Bagaimana cara menulis RFP?

Ketika perusahaan memutuskan untuk membeli barang atau layanan, dan ingin meminta vendor potensial, mereka pertama -tama menulis permintaan proposal (RFP).RFP menetapkan kriteria yang mereka inginkan untuk ditangani oleh vendor ketika mereka mengusulkan mengapa mereka harus dipekerjakan untuk pekerjaan itu.Penting untuk menulis RFP yang jelas dan meminta semua informasi yang diperlukan, sambil menghadirkan perusahaan secara positif.RFP yang ditulis dengan buruk dapat berarti perusahaan mungkin berakhir dengan vendor yang terutama tidak memenuhi syarat atau di bawah standar, atau tidak ada proposal sama sekali.

Langkah pertama untuk menulis RFP, cukup cukup, untuk menentukan apa yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan.Meskipun ini kedengarannya cukup mendasar, sebenarnya ini adalah langkah yang paling sering diabaikan oleh perusahaan.Banyak perusahaan mulai menulis RFP tanpa memiliki pemahaman yang jelas tentang apa kebutuhan dan keinginan mereka, dan akhirnya akhirnya meminta terlalu banyak, terlalu sedikit, atau hal -hal yang kontradiktif.Input harus diminta dari semua orang yang terlibat dalam proyek yang terkena dampak, dan konsensus harus dicapai tentang apa yang sebenarnya dibutuhkan sebelum RFP bahkan dimulai.

Vendor perlu tahu apa sebenarnya yang Anda butuhkan untuk dicapai,dan apa yang Anda hanya ingin

Banyak perusahaan membuat kesalahan ketika mereka menulis RFP untuk membuat daftar keinginan fitur impian mereka, tetapi menggunakan

perlu

kata -kata seperti

harus

dan harus .Vendor yang mungkin tidak dapat memenuhi satu atau dua kriteria ini mungkin tidak mengajukan proposal sama sekali jika mereka percaya kriteria tersebut mutlak diperlukan.Penting untuk memperhatikan bahasa yang digunakan, menyimpan perlu kata -kata saat mereka akurat, dan menggunakan bahasa yang lebih lembut seperti keinginan dan opsional untuk fitur yang lebih disukai. sebelum proposal apa pun benar -benar diminta, itu juga ada jugaIde yang bagus untuk mengetahui seperti apa proposal ideal nantinya.Jika ada beberapa aspek di mana proposal akan dinilai, misalnya jika mereka akan dinilai berdasarkan harga, ketepatan waktu, dan kepadatan fitur, memiliki gagasan berapa banyak dari masing -masing fitur ini akan ditimbang.Ketahui bagaimana proposal yang menawarkan harga terendah tetapi waktu tunggu yang lama akan dibandingkan dengan proposal yang dua kali lebih mahal tetapi membutuhkan waktu separuh waktu.Ini akan membantu mengurangi kebingungan dan stres nanti dalam proses. Sebenarnya duduk untuk menulis RFP bisa menjadi prosedur yang tidak menyakitkan dan cepat setelah dasar diletakkan.Pendahuluan harus menetapkan mengapa perusahaan meminta proposal, dan memberikan gambaran tentang sisa permintaan, termasuk kriteria dan tenggat waktu penting.RFP kemudian harus mencakup apa yang harus dimiliki proposal yang menang, diikuti oleh karakteristik yang diinginkan, dan kriteria untuk memilih pemenang, terutama jika ada kriteria seleksi yang ditetapkan.Selanjutnya, garis waktu yang menjabarkan berbagai tanggal tolok ukur dan tanggal jatuh tempo akhir harus diberikan.Akhirnya, RFP harus memberi pelamar gagasan apa yang akan terjadi selanjutnya, termasuk berapa lama mereka dapat menunggu untuk mendengar kembali, dan apakah mereka yang tidak dipilih dapat mengharapkan tanggapan.