กระบวนการจัดการเอกสารคืออะไร?

กระบวนการจัดการเอกสารเป็นระบบที่มีการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารสำหรับการอ้างอิงในอนาคตกระบวนการนี้อาจเป็นพื้นฐานเช่นเมื่อมีคนใส่ใบเสร็จรับเงินในกล่องรองเท้าที่มีองค์กรน้อยหรือไม่มีเลยกระบวนการนี้ยังสามารถมีความซับซ้อนสูงเช่นเมื่อ บริษัท ได้คิดค้นชุดสแกนเนอร์ที่ซับซ้อนเพื่อรวบรวมจัดระเบียบและข้อมูลบ้านที่สกัดจากรูปแบบที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งได้รับมอบหมายหมายเลขอ้างอิงก่อนที่จะถูกจัดหมวดหมู่และเก็บถาวรในคลังสินค้าในกรณีใด ๆ องค์ประกอบพื้นฐานของการจัดการเอกสารได้รับการประกาศใช้

โดยทั่วไปการจัดการเอกสารปฏิบัติตามแนวคิดที่ว่าเอกสารจำเป็นต้องได้รับการรวบรวมสั่งซื้อและเก็บถาวรตามแผนบางประเภทเพื่อวัตถุประสงค์ร่วมกันในกรณีส่วนใหญ่มีการใช้การจัดการเอกสารเนื่องจากบุคคลหรือ บริษัท วางแผนที่จะใช้หรือต้องบัญชีสำหรับความต้องการในอนาคตของข้อมูลจากเอกสารข้อมูลในเอกสารเหล่านั้นโดยทั่วไปสามารถรวมหรือจัดกลุ่มตามความต้องการหรือวัตถุประสงค์บางประเภทเช่นการบัญชีประวัติหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ในขนาดเล็กผู้เสียภาษีรายบุคคลใด ๆ ใช้กระบวนการจัดการเอกสารเมื่อจัดระเบียบเอกสารภาษีสำหรับการยื่นประจำปีโดยทั่วไปแล้วเอกสารที่จำเป็นสำหรับปีจะถูกจัดกลุ่มในสถานที่ที่ง่ายต่อการค้นหาเช่นโฟลเดอร์ในตู้เก็บเอกสารความเป็นเอกภาพของเอกสารเช่นใบเสร็จรับเงินตั๋วเงินเงินบริจาคและแบบฟอร์มภาษีประกอบด้วยข้อกำหนดโดยรวมในการกรอกแบบฟอร์มภาษีประจำปีและมีเอกสารที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนรายการในแบบฟอร์มภาษีเมื่อมีการยื่นผลตอบแทนและเอกสารประกอบการสนับสนุนจะมีการจัดทำชุดข้อมูลและเอกสารที่เกิดขึ้นมักจะถูกวางด้วยการคืนภาษีปีก่อนซึ่งจัดขึ้นตามปีนี่เป็นรูปแบบพื้นฐานของการจัดการเอกสาร

การจัดการเอกสารอาจมีความซับซ้อนเกี่ยวข้องมีหลายสเต็ปและมีราคาแพงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับ บริษัท ขนาดใหญ่ที่รวบรวมข้อมูลผู้บริโภคการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญตัวอย่างเช่นสถาบันการเงินมักจะมีนักลงทุนที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่เข้มงวดและเข้มงวดก่อนการลงทุนสถาบันอาจจำเป็นต้องมีหน่วยงานกำกับดูแลไม่เพียง แต่จะรวบรวมข้อมูลเฉพาะจากลูกค้า แต่เพื่อจัดระเบียบข้อมูลในลักษณะที่แน่นอนและเก็บรักษาเอกสารในรูปแบบที่เข้าถึงได้ตามระยะเวลาที่กำหนดดังนั้นสถาบันนั้นอาจใช้กระบวนการจัดการเอกสารที่ซับซ้อน

ในตัวอย่างดังกล่าวเมื่อ บริษัท ได้รับเอกสารเริ่มต้นแบบฟอร์ม Hardcopy อาจถูกสแกนเป็นภาพดิจิตอลและส่งไปยังเครือข่ายฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์สำหรับการรวบรวมและการจัดระเบียบข้อมูลจากนั้นอาจมีการกำหนดหมายเลขอ้างอิงไว้ในกล่องตามวันที่และเวลาและส่งไปยังคลังสินค้าที่ใช้ชุดกระบวนการจัดการเอกสารของตัวเองในกรณีที่จำเป็นต้องมีการเปิดเผยเพื่อชี้แจงข้อพิพาทหรือปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบมันอาจถูกดึงออกมาได้อย่างง่ายดายจากเอกสารที่คล้ายกันของเอกสารที่คล้ายกัน