Mi a dokumentumkezelési folyamat?

A dokumentumkezelési folyamat egy olyan rendszer, amelyben a dokumentumokat a jövőbeni referencia céljából szervezik és tárolják.Ez a folyamat lehet kezdetleges lehet, például amikor valaki a bevételeket egy cipőszekrénybe helyezi, kevés szervezettel vagy egyáltalán nem.A folyamat szintén rendkívül kifinomult lehet, például amikor egy vállalat összetett szkennerkészletet dolgozott ki az előre megtervezett űrlapokból kinyertek gyűjtésére, megszervezésére és házinformációjára, amelyeket referenciaszámokhoz rendelnek, mielőtt katalogizálják és archiválják a raktárakba.Mindkét esetben a dokumentumkezelés alapvető elemeit elfogadták.A legtöbb esetben a dokumentumkezelést alkalmazzák, mivel az egyén vagy a vállalat a dokumentumokból származó információk felhasználását tervezi, vagy figyelembe kell vennie a jövőbeni szükségletnek.Az ezekben a dokumentumokban szereplő információk általában egyesíthetők vagy csoportosíthatók valamilyen típusú igény vagy cél szerint, például a számviteli, a történelem vagy a szabályozási megfelelés.éves bejelentés.Általában véve az évre szükséges dokumentumokat egy, könnyen megtalálható helyre csoportosítják, például egy mappát egy iratszekrényben.A dokumentumok, például a bevételek, a számlák, a járulékok és az adóformák egységének egysége az éves adóalap kitöltésének általános követelményéből áll, és rendelkezésre áll a szükséges dokumentáció az adólapon történő bejegyzések alátámasztásához.A visszatérítés benyújtása és az alátámasztó dokumentáció csatolásakor az ebből eredő információ- és dokumentumcsomagot gyakran az előző évi adóbevallásokkal helyezik el, amelyeket az év szerint szerveznek.Ez a dokumentációkezelés alapvető formája.

A dokumentumkezelés is összetett, részt vehet, többlépcsős és drága.Különösen a nagyvállalatoknál, amelyek fogyasztói információkat gyűjtenek, a hatékony dokumentumkezelés kritikus jelentőségű.Például egy pénzügyi intézménynek gyakran van egy befektetője teljes, szigorú papírmunka a befektetés előtt.Az intézményt a szabályozó hatóságok megkövetelhetik nemcsak az ügyféltől történő konkrét információk gyűjtésére, hanem az információk bizonyos módon történő megszervezésére, és a dokumentáció hozzáférhető formátumban történő fenntartását egy meghatározott ideig.Ennek megfelelően ez az intézmény összetett dokumentumkezelési folyamatot alkalmazhat.

Egy ilyen példában, amint a vállalat megkapja a kezdeti papírmunkát, a hardcopy űrlapot beolvashatjuk digitális képbe, és elküldhetjük egy számítógépes adatbázisok hálózatához az információgyűjtéshez és az információk megszervezéséhez.A hardcopy ezután hozzárendelhető egy referenciaszámot, amelyet egy dobozba helyeznek egy dátum- és időbélyegző szerint, és elküldhetik egy raktárba, amely a saját dokumentumkezelési folyamatot alkalmazza.Abban az esetben, ha a hardcopy -nak szükség van a vita tisztázására vagy a szabályozási követelmény kielégítésére, könnyen beszerezhető a hasonló papírmunka hatalmas archívumából.