Ano ang ginagawa ng isang Kalihim?

Ang mga kalihim ay maaaring magkaroon ng isang hanay ng mga tungkulin depende sa kanilang lugar ng trabaho, ngunit sa pangkalahatan sila ay namamahala sa pagpapanatili ng mga tanggapan na tumatakbo nang maayos sa pamamagitan ng pagsasagawa ng isang halo ng mga gawain sa pamamahala at mababang antas.Ang mga propesyonal na ito ay karaniwang sumasagot sa mga telepono at pagsusulat ng e-mail at pamahalaan ang mga sistema ng pag-file;Maaari rin nilang pag-uri-uriin ang mail, ayusin ang mga pagpupulong, at mag-coordinate ng mga komunikasyon sa inter-office.Sa karamihan ng mga kaso, ang gawain ay itinuturing na "antas ng pagpasok," na nangangahulugang walang mga espesyal na kasanayan o kwalipikasyong pang -edukasyon na kinakailangan para sa tagumpay.Pareho lang, karaniwang may silid para sa pagsulong.Ang mga taong may maraming potensyal o karanasan ay madalas na nakakahanap ng kanilang sarili sa pagtakbo para sa lalong prestihiyosong mga trabaho na may mas mataas at mas mataas na suweldo.

Ang katulong na administratibo, klerk, at mga personal na katulong na trabaho ay karaniwang kasama sa payong ito.Ang lahat ng mga posisyon na ito ay administratibo at lahat ay karaniwang sentro sa pamamahala ng papel at elektronikong pamamahala ng dokumento.Ang isa lamang sa mga pagbubukod ay ang antas ng gobyerno o iba pang opisyal na "mga kalihim," tulad ng Kalihim ng Depensa o Kalihim ng Treasury.Kahit na ang mga pamagat na ito ay maaaring magmungkahi ng isang puro mababang antas ng pag-andar, ang mga opisyal sa mga tungkulin na ito ay karaniwang medyo mataas na pagraranggo at karaniwang hindi gaanong ginagawa sa walang administratibo o clerical na gawain mismo.

Ang mga kasanayan sa clerical

Ang pamamahala ng opisina ay isa sa pinakamahalagang gawain sa sekretarya.Ang kategoryang ito ng trabaho ay maaaring medyo malawak, ngunit halos palaging nagsasangkot ng mga tungkulin sa administratibo at clerical.Karaniwang pinamamahalaan ng mga kalihim ang mga papeles sa opisina, na kasama ang pagpapadala at pagtanggap ng mail, paglikha at pag -aayos ng mga sistema ng pag -file, at pamamahala ng sulat.Sa karamihan ng mga setting, ang mga kasanayan sa pagproseso ng computer at salita ay mahalaga.

Ang pagsagot sa mga tawag sa telepono ay isang mahalagang bahagi din ng trabaho sa karamihan ng mga lugar.Ang mga kalihim ay madalas na ang mga unang kliyente ng tao at mga customer ay makikipag -usap kapag tumawag sa isang negosyo.Tulad nito, ang mabuting asal at isang magalang na pag -uugali ay karaniwang kinakailangan.Ang mga propesyonal ay dapat na karaniwang magpakita ng isang mahusay na taktika kapag kumukuha ng mga mensahe, inilalagay ang mga tumatawag, o pagsagot sa mga pangunahing katanungan.

Pag -iskedyul at kalendaryo

Sa maraming mga setting, ang mga tauhan ng administratibo ay namamahala sa pamamahala ng mga kalendaryo ng opisina pati na rin ang mga indibidwal na kalendaryo ng empleyado.Madalas silang may pananagutan sa pag-iskedyul ng mga pagpupulong at mga tipanan at panonood ng mga salungatan at dobleng bookings.Ang gawaing ito ay partikular na binibigkas sa mga lugar tulad ng mga medikal na kasanayan kung saan ang mga pasyente ay patuloy na tumatawag para sa mga appointment, ngunit maaaring mangyari kahit saan ang mga empleyado na mas mataas na antas ay "hinihiling."Kahit na ito ay isang bagay lamang sa pag -iskedyul ng isang pulong sa tanghalian o pag -aayos ng mga reserbasyon sa hapunan, ang mga kalihim ay karaniwang ilan sa mga unang executive ng tao at mga tagapamahala ay humingi ng tulong.

Mga Tungkulin sa Pamamahala

Bilang karagdagan sa pagkakaroon ng mga kasanayan sa clerical, ang mga kawani ng administratibo ay dapat na mga tagapamahala ng oras at tao.Dapat nilang asahan ang mga pangangailangan ng mga tauhan ng opisina, malutas ang mga panloob na problema, at mahusay na magtrabaho upang mag -coordinate at magsama ng iba't ibang mga tao.Ang mga mahusay na kasanayan sa mga tao ay talagang mahalaga, lalo na pagdating sa pamamahala ng mga executive at iba pang mahahalagang miyembro ng kawani.Ang isang pulutong ng trabaho ay maaaring "sa likod ng mga eksena" kasama ang mga kalihim na inaasahan ang kanilang mga pangangailangan at hinihingi ng mga superyor bago pa man gawin ang mga kahilingan.Malapit sa ilalim ng order ng opisina.Karaniwan silang sumasagot sa parehong kalagitnaan ng antas at pamamahala ng senior, at dapat silang karaniwang tulungan ang lahat nang pantay.Ang mga malalaking negosyo at tanggapan ay madalas na may buong sekretarya ng pool, gayunpaman, kung saan ang isang bagay na isang mas nakakainis na hierarchy ay lumitaw.Sa mga setting na ito, ang ilang mga manggagawa ay maaaring tungkulin sa mga trabaho sa menial tulad ng pag -file at pagsagot sa mga tawag sa telepono, habang ang iba ay maaaring pamahalaan ang mga iskedyul at makipag -ugnay sa mataaskawani ng ranggo ng ER.Ang pagsulong sa mga tanggapan na ito ay karaniwang nakasalalay sa oras at karanasan.

Ang ilan sa mga pinaka -prestihiyosong gawain na maaaring makuha ng isang sekretarya ay nasa kaharian ng personal na tulong.Maraming mga senior executive at pinuno ng korporasyon ang nakatuon sa mga administrador na ang buong buhay sa trabaho ay nakatuon sa pangangalaga at pamamahala ng iskedyul ng isang pinuno.Ang ganitong uri ng sekretarya ay dapat na karaniwang gumana ng mahabang oras at makitungo kung minsan ay hindi mahuhulaan na mga kahilingan at kahilingan, ngunit madalas na kabilang sa pinakamahusay na bayad at pinaka iginagalang ng propesyon.

Mga kinakailangan sa pagsasanay at pag -aaral

Ang iba't ibang mga employer ay may iba't ibang mga kinakailangan para sa kung paano pinag -aralan ang kanilang mga sekretaryo.Sa ilang mga kaso, ang isang diploma sa high school o katumbas ay ang lahat na kinakailangan, habang sa iba pa, ang aktwal na mga sertipikasyon ng sekretarya o degree ay ginustong.Ang mga kolehiyo ng komunidad at mga paaralan ng bokasyonal ay madalas na nag -aalok ng mga programa kung saan maaaring malaman ng mga interesadong mag -aaral ang ins at out ng pagproseso ng salita at pamamahala ng opisina.Ang pagkuha ng ganitong uri ng kurso ay madalas na isang magandang ideya kahit na hindi ito mahigpit na kinakailangan, dahil makakatulong ito sa isang application na tumayo at maaaring magbigay ng mga bagong hires ng isang binti pagdating sa karanasan.

Mga Espesyal na Pangyayari: Opisyal at Pamahalaan ng Pamahalaan

Ang salitang "Kalihim" ay maaaring hindi palaging ilakip sa isang tagapangasiwa ng tanggapan.Sa ilang mga kaso, lalo na ang mga kinasasangkutan ng mataas na ranggo ng mga opisyal ng gobyerno, ang pagtatalaga ay maaaring magamit sa isang honorary na kapasidad upang ipahiwatig ang pamamahala ng isang malawak na sektor ng mga gawain.Ang mga opisyal na namuno sa mga kagawaran o nangangasiwa ng mga pangunahing dibisyon ng gobyerno ay maaaring gumamit ng mga pamagat ng sekretarya, ngunit ang kanilang mga trabaho ay hindi dapat malito sa mas karaniwang mga tungkulin sa pamamahala ng opisina.