Apa yang dilakukan oleh spesialis dokumentasi?

Spesialis dokumentasi adalah seorang profesional yang tugas utamanya adalah membuat atau mengelola dokumen, atau keduanya.Ini dapat mencakup mendokumentasikan proses, proyek, dan prosedur menggunakan sejumlah media.Ini juga dapat mencakup mengumpulkan dokumen dari sejumlah pemangku kepentingan dan mengkonsolidasikannya ke dalam satu file atau dokumen yang dapat digunakan.Tujuan dari dokumentasi tersebut dapat berkisar dari minat historis hingga pembentukan praktik bisnis hingga persyaratan pemerintah.

Dalam banyak kasus, spesialis dokumentasi adalah orang yang benar -benar melakukan dokumentasi.Ini mungkin berarti penulisan kebijakan dan prosedur manual berdasarkan praktik saat ini, atau mungkin berarti membuat manual pengguna yang mendokumentasikan bagaimana suatu produk harus digunakan atau dikumpulkan.Ini juga bisa berarti membuat garis waktu tindakan dan komunikasi ketika suatu proses ditentukan oleh badan pengatur atau jika berpotensi melibatkan perselisihan atau gugatan.Ini mungkin juga berarti mendokumentasikan peristiwa dan kejadian untuk catatan sejarah.

Sebagai contoh, pertimbangkan perusahaan yang diperlukan untuk mengambil langkah keselamatan tertentu selama proses pembuatan.Seorang spesialis dokumentasi dapat bertanggung jawab untuk menonton proses diselesaikan dengan benar dan kemudian membuat dokumen yang memberi tahu pekerja cara mereplikasi proses langkah demi langkah.Pekerjaan ini membantu dalam pelatihan dan juga membantu menunjukkan badan pengatur bahwa perusahaan berusaha untuk mengikuti prosedur yang benar.

bersamaan dengan atau sebagai pengganti dokumen penulisan, spesialis dokumentasi mungkin bertanggung jawab untuk merekam acara dan proses melalui fotografi diam atau video.Ini mungkin termasuk mengambil gambar mobil yang telah mengalami kecelakaan untuk tujuan mendokumentasikan kerusakan untuk klaim asuransi atau gugatan.Ini mungkin juga termasuk syuting acara atau prosedur khusus sehingga dapat digambarkan secara akurat tanpa mengandalkan ingatan manusia.

Jenis spesialis dokumentasi lain adalah seseorang yang mengumpulkan dokumen yang diperlukan dari orang lain.Misalnya, jika perusahaan telah mencoba mengumpulkan uang dari klien dan sedang mempertimbangkan tindakan hukum, spesialis dokumentasi mungkin diminta untuk mengumpulkan kontrak pembelian asli, semua faktur yang berlaku dan email apa pun atau komunikasi lain yang telah dikirim ke atau ditukardengan klien yang dimaksud.Jenis spesialis ini juga dapat membuat dokumen independen yang memberikan detail tambahan atau menjelaskan bagaimana dokumen diperoleh.

Penting untuk dicatat bahwa istilah tersebut tidak boleh disamakan dengan spesialis dokumen istilah.Spesialis dokumentasi membuat atau mengumpulkan dokumen untuk tujuan khusus melacak informasi atau membuktikan sesuatu.Seorang spesialis dokumen adalah seseorang yang bekerja dengan dokumen yang ada dan dapat merujuk pada sejumlah besar pekerjaan mulai dari pegawai di toko salinan hingga para ahli tulisan tangan yang mengotentikasi dokumen bersejarah.