahatan, ang pamamahala ng dokumento ay sumunod sa paniwala na ang mga dokumento ay kailangang makolekta, iniutos, at mai -archive ayon sa ilang uri ng plano para sa isang karaniwang layunin.Sa karamihan ng mga kaso, ang pamamahala ng dokumento ay nagtatrabaho dahil ang plano ng indibidwal o kumpanya na gamitin, o dapat na account para sa hinaharap na pangangailangan ng, ang impormasyon mula sa mga dokumento.Ang impormasyon sa mga dokumentong iyon ay maaaring sa pangkalahatan ay magkaisa o maipangkat ayon sa ilang uri ng pangangailangan o layunin, tulad ng accounting, kasaysayan, o pagsunod sa regulasyon.taunang pag -file.Sa pangkalahatan, ang mga dokumento na kinakailangan para sa taon ay maipangkat sa isa, madaling-mahanap na lugar, tulad ng isang folder sa isang filing cabinet.Ang pagkakaisa ng mga dokumento, tulad ng mga resibo, panukalang batas, kontribusyon, at mga form ng buwis, ay binubuo ng pangkalahatang kinakailangan upang makumpleto ang isang taunang form ng buwis at magkaroon ng kinakailangang dokumentasyon upang suportahan ang mga entry sa form ng buwis.Kapag ang pagbabalik ay isinampa at ang sumusuporta sa dokumentasyon ay nakalakip, ang nagresultang bundle ng impormasyon at mga dokumento ay madalas na inilalagay sa mga naunang taon na pagbabalik ng buwis, na naayos ayon sa taon.Ito ay isang pangunahing anyo ng pamamahala ng dokumentasyon. Ang pamamahala ng dokumento ay maaari ring maging kumplikado, kasangkot, multi-stepped, at mahal.Lalo na sa mga malalaking kumpanya na nangongolekta ng impormasyon ng consumer, kritikal ang epektibong pamamahala ng dokumento.Halimbawa, ang isang institusyong pampinansyal ay madalas na may kumpletong mamumuhunan na kasangkot, mahigpit na papeles bago ang pamumuhunan.Ang institusyon ay maaaring hiniling ng mga awtoridad sa regulasyon hindi lamang upang mangolekta ng mga tiyak na impormasyon mula sa kliyente, ngunit upang ayusin ang impormasyon sa isang tiyak na paraan at mapanatili ang dokumentasyon sa isang naa -access na format para sa isang tinukoy na tagal ng panahon.Alinsunod dito, ang institusyong iyon ay maaaring gumamit ng isang kumplikadong proseso ng pamamahala ng dokumento.

Sa ganoong halimbawa, sa sandaling natanggap ng kumpanya ang paunang papeles, ang form ng hardcopy ay maaaring mai -scan sa isang digital na imahe at ipinadala sa isang network ng mga database ng computer para sa koleksyon at samahan ng impormasyon.Ang hardcopy ay maaaring italaga ng isang numero ng sanggunian, na inilalagay sa isang kahon ayon sa isang stamp ng petsa at oras, at ipinadala sa isang bodega na gumagamit ng sariling hanay ng proseso ng pamamahala ng dokumento.Kung sakaling kinakailangan ang hardcopy upang linawin ang isang hindi pagkakaunawaan o masiyahan ang isang kinakailangan sa regulasyon, maaaring madali itong makuha mula sa isang malawak na archive ng katulad na papeles.