Apa yang dilakukan sekretaris?

Sekretaris dapat memiliki berbagai tugas tergantung pada tempat kerja mereka, tetapi secara umum mereka bertugas menjaga kantor berjalan dengan lancar dengan melakukan campuran tugas manajemen administratif dan tingkat rendah.Para profesional ini biasanya menjawab telepon dan korespondensi email dan mengelola sistem pengarsipan;Mereka juga dapat mengurutkan surat, mengatur pertemuan, dan mengoordinasikan komunikasi antar-kantor.Dalam kebanyakan kasus, pekerjaan tersebut dianggap sebagai "level masuk," yang berarti bahwa tidak ada keterampilan khusus atau kualifikasi pendidikan yang diperlukan untuk sukses.Sama saja, biasanya ada ruang untuk kemajuan.Orang dengan banyak potensi atau pengalaman sering menemukan diri mereka dalam mencalonkan diri untuk pekerjaan yang semakin bergengsi dengan upah yang lebih tinggi dan lebih tinggi.

Asisten administrasi, petugas, dan pekerjaan asisten pribadi biasanya termasuk dalam payung ini.Semua posisi ini bersifat administratif dan semua biasanya berpusat pada dokumen dan manajemen dokumen elektronik.Salah satu satu-satunya pengecualian adalah "sekretaris" tingkat pemerintah atau resmi lainnya, seperti Sekretaris Pertahanan atau Sekretaris Perbendaharaan.Meskipun judul-judul ini mungkin menyarankan fungsi tingkat rendah murni, para pejabat dalam peran ini umumnya peringkat yang cukup tinggi dan biasanya melakukan sedikit atau tidak ada pekerjaan administratif atau klerikal itu sendiri.

Keterampilan Klerikal

Manajemen Kantor adalah salah satu tugas kesekretariatan terpenting.Kategori pekerjaan ini bisa agak luas, tetapi hampir selalu melibatkan tugas administratif dan klerikal.Sekretaris biasanya mengelola dokumen kantor, yang mencakup mengirim dan menerima surat, membuat dan mengatur sistem pengarsipan, dan mengelola korespondensi.Di sebagian besar pengaturan, keterampilan komputer dan pengolah kata sangat penting.

Menjawab panggilan telepon juga merupakan bagian penting dari pekerjaan di sebagian besar tempat.Sekretaris seringkali merupakan orang pertama yang akan berbicara dengan klien dan pelanggan saat menelepon bisnis.Karena itu, perilaku baik dan sikap sopan biasanya diperlukan.Profesional biasanya harus menunjukkan banyak kebijaksanaan saat mengambil pesan, menempatkan penelepon, atau menjawab pertanyaan dasar.

Penjadwalan dan Kalender

Dalam banyak pengaturan, personel administrasi bertanggung jawab untuk mengelola kalender kantor serta kalender karyawan individu.Mereka sering bertanggung jawab untuk menjadwalkan pertemuan dan janji temu dan mengawasi konflik dan pemesanan ganda.Tugas ini sangat diucapkan di tempat-tempat seperti praktik medis di mana pasien terus-menerus menyerukan janji temu, tetapi dapat terjadi di mana saja karyawan tingkat yang lebih tinggi “diminati.”Bahkan jika itu hanya masalah menjadwalkan rapat makan siang atau mengatur reservasi makan malam, sekretaris biasanya beberapa eksekutif dan manajer pertama beralih untuk meminta bantuan.

Tugas manajemen

Selain memiliki keterampilan administrasi, staf administrasi harus menjadi manajer waktu dan orang.Mereka harus mengantisipasi kebutuhan personel kantor, menyelesaikan masalah internal dengan cepat, dan bekerja secara efisien untuk mengoordinasikan dan menyatukan orang yang berbeda.Keterampilan orang -orang yang luar biasa sangat penting, terutama ketika datang untuk mengelola eksekutif dan anggota staf penting lainnya.Banyak pekerjaan mungkin "di belakang layar" dengan sekretaris mengantisipasi kebutuhan dan tuntutan atasan mereka sebelum permintaan bahkan dibuat.

Posisi dalam hierarki staf

Di sebagian besar kantor, sekretaris dianggap agak rendah dan hampir selaluDi dekat bagian bawah perintah kekuasaan.Mereka biasanya menjawab manajemen tingkat menengah dan senior, dan mereka biasanya harus membantu semua orang secara setara.Namun, bisnis dan kantor besar sering memiliki seluruh kelompok kesekretariatan, dalam hal ini sesuatu dari hierarki yang lebih bernuansa muncul.Dalam pengaturan ini, beberapa pekerja mungkin ditugaskan untuk pekerjaan kasar seperti mengajukan dan menjawab panggilan telepon, sementara yang lain mungkin mengelola jadwal dan berinteraksi dengan tinggiStaf ER-Ranking.Kemajuan di kantor -kantor ini biasanya tergantung pada waktu dan pengalaman.

Beberapa pekerjaan paling bergengsi yang dapat didapatkan oleh seorang sekretaris adalah dalam ranah bantuan pribadi.Banyak eksekutif senior dan pemimpin perusahaan memiliki administrator yang berdedikasi yang seluruh kehidupan kerjanya dikhususkan untuk perawatan dan manajemen jadwal satu pemimpin.Jenis sekretaris ini biasanya harus bekerja berjam -jam dan berurusan dengan tuntutan dan permintaan yang terkadang tidak terduga, tetapi seringkali termasuk yang dibayar terbaik dan paling dihormati dari profesi ini.

Persyaratan pelatihan dan sekolah

Pengusaha yang berbeda memiliki persyaratan berbeda untuk bagaimana sekretaris mereka dididik.Dalam beberapa kasus, ijazah sekolah menengah atau yang setara adalah semua yang diperlukan, sedangkan dalam yang lain, sertifikasi atau gelar kesekretariatan yang sebenarnya lebih disukai.Community college dan sekolah kejuruan sering menawarkan program di mana siswa yang tertarik dapat mempelajari seluk beluk pengolah kata dan manajemen kantor.Mengambil semacam ini tentu saja merupakan ide yang baik bahkan jika itu tidak sepenuhnya diperlukan, karena dapat membantu aplikasi menonjol dan dapat memberikan perekrutan baru ketika datang ke pengalaman.

Keadaan Khusus: Sekretaris Resmi dan Pemerintah

Istilah "sekretaris" mungkin tidak selalu melekat pada administrator kantor.Dalam beberapa kasus, terutama yang melibatkan pejabat tinggi pemerintah, penunjukan tersebut dapat digunakan dalam kapasitas kehormatan untuk menunjukkan pengelolaan sektor urusan yang luas.Pejabat yang mengepalai departemen atau mengawasi divisi pemerintah utama dapat menggunakan gelar kesekretariatan, tetapi pekerjaan mereka tidak boleh bingung dengan peran manajemen kantor yang lebih umum.