Apa yang dilakukan administrator pengeluaran?

Administrator pengeluaran memverifikasi laporan pengeluaran suatu bisnis, melakukan pembayaran kepada individu atau perusahaan yang tepat setelah verifikasi dan menangani penyalahgunaan dana.Dia memastikan bahwa semua tagihan diperlukan dan akurat, yang mencegah pengeluaran yang selangit atau tidak sah dan kehilangan pendapatan.Juga merupakan tanggung jawabnya untuk menyimpan catatan terperinci, baik elektronik maupun non-elektronik, dari penerimaan dan pembayaran.

Setiap perusahaan memiliki kebijakan dan formulir khusus yang diperlukan untuk melakukan pembayaran dan penggantian.Karena karyawan atau penyedia layanan baru tidak selalu mengetahui kebijakan dan formulir ini, administrator biaya menjelaskan atau menyediakannya.Dia juga menjawab pertanyaan apa pun tentang kebijakan dan bentuk yang diperlukan, seperti apakah pengeluaran tertentu memenuhi syarat untuk penggantian perusahaan.

Untuk alasan pajak dan hukum, administrator pengeluaran mengumpulkan faktur dan tanda terima, menggunakan dokumentasi untuk memastikan bahwa jumlah yang harus dibayar dibenarkan dan akurat.Administrasi pengeluaran terkait erat dengan pemrosesan penggajian dan sering dilakukan oleh orang yang sama, begitu banyak administrator memverifikasi kartu waktu.Mereka juga mengumpulkan data lain yang diperlukan untuk pembayaran yang tepat seperti nomor perutean bank atau alamat.

Setelah administrator biaya memverifikasi biaya adalah sah, ia harus mencatat biaya.Seringkali ini berarti membuat salinan dan menempatkannya dalam file perusahaan, tetapi juga melibatkan memasukkan pengeluaran dalam sistem terkomputerisasi dan mengkode setiap biaya untuk memastikan alokasi anggaran yang tepat dan perawatan pajak.

Manajemen biaya adalah proses yang kompleks, dan kesalahan dapat dan dapat dan kesalahan dapat dan kesalahanterjadi.Misalnya, seorang karyawan dapat mengisi laporan pengeluaran yang tidak tepat, atau administrator mungkin secara tidak sengaja mengesahkan pembayaran ke akun yang salah.Ketika kesalahan ini terjadi, administrator harus menemukan sumber atau alasan kesalahan, memberi tahu mereka yang terkena dampak dan mengambil langkah -langkah untuk memperbaiki masalah.

Ideal perusahaan adalah bahwa semua karyawan memperlakukan dana dan properti perusahaan dengan hormat, tetapi pada kenyataannya, beberapaKaryawan mencoba mendapatkan bisnis untuk menutupi biaya yang bukan tanggung jawab perusahaan, atau lebih tinggi dari yang diperlukan.Ketika seorang administrator menemukan bahwa seseorang telah melakukan ini, ia mengambil tindakan yang tepat sesuai dengan kebijakan perusahaan, seperti mengeluarkan peringatan verbal atau menyerahkan bukti pelecehan kepada pejabat yang lebih tinggi.Ini tidak selalu membuat administrator populer di kalangan karyawan, tetapi sangat penting bagi administrator untuk menegakkan kebijakan perusahaan jika manajemen ingin mempertahankan aura otoritas.

Terkadang ketika administrator biaya mengambil posisi baru, atau ketika keadaan perusahaan berubah, diamelihat cara -cara di mana sistem dana administrasi saat ini tidak seefisien mungkin.Sebagai jenis manajer, administrator seharusnya mengidentifikasi area yang dapat menggunakan perbaikan dan bertukar pikiran tentang cara mengubah strategi atau alat pengeluaran.Perusahaan mungkin meminta dia untuk mengajukan proposal formal untuk modifikasi apa pun dan menyajikan ide -idenya kepada pemegang saham atau anggota dewan.

Di beberapa perusahaan, masalah asuransi berada dalam bidang pengeluaran administrator, juga.Misalnya, mereka mungkin harus mengatur pembayaran untuk asuransi pada kendaraan perusahaan, karena penyedia asuransi harus dibayar untuk layanan yang serupa dengan vendor lainnya.Dalam kasus ini, administrator berhubungan dengan perusahaan asuransi dan pihak ketiga mana pun.