Một chuyên gia tài liệu làm gì?

Một chuyên gia tài liệu là một chuyên gia có công việc chính là tạo hoặc quản lý tài liệu hoặc cả hai.Điều này có thể bao gồm các quy trình, dự án và quy trình tài liệu bằng một số phương tiện.Nó cũng có thể bao gồm thu thập tài liệu từ một số bên liên quan và hợp nhất chúng thành một tệp hoặc tài liệu có thể sử dụng.Mục đích của tài liệu như vậy có thể từ lợi ích lịch sử đến thiết lập các hoạt động kinh doanh đến yêu cầu của chính phủ. Trong nhiều trường hợp, một chuyên gia tài liệu là người thực sự làm tài liệu.Điều này có thể có nghĩa là viết hướng dẫn sử dụng chính sách và thủ tục dựa trên các thực tiễn hiện tại hoặc nó có thể có nghĩa là tạo hướng dẫn sử dụng cho người dùng tài liệu về cách sử dụng hoặc lắp ráp sản phẩm.Nó cũng có thể có nghĩa là tạo ra một dòng thời gian của các hành động và truyền thông khi một quy trình được quyết định bởi các cơ quan quản lý hoặc nếu nó có khả năng liên quan đến một vụ kiện hoặc vụ kiện.Nó cũng có thể có nghĩa là ghi lại các sự kiện và sự xuất hiện cho một hồ sơ lịch sử. Ví dụ, hãy xem xét một công ty được yêu cầu thực hiện các bước an toàn cụ thể trong quá trình sản xuất.Một chuyên gia tài liệu có thể chịu trách nhiệm xem quy trình được hoàn thành đúng cách và sau đó tạo một tài liệu cho người lao động biết cách tái tạo từng bước của quy trình.Công việc này hỗ trợ đào tạo và cũng giúp thể hiện các cơ quan điều tiết rằng công ty đang cố gắng tuân theo quy trình chính xác.

Kết hợp với hoặc thay cho các tài liệu viết, một chuyên gia tài liệu có thể chịu trách nhiệm ghi lại các sự kiện và quy trình thông qua chụp ảnh tĩnh hoặc video.Điều này có thể bao gồm chụp ảnh một chiếc xe đã bị tai nạn cho mục đích ghi lại các thiệt hại cho yêu cầu bảo hiểm hoặc vụ kiện.Nó cũng có thể bao gồm việc quay một sự kiện hoặc quy trình đặc biệt để nó có thể được miêu tả chính xác mà không cần dựa vào bộ nhớ của con người.Ví dụ: nếu một công ty đã cố gắng thu tiền từ khách hàng và đang xem xét hành động pháp lý, một chuyên gia tài liệu có thể được yêu cầu lắp ráp hợp đồng mua hàng ban đầu, tất cả các hóa đơn hiện hành và bất kỳ email hoặc liên lạc khác đã được gửi đến hoặc trao đổivới khách hàng trong câu hỏi.Loại chuyên gia này cũng có thể tạo các tài liệu độc lập cung cấp thêm chi tiết hoặc mô tả cách thu được các tài liệu.

Điều quan trọng cần lưu ý là thuật ngữ này không nên nhầm lẫn với thuật ngữ chuyên gia tài liệu.Một chuyên gia tài liệu tạo hoặc lắp ráp các tài liệu cho mục đích cụ thể là theo dõi thông tin hoặc chứng minh điều gì đó.Một chuyên gia tài liệu là người làm việc với các tài liệu hiện có và có thể tham khảo một số lượng lớn các công việc từ các thư ký trong một cửa hàng sao chép đến các chuyên gia viết tay xác thực các tài liệu lịch sử.