Làm cách nào để viết RFP?

Khi một công ty quyết định mua một mặt hàng hoặc dịch vụ và muốn thu hút các nhà cung cấp tiềm năng, trước tiên họ viết yêu cầu đề xuất (RFP).RFP đặt ra các tiêu chí mà họ muốn các nhà cung cấp giải quyết khi họ đề xuất lý do tại sao họ nên được thuê cho công việc.Điều quan trọng là phải viết một RFP rõ ràng và yêu cầu tất cả các thông tin cần thiết, trong khi trình bày công ty trong một ánh sáng tích cực.Một RFP được viết kém có thể có nghĩa là công ty có thể kết thúc với các nhà cung cấp chủ yếu không đủ tiêu chuẩn hoặc không đủ tiêu chuẩn hoặc không có đề xuất nào. Bước đầu tiên để viết RFP là đủ để xác định chính xác công ty cần gì.Mặc dù điều này nghe có vẻ khá cơ bản, nhưng nó thực sự là bước thường bị các công ty bỏ qua nhất.Nhiều công ty bắt đầu viết RFP mà không hiểu rõ về nhu cầu và mong muốn của họ là gì, và cuối cùng kết thúc yêu cầu quá nhiều, quá ít hoặc mâu thuẫn.Đầu vào nên được mời từ mọi người tham gia vào dự án bị ảnh hưởng và nên đạt được sự đồng thuận về những gì thực sự cần thiết trước khi RFP thậm chí bắt đầu.Và những gì bạn chỉ đơn giản là

muốn

được hoàn thành.Nhiều công ty đã phạm sai lầm khi họ viết RFP về việc tạo danh sách mong muốn các tính năng mơ ước của họ, nhưng sử dụng

Cần

Các từ như

sẽ và phải .Các nhà cung cấp có thể không thể đáp ứng một hoặc hai trong số các tiêu chí này có thể không gửi đề xuất nào nếu họ tin rằng các tiêu chí là hoàn toàn cần thiết.Điều quan trọng là phải chú ý đến ngôn ngữ được sử dụng, tiết kiệm Cần từ khi chúng chính xác và sử dụng ngôn ngữ mềm hơn như Desire và Tùy chọn cho các tính năng thích hợp. Trước khi bất kỳ đề xuất nào thực sự được mờiMột ý tưởng tốt để biết đề xuất lý tưởng sẽ trông như thế nào.Nếu có nhiều khía cạnh theo đó các đề xuất sẽ được đánh giá, ví dụ, nếu chúng sẽ được đánh giá theo giá cả, tính kịp thời và mật độ tính năng, có ý tưởng bao nhiêu trong số các tính năng này sẽ được cân nhắc.Biết làm thế nào một đề xuất cung cấp giá thấp nhất nhưng thời gian chờ đợi lâu sẽ so sánh với một đề xuất đắt gấp đôi nhưng mất một nửa thời gian.Điều này sẽ giúp giảm sự nhầm lẫn và căng thẳng sau này trong quá trình. Thực sự ngồi xuống để viết RFP có thể là một thủ tục khá đau đớn và nhanh chóng một khi nền tảng đã được đặt ra.Việc giới thiệu chỉ nên đặt ra lý do tại sao công ty đang yêu cầu các đề xuất và đưa ra một cái nhìn tổng quan về phần còn lại của yêu cầu, bao gồm các tiêu chí và thời hạn quan trọng.RFP sau đó nên bao gồm những gì một đề xuất chiến thắng phải có, tiếp theo là các đặc điểm mong muốn và tiêu chí để chọn người chiến thắng, đặc biệt là nếu có các tiêu chí lựa chọn.Tiếp theo, một dòng thời gian đưa ra nhiều ngày chuẩn và ngày đáo hạn cuối cùng.Cuối cùng, RFP sẽ cung cấp cho người nộp đơn một ý tưởng điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, bao gồm cả thời gian họ có thể chờ đợi để nghe lại và liệu những người không được chọn có thể mong đợi một phản hồi.