Τι κάνει ένας ειδικός τεκμηρίωσης;

Ένας ειδικός τεκμηρίωσης είναι επαγγελματίας του οποίου η κύρια δουλειά είναι είτε να δημιουργήσει είτε να διαχειριστεί έγγραφα ή και τα δύο.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει διαδικασίες τεκμηρίωσης, έργα και διαδικασίες χρησιμοποιώντας διάφορα μέσα.Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη συλλογή εγγράφων από διάφορους ενδιαφερόμενους και την εδραίωση τους σε ένα χρησιμοποιήσιμο αρχείο ή έγγραφο.Ο σκοπός αυτής της τεκμηρίωσης μπορεί να κυμαίνεται από το ιστορικό ενδιαφέρον για τη δημιουργία επιχειρηματικών πρακτικών σε κυβερνητικές απαιτήσεις.

Σε πολλές περιπτώσεις, ένας ειδικός τεκμηρίωσης είναι το πρόσωπο που πραγματικά κάνει την τεκμηρίωση.Αυτό μπορεί να σημαίνει εγχειρίδια πολιτικής και διαδικασίας γραφής που βασίζονται στις τρέχουσες πρακτικές ή μπορεί να σημαίνει δημιουργία εγχειριδίου χρήσης που να τεκμηριώνει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να χρησιμοποιηθεί ή να συναρμολογηθεί ένα προϊόν.Θα μπορούσε επίσης να σημαίνει τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος ενεργειών και επικοινωνιών όταν μια διαδικασία υπαγορεύεται από ρυθμιστικούς φορείς ή εάν θα μπορούσε ενδεχομένως να περιλαμβάνει διαφορά ή αγωγή.Μπορεί επίσης να σημαίνει τεκμηρίωση γεγονότων και περιστατικών για ένα ιστορικό αρχείο.

Ως παράδειγμα, εξετάστε μια εταιρεία που απαιτείται για να λάβει συγκεκριμένα βήματα ασφαλείας κατά τη διάρκεια μιας διαδικασίας παραγωγής.Ένας ειδικός τεκμηρίωσης θα μπορούσε να είναι υπεύθυνος για την σωστή παρακολούθηση της διαδικασίας και στη συνέχεια δημιουργώντας ένα έγγραφο που λέει στους εργαζόμενους πώς να αναπαράγουν τη διαδικασία βήμα προς βήμα.Αυτό το έργο βοηθά στην κατάρτιση και επίσης βοηθά στην εμφάνιση οργανισμών ρύθμισης που η εταιρεία προσπαθεί να ακολουθήσει τη σωστή διαδικασία.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη λήψη φωτογραφιών ενός αυτοκινήτου που βρίσκεται σε ατύχημα με σκοπό την τεκμηρίωση των ζημιών για ασφαλιστική απαίτηση ή αγωγή.Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη μαγνητοσκόπηση ενός ειδικού συμβάντος ή μιας διαδικασίας, ώστε να μπορεί να απεικονιστεί με ακρίβεια χωρίς να βασίζεται στην ανθρώπινη μνήμη.Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία προσπαθεί να συλλέξει χρήματα από έναν πελάτη και εξετάζει τη νομική ενέργεια, μπορεί να ζητηθεί από έναν ειδικό τεκμηρίωσης να συγκεντρώσει την αρχική σύμβαση αγοράς, όλα τα ισχύοντα τιμολόγια και τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλες επικοινωνίες που έχουν αποσταλεί ή ανταλλάσσονταιμε τον εν λόγω πελάτη.Αυτός ο τύπος ειδικού μπορεί επίσης να δημιουργήσει ανεξάρτητα έγγραφα που παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες ή να περιγράψουν τον τρόπο λήψης των εγγράφων.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ο όρος δεν πρέπει να συγχέεται με τον όρο ειδικό εγγράφων.Ένας ειδικός τεκμηρίωσης δημιουργεί ή συναρμολογεί έγγραφα για τον συγκεκριμένο σκοπό της παρακολούθησης των πληροφοριών ή την απόδειξη κάτι.Ένας ειδικός στο έγγραφο είναι κάποιος που συνεργάζεται με υπάρχοντα έγγραφα και μπορεί να αναφερθεί σε μεγάλο αριθμό θέσεων εργασίας που κυμαίνονται από υπάλληλοι σε ένα κατάστημα αντιγράφων σε εμπειρογνώμονες γραφής που πιστοποιούν τα ιστορικά έγγραφα.