Quản trị viên chi phí làm gì?

Một quản trị viên chi phí xác minh các báo cáo chi phí của một doanh nghiệp, thực hiện thanh toán cho các cá nhân hoặc công ty phù hợp khi xác minh và xử lý mọi lạm dụng tiền.Ông đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn là cần thiết và chính xác, điều này ngăn chặn việc mất chi tiêu và mất doanh thu trái phép hoặc trái phép.Ông cũng có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chi tiết, cả điện tử và không điện tử, về biên lai và thanh toán. Mỗi công ty có các chính sách và hình thức cụ thể cần thiết để thực hiện thanh toán và bồi hoàn.Vì nhân viên mới hoặc nhà cung cấp dịch vụ không phải lúc nào cũng biết các chính sách và hình thức này, quản trị viên chi phí giải thích hoặc cung cấp cho họ.Ông cũng trả lời bất kỳ câu hỏi nào về các chính sách và hình thức khi cần thiết, chẳng hạn như liệu một chi phí cụ thể có đủ điều kiện để hoàn trả công ty hay không.Vì lý do thuế và pháp lý, quản trị viên chi phí thu thập hóa đơn và biên lai, sử dụng tài liệu để đảm bảo rằng số tiền phải trả là hợp lý và chính xác.Quản trị chi phí được liên kết chặt chẽ với xử lý bảng lương và thường được thực hiện bởi cùng một người, vì vậy nhiều quản trị viên xác minh thẻ thời gian.Họ cũng thu thập dữ liệu khác cần thiết để thanh toán phù hợp như số định tuyến hoặc địa chỉ ngân hàng. Một khi quản trị viên chi phí đã xác minh chi phí là hợp pháp, anh ta phải lưu giữ hồ sơ chi phí.Thông thường, điều này có nghĩa là tạo các bản sao và đưa chúng vào một tệp công ty, nhưng nó cũng liên quan đến việc nhập chi phí vào hệ thống máy tính và mã hóa mọi chi phí để đảm bảo phân bổ ngân sách và xử lý thuế phù hợp.xảy ra.Chẳng hạn, một nhân viên có thể điền vào báo cáo chi phí không đúng cách hoặc quản trị viên có thể vô tình ủy quyền thanh toán vào tài khoản sai.Khi những sai lầm này xảy ra, quản trị viên phải xác định vị trí hoặc lý do cho lỗi, thông báo cho những người bị ảnh hưởng và thực hiện các bước để khắc phục vấn đề.Nhân viên cố gắng để có được một doanh nghiệp để trang trải các chi phí không phải là trách nhiệm của công ty, hoặc cao hơn mức cần thiết.Khi một quản trị viên nhận thấy rằng ai đó đã làm điều này, anh ta có hành động thích hợp theo chính sách của công ty, chẳng hạn như đưa ra cảnh báo bằng lời nói hoặc gửi bằng chứng về việc lạm dụng cho các quan chức cấp cao hơn.Điều này không phải lúc nào cũng khiến quản trị viên trở nên phổ biến trong nhân viên, nhưng điều quan trọng đối với quản trị viên là điều quan trọng là thực thi các chính sách của công ty nếu quản lý là giữ được hào quang của chính quyền.Nhìn thấy những cách mà hệ thống quản trị của công ty hiện tại không hiệu quả như nó có thể.Là một loại người quản lý, quản trị viên được cho là xác định các lĩnh vực có thể sử dụng cải tiến và động não về các cách để thay đổi chiến lược hoặc công cụ chi phí.Các công ty có thể yêu cầu anh ta gửi các đề xuất chính thức cho bất kỳ sửa đổi nào và trình bày ý tưởng của mình cho các cổ đông hoặc thành viên hội đồng quản trị.Tại một số công ty, các vấn đề bảo hiểm cũng nằm trong các quản trị viên chi phí.Ví dụ, họ có thể phải sắp xếp các khoản thanh toán cho bảo hiểm trên xe công ty, vì các nhà cung cấp bảo hiểm phải được thanh toán cho các dịch vụ tương tự như bất kỳ nhà cung cấp nào khác.Trong những trường hợp này, quản trị viên liên lạc với các công ty bảo hiểm và bất kỳ bên thứ ba nào.