Πώς μπορώ να γράψω ένα RFP;

Όταν μια εταιρεία αποφασίζει να αγοράσει ένα στοιχείο ή μια υπηρεσία και θέλει να ζητήσει πιθανούς πωλητές, γράφουν πρώτα ένα αίτημα για πρόταση (RFP).Το RFP καθορίζει τα κριτήρια που θέλουν να αντιμετωπίσουν οι πωλητές καθώς προτείνουν γιατί πρέπει να προσληφθούν για τη δουλειά.Είναι σημαντικό να γράψετε ένα RFP που είναι σαφές και ζητά όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες, παρουσιάζοντας την εταιρεία σε θετικό φως.Ένα κακώς γραπτό RFP θα μπορούσε να σημαίνει ότι η εταιρεία θα μπορούσε να τελειώσει με κυρίως μη επιταχυνόμενους ή υπόταρους πωλητές ή καθόλου προτάσεις.

Το πρώτο βήμα για να γράψει ένα RFP είναι απλά αρκετά για να καθορίσει τι ακριβώς χρειάζεται η εταιρεία.Αν και αυτό ακούγεται αρκετά βασικό, είναι στην πραγματικότητα το βήμα που συχνά αγνοείται από τις εταιρείες.Πολλές εταιρείες αρχίζουν να γράφουν ένα RFP χωρίς να έχουν σαφή κατανόηση για τις ανάγκες και τις επιθυμίες τους και τελικά τελειώνουν ζητώντας πάρα πολύ, πολύ λίγα ή αντιφατικά πράγματα.Η είσοδος πρέπει να ζητηθεί από όλους όσους εμπλέκονται στο έργο που επηρεάζεται και πρέπει να επιτευχθεί συναίνεση ως προς το τι πραγματικά χρειάζεται πριν αρχίσει η RFP. Οι πωλητές θα πρέπει να γνωρίζουν τι ακριβώς είναι εσείς

χρειάζεστε

για να ολοκληρωθεί,Και αυτό που απλά θέλετε να ολοκληρωθεί.Πολλές εταιρείες κάνουν το λάθος όταν γράφουν ένα RFP για τη δημιουργία μιας λίστας επιθυμιών των χαρακτηριστικών των ονείρων τους, αλλά χρησιμοποιώντας χρειάζονται λέξεις όπως .Οι προμηθευτές που ενδέχεται να μην μπορούν να πληρούν ένα ή δύο από αυτά τα κριτήρια ενδέχεται να μην υποβάλουν καθόλου πρόταση εάν πιστεύουν ότι τα κριτήρια είναι απολύτως απαραίτητα.Είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή στη γλώσσα που χρησιμοποιείται, να εξοικονομήσετε

χρειάζεστε λέξεις για όταν είναι ακριβείς και χρησιμοποιώντας μαλακότερη γλώσσα όπως

Desire

και

Προαιρετικά

για προτιμότερα χαρακτηριστικά.Μια καλή ιδέα να μάθετε ποια θα είναι η ιδανική πρόταση.Εάν υπάρχουν πολλαπλές πτυχές με τις οποίες θα κριθούν προτάσεις, για παράδειγμα, εάν θα κριθούν από την τιμή, την επικαιρότητα και την πυκνότητα των χαρακτηριστικών, έχουν μια ιδέα πόσο από κάθε ένα από αυτά τα χαρακτηριστικά θα ζυγιστεί.Γνωρίστε πώς μια πρόταση που προσφέρει τη χαμηλότερη τιμή, αλλά ένας μακρύς χρόνος αναμονής θα συγκριθεί με μια πρόταση που είναι διπλάσια δαπανηρή, αλλά διαρκεί το ήμισυ του χρόνου.Αυτό θα συμβάλει στη μείωση της σύγχυσης και του στρες αργότερα στη διαδικασία. Πραγματικά καθισμένος για να γράψει ένα RFP μπορεί να είναι μια αρκετά ανώδυνη και γρήγορη διαδικασία μόλις τεθεί η βάση.Η εισαγωγή θα πρέπει απλώς να καθορίσει γιατί η εταιρεία ζητά προτάσεις και να δώσει μια επισκόπηση του υπόλοιπου αιτήματος, συμπεριλαμβανομένων σημαντικών κριτηρίων και προθεσμιών.Στη συνέχεια, το RFP θα πρέπει να καλύψει ό, τι πρέπει να έχει μια πρόταση που κερδίζει, ακολουθούμενη από τα επιθυμητά χαρακτηριστικά και κριτήρια για την επιλογή του νικητή, ειδικά εάν υπάρχουν κριτήρια επιλογής.Στη συνέχεια, θα πρέπει να δοθεί ένα χρονοδιάγραμμα που καθορίζει διάφορες ημερομηνίες αναφοράς και τελική ημερομηνία λήξης.Τέλος, το RFP θα πρέπει να δώσει στους αιτούντες μια ιδέα τι θα συμβεί στη συνέχεια, συμπεριλαμβανομένου του πόσο καιρό μπορούν να περιμένουν να περιμένουν να ακούσουν πίσω και αν αυτά που δεν επιλέγονται μπορούν να περιμένουν μια απάντηση.