Τι κάνει ένας γραμματέας;

Οι γραμματείς μπορούν να έχουν μια σειρά καθηκόντων ανάλογα με το χώρο εργασίας τους, αλλά γενικά είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση των γραφείων που λειτουργούν ομαλά με την εκτέλεση ενός συνδυασμού διοικητικών και χαμηλού επιπέδου διαχείρισης.Αυτοί οι επαγγελματίες απαντούν συνήθως στα τηλέφωνα και την αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη διαχείριση συστημάτων αρχειοθέτησης.Μπορούν επίσης να ταξινομήσουν το ταχυδρομείο, να οργανώσουν συναντήσεις και να συντονίζουν τις επικοινωνίες μεταξύ των γραφείων.Στις περισσότερες περιπτώσεις, το έργο θεωρείται "επίπεδο εισόδου", πράγμα που σημαίνει ότι δεν απαιτούνται ειδικές δεξιότητες ή εκπαιδευτικά προσόντα για την επιτυχία.Ακριβώς το ίδιο, υπάρχει συνήθως περιθώριο για πρόοδο.Τα άτομα με πολλές δυνατότητες ή εμπειρία συχνά βρίσκονται στο τρέξιμο για όλο και πιο διάσημες θέσεις εργασίας με υψηλότερες και υψηλότερες αμοιβές.

Διοικητικός βοηθός, υπάλληλος και προσωπικοί βοηθοί εργασίας περιλαμβάνονται συνήθως σε αυτήν την ομπρέλα.Όλες αυτές οι θέσεις είναι διοικητικές και όλες συνήθως επικεντρώνονται σε γραφειοκρατία και ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.Μία από τις μοναδικές εξαιρέσεις είναι η κυβέρνηση ή άλλοι υπάλληλοι "γραμματείς", όπως ο γραμματέας της άμυνας ή του γραμματέα του Υπουργείου Οικονομικών.Αν και αυτοί οι τίτλοι μπορεί να προτείνουν μια καθαρά χαμηλή λειτουργία, οι υπάλληλοι σε αυτούς τους ρόλους είναι γενικά αρκετά υψηλής κατάταξης και συνήθως κάνουν ελάχιστα ή καθόλου διοικητικά ή γραφικά έργα.

Κεφαλικές δεξιότητες

Η διαχείριση γραφείων είναι ένα από τα σημαντικότερα γραμματειακά καθήκοντα.Αυτή η κατηγορία εργασίας μπορεί να είναι κάπως ευρεία, αλλά σχεδόν πάντα περιλαμβάνει διοικητικά και γραφικά καθήκοντα.Οι γραμματείς διαχειρίζονται συνήθως τα γραφικά γραφεία, τα οποία περιλαμβάνουν την αποστολή και τη λήψη ταχυδρομείου, τη δημιουργία και την οργάνωση συστημάτων αρχειοθέτησης και τη διαχείριση της αλληλογραφίας.Στις περισσότερες ρυθμίσεις, οι δεξιότητες επεξεργασίας υπολογιστή και κειμένου είναι απαραίτητες.

Η απάντηση στις τηλεφωνικές κλήσεις είναι επίσης ένα σημαντικό μέρος της εργασίας στα περισσότερα μέρη.Οι γραμματείς είναι συχνά οι πρώτοι πελάτες και πελάτες που θα μιλήσουν όταν τηλεφωνούν σε μια επιχείρηση.Ως εκ τούτου, συνήθως απαιτούνται καλοί τρόποι και ευγενική συμπεριφορά.Οι επαγγελματίες πρέπει συνήθως να δείχνουν μεγάλη τακτική κατά τη λήψη μηνυμάτων, στην τοποθέτηση των καλούντων σε αναμονή ή να απαντήσουν σε βασικές ερωτήσεις.

Προγραμματισμός και ημερολόγιο

Σε πολλές ρυθμίσεις, το διοικητικό προσωπικό είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση ημερολογίων γραφείων καθώς και μεμονωμένα ημερολόγια εργαζομένων.Συχνά είναι υπεύθυνοι για τον προγραμματισμό συναντήσεων και ραντεβού και την παρακολούθηση για συγκρούσεις και διπλές κρατήσεις.Αυτό το καθήκον είναι ιδιαίτερα έντονο σε μέρη όπως οι ιατρικές πρακτικές όπου οι ασθενείς ζητούν συνεχώς ραντεβού, αλλά μπορούν να εμφανιστούν οπουδήποτε οι υπάλληλοι υψηλότερου επιπέδου είναι "σε ζήτηση".Ακόμη και αν πρόκειται απλώς για προγραμματισμό μιας συνάντησης για μεσημεριανό γεύμα ή για την οργάνωση των κρατήσεων για δείπνο, οι γραμματείς είναι συνήθως μερικά από τα πρώτα στελέχη και διευθυντικά στελέχη και οι διαχειριστές στρέφονται για βοήθεια.

Διοίκηση διαχείρισης

Εκτός από την ύπαρξη γραφικών δεξιοτήτων, το διοικητικό προσωπικό πρέπει να είναι διαχειριστές χρόνου και ανθρώπων.Πρέπει να προβλέπουν τις ανάγκες του προσωπικού του γραφείου, να λύσουν γρήγορα τα εσωτερικά προβλήματα και να εργαστούν αποτελεσματικά για να συντονίσουν και να φέρουν διαφορετικούς ανθρώπους μαζί.Οι άριστες δεξιότητες των ανθρώπων είναι πραγματικά σημαντικές, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για τη διαχείριση των στελεχών και άλλων σημαντικών μελών του προσωπικού.Πολλή δουλειά μπορεί να είναι "πίσω από τις σκηνές" με τους γραμματείς που προβλέπουν τις ανάγκες και τις απαιτήσεις των ανωτέρων τους πριν από την υποβολή αιτήσεων.

θέση στην ιεραρχία του προσωπικού

Στα περισσότερα γραφεία, οι γραμματείς θεωρούνται κάπως χαμηλό επίπεδο και είναι σχεδόν πάντα πάνταΚοντά στο κάτω μέρος της διαταγής γραφείου.Συνήθως απαντούν τόσο σε μεσαίο επίπεδο όσο και σε ανώτερα στελέχη και πρέπει συνήθως να βοηθήσουν όλους εξίσου.Οι μεγάλες επιχειρήσεις και τα γραφεία συχνά έχουν ολόκληρες ομάδες γραμματέων, ωστόσο, οπότε αναδύεται κάτι από μια πιο λεπτή ιεραρχία.Σε αυτές τις ρυθμίσεις, ορισμένοι εργαζόμενοι ενδέχεται να είναι επιφορτισμένοι με μεμονωμένες θέσεις εργασίας όπως η κατάθεση και η απάντηση σε τηλεφωνήματα, ενώ άλλοι μπορούν να διαχειρίζονται χρονοδιαγράμματα και να αλληλεπιδρούν με υψηλάΠροσωπικό.Η πρόοδος σε αυτά τα γραφεία εξαρτάται συνήθως από το χρόνο και την εμπειρία.

Μερικές από τις πιο διάσημες εργασίες που μπορεί να πάρει ένας γραμματέας είναι στη σφαίρα της προσωπικής βοήθειας.Πολλοί ανώτεροι στελέχη και εταιρικοί ηγέτες έχουν αφιερωμένους διαχειριστές των οποίων ολόκληρη η επαγγελματική ζωή είναι αφιερωμένη στη φροντίδα και τη διαχείριση του χρονοδιαγράμματος ενός ηγέτη.Αυτός ο τύπος γραμματέα πρέπει τυπικά να εργάζεται για πολλές ώρες και να ασχολείται με μερικές φορές απρόβλεπτες απαιτήσεις και αιτήματα, αλλά είναι συχνά μεταξύ των καλύτερων πληρωμένων και πιο σεβαστών του επαγγέλματος.

Απαιτήσεις κατάρτισης και εκπαίδευσης

Οι διαφορετικοί εργοδότες έχουν διαφορετικές απαιτήσεις για τον τρόπο με τον οποίο οι γραμματείς τους είναι μορφωμένοι.Σε ορισμένες περιπτώσεις, προτιμάται ένα δίπλωμα γυμνασίου ή ισοδύναμο είναι το μόνο που χρειάζεται, ενώ σε άλλες, προτιμώνται πραγματικές πιστοποιήσεις γραμματειακών ή βαθμών.Τα κοινοτικά κολέγια και τα επαγγελματικά σχολεία προσφέρουν συχνά προγράμματα όπου οι ενδιαφερόμενοι μαθητές μπορούν να μάθουν τα μέσα και τα outs της επεξεργασίας κειμένου και τη διαχείριση γραφείων.Η λήψη αυτού του είδους είναι συχνά μια καλή ιδέα, ακόμη και αν δεν απαιτείται αυστηρά, καθώς μπορεί να βοηθήσει μια εφαρμογή να ξεχωρίσει και μπορεί να δώσει νέες προσλήψεις σε ένα πόδι όταν πρόκειται για εμπειρία.

Ειδικές περιστάσεις: Επίσημοι και κυβερνητικοί γραμματείς

Ο όρος "γραμματέας" μπορεί να μην προσκολλάται πάντοτε σε έναν διαχειριστή γραφείου.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ιδιαίτερα εκείνες που αφορούν υψηλόβαθμους κυβερνητικούς αξιωματούχους, ο χαρακτηρισμός μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε τιμητική ικανότητα να υποδεικνύει τη διαχείριση ενός ευρέος τομέα των υποθέσεων.Οι υπάλληλοι που επικεφαλής τμήματα ή επιβλέπουν σημαντικές κυβερνητικές διαιρέσεις μπορούν να χρησιμοποιούν γραμματειακούς τίτλους, αλλά οι δουλειές τους δεν πρέπει να συγχέονται με πιο κοινούς ρόλους διαχείρισης γραφείων.