Τι κάνει ένας διαχειριστής προτάσεων;

Συνήθως ένας διαχειριστής προτάσεων θα έχει την ευθύνη να διαχειρίζεται όλες τις προτάσεις ενός οργανισμού.Αυτό συνεπάγεται τον συντονισμό της διαδικασίας προτάσεων, την προετοιμασία των πραγματικών προτάσεων και την παρουσίαση προτάσεων σε δυνητικούς πελάτες.Ο διαχειριστής προτάσεων θα δαπανήσει σημαντικό χρονικό διάστημα αναθεώρησης των αιτημάτων για πρόταση (RFPs), επιβεβαιώνοντας τις απαιτήσεις με δυνητικούς πελάτες και στη συνέχεια ξεκινώντας τη διαδικασία πρότασης.Συνήθως εργάζονται σε μια προθεσμία, θα είναι υπεύθυνος για την ανάθεση όλων των καθηκόντων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας πρότασης, ενώ επιβλέπει τη γραφή, την επεξεργασία, την εικονογράφηση και όλες τις άλλες προσπάθειες παραγωγής που συνδέονται με την πρόταση.Επιπλέον, αυτός ή αυτή θα αναπτύξει ένα πρόγραμμα προτάσεων, θα προσδιορίσει τα πιο επείγοντα καθήκοντα και θα εκχωρήσει προτεραιότητες προτάσεων σύμφωνα με τις εσωτερικά αναπτυγμένες διαδικασίες.

Μόλις ένας διαχειριστής πρότασης λάβει ένα RFP, αυτός ή αυτή θα διαβάσει ολόκληρο το έγγραφο, εστιάζοντας στην κατανόηση των προδιαγραφών και των προσδοκιών του πελάτη, καθώς και στις σχετικές προθεσμίες και τον προϋπολογισμό.Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας επανεξέτασης, ο διαχειριστής προτάσεων θα λαμβάνει συχνά σημειώσεις και θα καταγράψει ερωτήσεις που θα διευκρινίσει με τον πελάτη πριν ξεκινήσει.Από εκεί, θα καταρτίσει ένα σχέδιο πρότασης, θα περιγράψει κάθε στάδιο της πρότασης καθώς και τις απαιτήσεις του και θα περιγράψει ένα πρόγραμμα μέσω της προθεσμίας της πρότασης.Τα καθήκοντα αναθεώρησης αποτελεί μέρος της διαδικασίας σχεδιασμού στην οποία ο διαχειριστής θα προσελκύσει οργανωτικούς και υπεργολαβημένους πόρους καθώς και εμπειρογνωμοσύνη για να συνεισφέρει την πρόταση.

Η αποτελεσματική εποπτεία είναι κεντρική για τη δουλειά ενός διαχειριστή προτάσεων, μόλις ξεκινήσει η πρόταση.Καθοδηγώντας όλα τα μέλη της ομάδας στην ομάδα προτάσεων, αυτός ή αυτή θα διαδώσει τις απαιτούμενες πληροφορίες και θα επιβλέπει την παραγωγή όλων των σελίδων προτάσεων, συμπεριλαμβανομένης τόσο της αισθητικής όσο και του γραπτού περιεχομένου.Διεξαγωγή περιοδικών αναθεωρήσεων της προόδου, θα διασφαλίσει ότι η πρόταση είναι σύμφωνη με το αίτημα του πελάτη.Μετά την ολοκλήρωση του πρώτου σχεδίου, ο διαχειριστής προτάσεων θα επανεξετάσει το σχέδιο για την ακρίβεια και τη συνέπεια, καθώς και για να διασφαλίσει ότι η πρόταση θα ευθυγραμμιστεί με τα αιτήματα του πελάτη.Στη συνέχεια, αυτός ή αυτή θα επιστρέψει το έγγραφο στην ομάδα προτάσεων για όλες τις αναθεωρήσεις πριν από την προώθηση του δυνητικού πελάτη.

Εξυπηρετώντας ως εκπρόσωπος του οργανισμού για προτάσεις, ο διαχειριστής προτάσεων θα πραγματοποιήσει επίσης τακτικές επισκέψεις ιστότοπων για να αλληλεπιδράσει με τους πελάτες, εκτός από τη συμμετοχή σε συνέδρια προσφέροντος.Μετά την έγκριση ενός πελάτη σχετικά με μια υποβληθείσα πρόταση, αυτός ή αυτή θα συμμετάσχει επίσης στην οριστικοποίηση και την εφαρμογή της σύμβασης.Συχνά, αυτό θα περιλαμβάνει τη διαπραγμάτευση σε τελικές συμφωνίες, καθώς και την ενημέρωση του οργανισμού του κατά την εκκίνηση του προτεινόμενου έργου.Η διεξαγωγή συνεδριάσεων προσωπικού σε περίπτωση που αποτύχει μια πρόταση είναι επίσης κρίσιμη για τη δουλειά.