Τι κάνει ένας ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν;

Ένας ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν χαιρετά τους επισκέπτες καθώς φτάνουν σε μια εταιρεία και είναι συχνά η πρώτη φωνή που ακούνε όταν τηλεφωνούν στην εταιρεία.Αυτός ή αυτή συνήθως κάνει και ορισμένα διοικητικά καθήκοντα, συμπεριλαμβανομένης της διανομής αλληλογραφίας και αρχειοθέτησης.Ανάλογα με το χώρο εργασίας, ένα άτομο σε αυτή τη θέση μπορεί να ειδικευτεί σε πράγματα όπως η χρέωση, η επιφύλαξη ή η βοήθεια με την ασφάλεια.Αυτός ή αυτή μπορεί να εργαστεί οπουδήποτε έχει μια φιλόξενη περιοχή, από ένα εργοστάσιο παραγωγής σε ένα ξενοδοχείο.

καθήκοντα

Τα κύρια καθήκοντα ενός ρεσεψιονίστ γραφής είναι να κάνουν τους ανθρώπους να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι, να απαντήσουν σε ερωτήσεις και να τους κατευθύνουν σε άλλα μέρηΤο κτίριο.Εκτός από αυτό, οι περισσότερες εργασίες γραφείου.Διαχειρίζονται γραπτή αλληλογραφία, προγραμματίζουν ραντεβού, αποστέλλονται και προωθούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καταρτίζουν αναφορές και διατηρούν το γραφείο να λειτουργεί ομαλά.Η προετοιμασία επιστολών και αγροτεμαχίων για τη ναυτιλία είναι μια τακτική εργασία, καθώς αναπτύσσει καλές σχέσεις με τις υπηρεσίες αποστολής και ταχυμεταφορών.

Οι ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν που βρίσκονται στη δουλειά μπορεί να έχουν πρόσθετα καθήκοντα, όπως η ελαφριά λογιστική και η έρευνα πιθανών πωλητών.Αυτό είναι ιδιαίτερα κοινό σε εταιρείες που δεν έχουν άλλο διοικητικό προσωπικό, όπως γραμματέας.Αυτός ή αυτή μπορεί επίσης να δημιουργήσει αναφορές και υπολογιστικά φύλλα και να βοηθήσει στην οργάνωση συναντήσεων.Ορισμένες επιχειρήσεις έχουν επίσης ρεσεψιονίστ να διατηρούν αρχεία σε άλλους υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με τη συμμετοχή τους και τις κριτικές απόδοσης.Για παράδειγμα, κάποιος που εργάζεται σε ένα δικηγορικό γραφείο μπορεί να χρειαστεί να έχει μια βασική κατανόηση του είδους του νόμου που ειδικεύεται η επιχείρησή του, ενώ κάποιος που εργάζεται σε ιατρικό γραφείο μπορεί να χρειαστεί να είναι σε θέση να κάνει ιατρική χρέωση και να κατανοήσει τα βασικάτης ασφάλισης υγείας.Ομοίως, ο ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν για ένα ξενοδοχείο πρέπει να είναι σε θέση να κάνει κρατήσεις και να κατευθύνει τους ανθρώπους σε τοπικές επιχειρήσεις και ορόσημα.Εκείνοι που εργάζονται σε μέρη που κάνουν απτά προϊόντα ή εκθέματα σπιτιών, όπως εργοστάσιο ή μουσείο, μπορούν να οδηγήσουν επίσης επισκέπτες σε περιηγήσεις.Ορισμένα μέρη μπορεί επίσης να έχουν ανθρώπους σε αυτή τη θέση βοηθούν στην ασφάλεια, καταγράφοντας τους επισκέπτες μέσα και έξω ή ζητώντας από τους επισκέπτες για ταυτοποίηση.

Προσωπικές και εκπαιδευτικές απαιτήσεις

Ένας ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν πρέπει να είναι ιδιαίτερα οργανωμένη, φιλική και ελκυστική.Αυτός ή αυτή θα πρέπει να είναι σε θέση να πολλαπλασιαστεί πολύ καλά και να είναι σε θέση να δώσει προτεραιότητα στα έργα όταν χρειάζεται.Η διαφορά μεταξύ ενός καλού και ενός μεγάλου ρεσεψιονίστ συχνά μειώνεται σε καλές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και η ικανότητα αλληλεπίδρασης με μια μεγάλη ποικιλία ανθρώπων.

Ο καθένας σε αυτή τη θέση πρέπει να είναι καλή εργασία με υπολογιστές και συστήματα τηλεπικοινωνιών.Αυτός ή αυτή πρέπει να έρχεται σε επαφή με τους εργαζόμενους, τους πελάτες και τους προμηθευτές και πρέπει να είναι σε θέση να καλέσει αποτελεσματικά, να μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να στέλνει στους ανθρώπους ανάλογα με τις ανάγκες.Αν και δεν απαιτείται πάντα, η διάσκεψη βίντεο στο διαδίκτυο και η φωνή μέσω της εκπαίδευσης IP (VoIP) είναι ένα πλεονέκτημα.

Δεν υπάρχουν επίσημες εκπαιδευτικές απαιτήσεις για να έρθετε ως ρεσεψιονίστ.Ορισμένες εταιρείες παίρνουν ανθρώπους που έχουν απλώς ένα δίπλωμα γυμνασίου και τους εκπαιδεύουν στην εργασία.Έχοντας τουλάχιστον ένα πτυχίο συνεργάτη μπορεί να αυξήσει σημαντικά την πιθανότητα ενός ατόμου να πάρει αυτό το είδος εργασίας όμως, και ορισμένα μέρη απαιτούν πιο προχωρημένους βαθμούς.