Τι κάνει ένας διαχειριστής εξόδων;

Ένας διαχειριστής εξόδων επαληθεύει τις αναφορές εξόδων μιας επιχείρησης, πραγματοποιώντας πληρωμές σε κατάλληλα άτομα ή εταιρείες κατά την επαλήθευση και χειρισμό οποιασδήποτε κατάχρησης κεφαλαίων.Εξασφαλίζει ότι όλοι οι λογαριασμοί είναι απαραίτητοι και ακριβείς, γεγονός που εμποδίζει τις υπερβολικές ή μη εξουσιοδοτημένες δαπάνες και την απώλεια εσόδων.Είναι επίσης ευθύνη του να διατηρεί λεπτομερή αρχεία, τόσο ηλεκτρονικά όσο και μη ηλεκτρονικά, αποδείξεις και πληρωμές.

Κάθε εταιρεία έχει συγκεκριμένες πολιτικές και έντυπα που απαιτούνται για την πραγματοποίηση πληρωμών και επιστροφών.Καθώς οι νέοι υπάλληλοι ή οι πάροχοι υπηρεσιών δεν γνωρίζουν πάντα αυτές τις πολιτικές και έντυπα, ο διαχειριστής εξόδων εξηγεί ή τους παρέχει.Απαντάει επίσης σε οποιεσδήποτε έρευνες σχετικά με τις πολιτικές και τις μορφές, όπως είναι απαραίτητο, όπως το κατά πόσον ένα συγκεκριμένο κόστος πληροί τις προϋποθέσεις για επιστροφή της εταιρείας.

Για φορολογικούς και νομικούς λόγους, οι διαχειριστές εξόδων συλλέγουν τιμολόγια και αποδείξεις, χρησιμοποιώντας την τεκμηρίωση για να διασφαλιστεί ότι το ποσό που πρέπει να καταβληθεί είναι δικαιολογημένο και ακριβές.Η διοίκηση εξόδων συνδέεται στενά με την επεξεργασία μισθοδοσίας και συχνά γίνεται από το ίδιο πρόσωπο, τόσοι πολλοί διαχειριστές επαληθεύουν τις κάρτες χρόνου.Συγκεντρώνουν επίσης και άλλα δεδομένα που απαιτούνται για την κατάλληλη πληρωμή, όπως οι αριθμοί δρομολόγησης ή οι διευθύνσεις τραπεζών.

Μόλις ο διαχειριστής εξόδων έχει επαληθεύσει ένα δαπάνη είναι νόμιμη, πρέπει να διατηρήσει την καταγραφή των εξόδων.Συχνά αυτό σημαίνει να φτιάχνετε αντίγραφα και να τα τοποθετήσετε σε ένα αρχείο της εταιρείας, αλλά περιλαμβάνει επίσης την εισαγωγή των δαπανών σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα και την κωδικοποίηση κάθε δαπάνης για να εξασφαλιστεί η κατάλληλη κατανομή του προϋπολογισμού και η φορολογική μεταχείριση.συμβαίνουν.Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος μπορεί να συμπληρώσει μια αναφορά δαπανών ακατάλληλα ή ο διαχειριστής ενδέχεται να επιτρέψει κατά λάθος μια πληρωμή σε λάθος λογαριασμό.Όταν συμβούν αυτά τα λάθη, ο διαχειριστής πρέπει να εντοπίσει την πηγή ή τον λόγο για το σφάλμα, να ειδοποιήσει εκείνους που επηρεάζονται και να λάβουν μέτρα για να διορθώσουν το πρόβλημα.

Η εταιρεία ιδανικού είναι ότι όλοι οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν τα κεφάλαια και τα ακίνητα με σεβασμό, αλλά στην πραγματικότητα, μερικοίΟι εργαζόμενοι προσπαθούν να αποκτήσουν μια επιχείρηση για να καλύψουν τα έξοδα που δεν είναι η ευθύνη της εταιρείας ή είναι υψηλότερες από τις απαραίτητες.Όταν ένας διαχειριστής διαπιστώνει ότι κάποιος έχει κάνει αυτό, αναλαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας, όπως η έκδοση προφορικής προειδοποίησης ή υποβολής αποδεικτικών στοιχείων για κατάχρηση σε ανώτερους αξιωματούχους.Αυτό δεν κάνει πάντα τον διαχειριστή δημοφιλή στους υπαλλήλους, αλλά είναι κρίσιμο για τον διαχειριστή να επιβάλλει τις πολιτικές της εταιρείας, εάν η διοίκηση πρόκειται να διατηρήσει μια αύρα εξουσίας.

Μερικές φορές όταν ένας διαχειριστής δαπανών παίρνει μια νέα θέση ή όπως αλλάζουν οι συνθήκες της εταιρείας, βλέπει τρόπους με τους οποίους το σημερινό σύστημα διαχείρισης κεφαλαίων της εταιρείας δεν είναι τόσο αποτελεσματικό όσο θα μπορούσε να είναι.Ως τύπος διαχειριστή, ο διαχειριστής υποτίθεται ότι εντοπίζει περιοχές που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν τη βελτίωση και την καταιγίδα για τρόπους αλλαγής της στρατηγικής ή των εργαλείων εξόδων.Οι εταιρείες ενδέχεται να ζητήσουν από αυτόν να υποβάλει επίσημες προτάσεις για τυχόν τροποποιήσεις και να παρουσιάσει τις ιδέες του στους μετόχους ή τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου.

Σε ορισμένες εταιρείες, τα ασφαλιστικά ζητήματα βρίσκονται εντός της αρμοδιότητας του διαχειριστή εξόδων.Για παράδειγμα, ενδέχεται να χρειαστεί να κανονίσουν πληρωμές για ασφάλιση σε οχήματα της εταιρείας, καθώς οι πάροχοι ασφαλιστικών εταιρειών πρέπει να πληρώνονται για υπηρεσίες παρόμοιες με οποιονδήποτε άλλο πωλητή.Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο διαχειριστής συνδέεται με τις ασφαλιστικές εταιρείες και από τρίτους.