Τι κάνει ένας συντονιστής πρότασης;

Ο συντονιστής πρότασης είναι μια κρίσιμη θέση σε πολλές εταιρείες πωλήσεων.Τα καθήκοντα περιλαμβάνουν τη συλλογή δεδομένων από διάφορους συνεισφέροντες σε πολλαπλά τμήματα ή λειτουργικές περιοχές, προτάσεις μορφοποίησης σύμφωνα με τις απαιτήσεις υποβολής, παρακολούθηση των προθεσμιών και παρακολούθηση της κατάστασης των υποβληθέντων προτάσεων.Ένας συντονιστής πρότασης μπορεί να είναι αφιερωμένος στη δουλειά σε μια μεγάλη εταιρεία ή, σε μια μικρότερη εταιρεία, μπορεί να έχει πρόσθετες λειτουργίες.Ο συντονιστής είναι συχνά μέλος της ομάδας πωλήσεων, αλλά μπορεί επίσης να είναι μέρος των τμημάτων ανάπτυξης μάρκετινγκ ή επιχειρηματικής ανάπτυξης.

Κάθε εταιρεία που πωλεί κάτι, είτε πρόκειται για προϊόν είτε για υπηρεσία, θα πρέπει να γράψει προτάσεις.Αυτό μπορεί να ανταποκριθεί σε ένα αίτημα για τιμολόγηση ή ίσως να είναι απλώς μια προληπτική προσπάθεια να κερδίσει επιχειρήσεις.Ορισμένες προτάσεις είναι αρκετά απλές και περιλαμβάνουν μόνο βασικές πληροφορίες, όπως μια λίστα παραδοτέων, όρων και τιμολόγησης.Άλλες προτάσεις, ιδιαίτερα εκείνες για μεγάλες, σύνθετες θέσεις εργασίας, είναι αρκετά μεγάλες και απαιτούν τη συναρμολόγηση πολλών πληροφοριών.

Ανεξάρτητα από το βαθμό πολυπλοκότητας, πρέπει να αναπτυχθεί κάθε πρόταση πριν να παρουσιαστεί στον πελάτη.Αυτό είναι όπου έρχεται ένας συντονιστής πρότασης. Η δουλειά του είναι να επανεξετάσει τις απαιτήσεις κάθε πρότασης και να αναπτύξει ένα έγγραφο που να πληροί όλα αυτά τα κριτήρια.

Ένα από τα πρωταρχικά καθήκοντα ενός συντονιστή προτάσεων συναρμολογεί την τιμολόγηση.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον υπολογισμό της τιμολόγησης των προϊόντων και των υπηρεσιών, τους φόρους, τα τέλη αποστολής και άλλα.Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο συντονιστής δεν είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία της τιμολόγησης ή τον καθορισμό των σημάτων, αλλά είναι μάλλον υπεύθυνη για την απόκτηση πληροφοριών τιμολόγησης από το αρμόδιο συμβαλλόμενο μέρος ή για την τοποθέτησή του στην πρόταση.

Άλλοι τύποι πληροφοριών πρέπει επίσης να τοποθετηθούν σε ορισμένες προτάσεις.Όταν ανταποκρίνεται σε ένα αίτημα προσφοράς, για παράδειγμα, μια πρόταση πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που καθορίζονται από αυτό το αίτημα.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις αξιολογήσεις πίστωσης, τη χρήση υπεργολάβων και τις αναφορές.Οι προσφορές ενδέχεται επίσης να απαιτούν την υποστήριξη τεκμηρίωσης, όπως η απόδειξη της ασφάλισης, να συμπεριληφθούν στην απάντηση της προσφοράς.Ο συντονιστής της πρότασης θα είναι υπεύθυνος για τη συλλογή όλων των απαιτούμενων δεδομένων από τομείς όπως η λογιστική, η διαχείριση κινδύνων, οι λειτουργίες και η αγορά για την ανάπτυξη του εγγράφου ανταπόκρισης προσφορών.

Σε πολλές περιπτώσεις, ένας συντονιστής προτάσεων είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση χρονικού πλαισίου προτάσεων.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τους συνεισφέροντες που υπενθυμίζουν όταν οι πληροφορίες οφείλονται και παρακολούθησαν όταν δεν λαμβάνονται πληροφορίες.Σημαίνει επίσης ότι οι προτάσεις παρέχονται μέχρι την ημερομηνία λήξης.Ορισμένοι συντονιστές προτάσεων παρακολουθούν επίσης τις προτάσεις που έχουν υποβληθεί και τα έγγραφα που γίνονται αποδεκτά και τα οποία απορρίπτονται.