Thư ký làm gì?

Thư ký có thể có một loạt các nhiệm vụ tùy thuộc vào nơi làm việc của họ, nhưng nói chung, họ chịu trách nhiệm giữ các văn phòng hoạt động trơn tru bằng cách thực hiện hỗn hợp các nhiệm vụ quản lý cấp hành chính và cấp thấp.Các chuyên gia này thường trả lời điện thoại và thư từ e-mail và quản lý các hệ thống nộp đơn;Họ cũng có thể sắp xếp thư, tổ chức các cuộc họp và điều phối truyền thông giữa các văn phòng.Trong hầu hết các trường hợp, công việc được coi là cấp nhập cảnh, có nghĩa là không có kỹ năng đặc biệt hoặc trình độ học vấn nào được yêu cầu để thành công.Cũng giống nhau, thường có chỗ cho sự tiến bộ.Những người có nhiều tiềm năng hoặc kinh nghiệm thường thấy mình đang chạy cho các công việc ngày càng uy tín với mức lương cao hơn và cao hơn.Trợ lý hành chính, nhân viên bán hàng và trợ lý cá nhân thường được bao gồm trong chiếc ô này.Tất cả các vị trí này là hành chính và tất cả thường tập trung vào thủ tục giấy tờ và quản lý tài liệu điện tử.Một trong những trường hợp ngoại lệ duy nhất là cấp chính phủ hoặc thư ký chính thức khác, như Bộ trưởng Quốc phòng hoặc Bộ trưởng Tài chính.Mặc dù các tiêu đề này có thể gợi ý một chức năng cấp thấp hoàn toàn, các quan chức trong các vai trò này thường là thứ hạng khá cao và thường làm rất ít hoặc không có công việc hành chính hoặc văn thư.Kỹ năng giáo sĩ Quản lý văn phòng là một trong những nhiệm vụ thư ký quan trọng nhất.Thể loại công việc này có thể có phần rộng, nhưng hầu như luôn liên quan đến nhiệm vụ hành chính và giáo sĩ.Thư ký thường quản lý giấy tờ văn phòng, bao gồm gửi và nhận thư, tạo và tổ chức các hệ thống nộp đơn và quản lý thư từ.Trong hầu hết các cài đặt, kỹ năng xử lý máy tính và từ là rất cần thiết.

Trả lời các cuộc gọi điện thoại cũng là một phần quan trọng của công việc ở hầu hết các nơi.Thư ký thường là những người đầu tiên khách hàng và khách hàng sẽ nói chuyện khi gọi điện cho một doanh nghiệp.Như vậy, cách cư xử tốt và một thái độ lịch sự thường được yêu cầu.Các chuyên gia thường phải hiển thị rất nhiều chiến thuật khi lấy tin nhắn, đặt người gọi vào hoặc trả lời các câu hỏi cơ bản.Lập lịch và lịch

Trong nhiều cài đặt, nhân viên hành chính chịu trách nhiệm quản lý lịch văn phòng cũng như lịch nhân viên cá nhân.Họ thường chịu trách nhiệm lên lịch các cuộc họp và các cuộc hẹn và theo dõi các xung đột và đặt hai lần.Nhiệm vụ này đặc biệt được phát âm ở những nơi như thực hành y tế nơi bệnh nhân liên tục kêu gọi các cuộc hẹn, nhưng có thể xảy ra bất cứ nơi nào nhân viên cấp cao hơn là những người có nhu cầu.Ngay cả khi đó chỉ là vấn đề sắp xếp một cuộc họp ăn trưa hoặc sắp xếp đặt phòng ăn tối, các thư ký thường là một số giám đốc điều hành và quản lý của người đầu tiên chuyển sang để được giúp đỡ.Nhiệm vụ quản lý

Ngoài việc có kỹ năng văn thư, nhân viên hành chính phải là người quản lý thời gian và con người.Họ phải dự đoán nhu cầu của nhân viên văn phòng, giải quyết các vấn đề nội bộ một cách nhanh chóng và làm việc hiệu quả để phối hợp và mang những người khác nhau lại với nhau.Kỹ năng con người xuất sắc thực sự quan trọng, đặc biệt là khi quản lý giám đốc điều hành và các nhân viên quan trọng khác.Nhiều công việc có thể là người đứng sau hậu trường, với các thư ký dự đoán nhu cầu và nhu cầu của cấp trên của họ trước khi các yêu cầu thậm chí được thực hiện.Gần đáy của trật tự văn phòng.Họ thường trả lời cho cả quản lý cấp trung và cấp cao, và họ thường phải giúp mọi người như nhau.Các doanh nghiệp và văn phòng lớn thường có toàn bộ các nhóm thư ký, tuy nhiên, trong trường hợp đó là một thứ gì đó có hệ thống phân cấp nhiều sắc thái hơn xuất hiện.Trong các cài đặt này, một số công nhân có thể được giao nhiệm vụ với các công việc nam như nộp và trả lời các cuộc gọi điện thoại, trong khi những người khác có thể quản lý lịch trình và tương tác với caoNhân viên xếp hạng ER.Sự tiến bộ trong các văn phòng này thường phụ thuộc vào thời gian và kinh nghiệm.Một số công việc uy tín nhất mà một thư ký có thể nhận được là trong lĩnh vực hỗ trợ cá nhân.Nhiều giám đốc điều hành cấp cao và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có các quản trị viên tận tâm có toàn bộ cuộc sống công việc được dành cho việc chăm sóc và quản lý một lịch trình của một nhà lãnh đạo.Loại thư ký này thường phải làm việc nhiều giờ và giải quyết các yêu cầu và yêu cầu đôi khi không thể đoán trước, nhưng thường là một trong những điều được trả lương cao nhất và được kính trọng nhất trong nghề.Yêu cầu đào tạo và học tập Các nhà tuyển dụng khác nhau có các yêu cầu khác nhau về cách thư ký của họ được giáo dục.Trong một số trường hợp, bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương là tất cả những gì cần thiết, trong khi ở những người khác, các chứng chỉ hoặc bằng cấp thư ký thực tế được ưu tiên.Các trường cao đẳng cộng đồng và các trường dạy nghề thường cung cấp các chương trình trong đó sinh viên quan tâm có thể học các thông tin về xử lý văn bản và quản lý văn phòng.Lấy loại khóa học này thường là một ý tưởng tốt ngay cả khi nó không được yêu cầu nghiêm ngặt, vì nó có thể giúp một ứng dụng nổi bật và có thể cho thuê mới một chân khi nói đến kinh nghiệm.Các trường hợp đặc biệt: Thư ký chính thức và chính phủ

Thuật ngữ thư ký của người Hồi giáo có thể không phải lúc nào cũng gắn bó với một quản trị viên văn phòng.Trong một số trường hợp, đặc biệt là những người liên quan đến các quan chức chính phủ cấp cao, việc chỉ định có thể được sử dụng trong một khả năng danh dự để chỉ ra sự quản lý của một lĩnh vực rộng lớn.Các quan chức đứng đầu các phòng ban hoặc giám sát các bộ phận lớn của chính phủ có thể sử dụng các chức danh thư ký, nhưng công việc của họ không nên nhầm lẫn với các vai trò quản lý văn phòng phổ biến hơn.