Mit csinál egy titkár?

A titkárok a munkahelyüktől függően számos feladatot kaphatnak, de általában az irodák zökkenőmentes működéséért felelősek az adminisztratív és alacsony szintű vezetési feladatok keverékének elvégzésével.Ezek a szakemberek általában válaszolnak a telefonokra és az e-mail levelezésre, és kezelik a bejelentési rendszereket;Rendelkezhetnek levélben is, rendezhetnek találkozókat és koordinálhatják az irodák közötti kommunikációt.A legtöbb esetben a munkát „belépési szintnek” tekintik, ami azt jelenti, hogy a sikerhez nincs szükség speciális készségekre vagy oktatási képesítésekre.Ugyanígy, általában van hely az előrelépéshez.A sok potenciállal vagy tapasztalattal rendelkező emberek gyakran a magasabb és magasabb fizetéssel rendelkező egyre inkább tekintélyes munkahelyek futtatásában találhatók.

Az adminisztratív asszisztens, a tisztviselő és a személyes asszisztens munkák általában szerepelnek ebben az esernyőben.Mindezek a pozíciók adminisztratívak, és általában a papírmunkára és az elektronikus dokumentumkezelésre összpontosítanak.Az egyetlen kivétel a kormányzati szint vagy más hivatalos „titkárok”, például a védelmi miniszter vagy a kincstár titkára.Noha ezek a címek tisztán alacsony szintű funkciót sugallhatnak, ezekben a szerepekben a tisztviselők általában meglehetősen magas rangúak, és általában kevés vagy egyáltalán nem végeznek közigazgatási vagy irodai munkát.

PRODIKAI KIKÁZAT

Az irodai menedzsment az egyik legfontosabb titkársági feladat.Ez a munka kategóriája kissé széles lehet, de szinte mindig adminisztratív és papi feladatokat foglal magában.A titkárok általában kezelik az irodai papírmunkát, amely magában foglalja a levelek küldését és fogadását, az iratrendszerek létrehozását és megszervezését, valamint a levelezés kezelését.A legtöbb beállításban elengedhetetlen a számítógépes és a szövegszerkesztő képességek.

A telefonhívások megválaszolása szintén a munka fontos része a legtöbb helyen.A titkárok gyakran az első emberek, akikkel az ügyfelek és az ügyfelek beszélnek, amikor egy vállalkozást telefonálnak.Mint ilyen, általában jó modorra és udvarias viselkedésre van szükség.A szakembereknek általában nagyon sok tapintatot kell mutatniuk az üzenetek átvételekor, a hívók tartásának elhelyezésekor vagy az alapvető kérdések megválaszolásakor.

Ütemezés és naptárgyakorlás

Sok körülmények között az adminisztratív személyzet felel az irodai naptárak, valamint az egyes munkavállalói naptárak kezeléséért.Gyakran felelősek az ülések és a találkozók ütemezéséért, valamint a konfliktusok és a kettős könyvek figyeléséért.Ez a feladat különösen olyan helyeken, mint például az orvosi gyakorlatok, ahol a betegek folyamatosan kérnek kinevezéseket, de bárhol előfordulhatnak, hogy a magasabb szintű alkalmazottak „keresnek”.Még akkor is, ha csak egy ebéd értekezlet ütemezésének vagy vacsorafoglalásának a kérdése is, a titkárok általában az első emberek vezetõi és vezetõi segítséget nyújtanak.

Menedzsment feladatok

Az irodai készségek mellett az adminisztratív személyzetnek az idő és az emberek vezetõinek kell lennie.Meg kell várniuk az irodai személyzet igényeit, gyorsan meg kell oldaniuk a belső problémákat, és hatékonyan kell dolgozniuk a különböző emberek összehangolására és összehozására.A kiváló emberek készségei nagyon fontosak, különösen a vezetők és más fontos alkalmazottak kezelése szempontjából.A munka nagy része lehet „a színfalak mögött”, a titkárok, akik előrejelzik feletteseik igényeit és követeléseit, mielőtt a kéréseket még meg is teszik.Az irodai pecking megrendelés alja közelében.Általában mind a középszintre, mind a felső vezetésre válaszolnak, és általában mindenkinek egyenlőnek kell segíteniük.A nagyvállalatoknak és az irodáknak gyakran teljes titkársági medencéi vannak, ebben az esetben valami árnyaltabb hierarchia merül fel.Ezekben a beállításokban egyes munkavállalók olyan mentális feladatokkal, mint például a telefonhívások benyújtása és megválaszolása, megbízhatják, míg mások az ütemterveket kezelhetik, és a magas szintű kapcsolatot léphetnek kapcsolatbaER-rangú személyzet.Ezekben az irodákban az előrelépés általában az időtől és a tapasztalattól függ.

A titkár által megszerzett legrangosabb munka egy része a személyes segítségnyújtás területén található.Számos magas rangú vezetõ és vállalati vezetõ elkötelezett adminisztrátorokkal rendelkezik, akiknek egész munkája az egyik vezető ütemtervének gondozására és kezelésére szolgál.Az ilyen típusú titkárnak általában hosszú órákat kell dolgoznia, és néha kiszámíthatatlan követelményekkel és kérésekkel kell foglalkoznia, de gyakran a szakma legjobban fizetett és legelismertebbek közé tartozik.

Képzési és iskolai követelmények

Különböző munkáltatók eltérő követelményekkel rendelkeznek a titkárok képzésének módjára.Bizonyos esetekben a középiskolai diploma vagy azzal egyenértékű, amire szükség van, míg másokban a tényleges titkársági tanúsításokat vagy fokokat részesítik előnyben.A közösségi főiskolák és a szakiskolák gyakran olyan programokat kínálnak, ahol az érdeklődő hallgatók megtanulhatják a szövegszerkesztés és az iroda menedzsmentjét.Ez a fajta út gyakran jó ötlet, még akkor is, ha nem szigorúan szükség van, mivel ez segíthet egy alkalmazás kiemelkedésében, és új bérlőknek adhatja a lábát, amikor a tapasztalatról van szó.

Különleges körülmények: Hivatalos és kormánytitkárok

A „titkár” kifejezés nem mindig kapcsolódik az irodai tisztviselőhöz.Bizonyos esetekben, különösen a magas rangú kormányzati tisztviselők bevonásával, a megnevezést megtiszteltetésben lehet felhasználni a széles ügyek szektorának kezelésére.Az osztályokat vezetõ tisztviselõk, vagy felügyelik a nagy kormányzati osztályokat, titkársági címeket használhatnak, de munkájukat nem szabad összetéveszteni a gyakori irodavezetési szerepekkel.