ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารทำอะไร?

ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารเป็นมืออาชีพที่มีงานหลักคือการสร้างหรือจัดการเอกสารหรือทั้งสองอย่างซึ่งอาจรวมถึงกระบวนการจัดทำเอกสารโครงการและขั้นตอนการใช้สื่อจำนวนมากนอกจากนี้ยังสามารถรวมการรวบรวมเอกสารจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากและรวมไว้ในไฟล์หรือเอกสารที่ใช้งานได้หนึ่งไฟล์วัตถุประสงค์ของเอกสารดังกล่าวอาจมีตั้งแต่ผลประโยชน์ทางประวัติศาสตร์ไปจนถึงการจัดตั้งธุรกิจตามข้อกำหนดของรัฐบาล

ในหลายกรณีผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารคือบุคคลที่ทำเอกสารจริงนี่อาจหมายถึงนโยบายการเขียนและคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติในปัจจุบันหรืออาจหมายถึงการสร้างคู่มือผู้ใช้ที่จัดทำเอกสารว่าควรใช้หรือประกอบผลิตภัณฑ์อย่างไรนอกจากนี้ยังอาจหมายถึงการสร้างเส้นเวลาของการกระทำและการสื่อสารเมื่อกระบวนการถูกกำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแลหรือหากอาจเกี่ยวข้องกับข้อพิพาทหรือคดีนอกจากนี้ยังอาจหมายถึงการบันทึกเหตุการณ์และเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นสำหรับบันทึกในอดีต

เป็นตัวอย่างให้พิจารณา บริษัท ที่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนความปลอดภัยเฉพาะในระหว่างกระบวนการผลิตผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารอาจรับผิดชอบในการดูกระบวนการจะเสร็จสมบูรณ์แล้วสร้างเอกสารที่บอกคนงานว่าจะทำซ้ำกระบวนการทีละขั้นตอนได้อย่างไรงานนี้ช่วยในการฝึกอบรมและยังช่วยแสดงการควบคุมหน่วยงานว่า บริษัท พยายามทำตามขั้นตอนที่ถูกต้อง

ร่วมกับหรือแทนการเขียนเอกสารผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารอาจรับผิดชอบในการบันทึกเหตุการณ์และกระบวนการผ่านการถ่ายภาพนิ่งหรือวิดีโอซึ่งอาจรวมถึงการถ่ายภาพรถยนต์ที่เกิดอุบัติเหตุเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดทำเอกสารความเสียหายสำหรับการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนหรือการฟ้องร้องนอกจากนี้ยังอาจรวมถึงการถ่ายทำกิจกรรมหรือขั้นตอนพิเศษเพื่อให้สามารถแสดงได้อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องพึ่งพาความทรงจำของมนุษย์

ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารประเภทอื่นคือคนที่รวบรวมเอกสารที่จำเป็นจากผู้อื่นตัวอย่างเช่นหาก บริษัท พยายามเก็บเงินจากลูกค้าและกำลังพิจารณาดำเนินการทางกฎหมายผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารอาจถูกขอให้รวบรวมสัญญาซื้อต้นฉบับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและอีเมลหรือการสื่อสารอื่น ๆ ที่ถูกส่งไปหรือแลกเปลี่ยนกับลูกค้าที่มีปัญหาผู้เชี่ยวชาญประเภทนี้อาจสร้างเอกสารอิสระที่ให้รายละเอียดเพิ่มเติมหรืออธิบายถึงวิธีการรับเอกสาร

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าคำนี้ไม่ควรสับสนกับผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารคำผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสร้างหรือประกอบเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะในการติดตามข้อมูลหรือพิสูจน์บางสิ่งบางอย่างผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารคือคนที่ทำงานกับเอกสารที่มีอยู่และสามารถอ้างถึงงานจำนวนมากตั้งแต่เสมียนในร้านคัดลอกไปจนถึงผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนด้วยลายมือที่ตรวจสอบเอกสารประวัติศาสตร์