Ano ang ginagawa ng isang tagapangasiwa ng gastos?

Ang isang tagapangasiwa ng gastos ay nagpapatunay sa mga ulat ng gastos ng isang negosyo, paggawa ng mga pagbabayad sa mga naaangkop na indibidwal o kumpanya sa pag -verify at paghawak ng anumang pang -aabuso sa mga pondo.Tinitiyak niya na ang lahat ng mga panukalang batas ay kinakailangan at tumpak, na pumipigil sa labis o hindi awtorisadong paggastos at pagkawala ng kita.Responsibilidad din na panatilihin ang detalyadong mga tala, parehong elektronik at hindi electronic, ng mga resibo at pagbabayad.

Ang bawat kumpanya ay may mga tiyak na patakaran at form na kinakailangan para sa paggawa ng mga pagbabayad at pagbabayad.Tulad ng mga bagong empleyado o service provider ay hindi palaging alam ang mga patakarang ito at porma, ipinapaliwanag o binibigyan sila ng expense administrator.Sinasagot din niya ang anumang mga katanungan tungkol sa mga patakaran at form kung kinakailangan, tulad ng kung ang isang partikular na gastos ay kwalipikado para sa pagbabayad ng kumpanya.

Para sa mga kadahilanan sa buwis at ligal, ang mga administrador ng gastos ay nangongolekta ng mga invoice at resibo, gamit ang dokumentasyon upang matiyak na ang halaga na babayaran ay makatwiran at tumpak.Ang pamamahala ng gastos ay malapit na naka -link sa pagproseso ng payroll at madalas na ginagawa ng parehong tao, napakaraming mga administrador ang nagpapatunay sa mga kard ng oras.Nagtitipon din sila ng iba pang data na kinakailangan para sa wastong pagbabayad tulad ng mga numero ng ruta ng bangko o mga address.

Kapag na -verify ng gastos ng tagapangasiwa ang isang gastos ay lehitimo, dapat niyang panatilihin ang isang talaan ng gastos.Kadalasan nangangahulugan ito ng paggawa ng mga kopya at paglalagay ng mga ito sa isang file ng kumpanya, ngunit nagsasangkot din ito sa pagpasok ng mga gastos sa isang computerized system at pag -cod ng bawat gastos upang matiyak ang wastong paglalaan ng badyet at paggamot sa buwis.maganap.Halimbawa, ang isang empleyado ay maaaring punan ang isang ulat ng gastos nang hindi wasto, o hindi sinasadyang pahintulutan ng administrator ang isang pagbabayad sa maling account.Kapag nangyari ang mga pagkakamaling ito, dapat hanapin ng tagapangasiwa ang mapagkukunan o dahilan para sa pagkakamali, ipagbigay -alam sa mga apektado at gumawa ng mga hakbang upang malunasan ang problema.Sinusubukan ng mga empleyado na makakuha ng isang negosyo upang masakop ang mga gastos na hindi responsibilidad ng mga kumpanya, o mas mataas kaysa sa kinakailangan.Kapag nalaman ng isang tagapangasiwa na may ginagawa ito, nagsasagawa siya ng naaangkop na aksyon ayon sa patakaran ng kumpanya, tulad ng paglabas ng isang pandiwang babala o pagsusumite ng katibayan ng pang -aabuso sa mas mataas na mga opisyal.Hindi ito palaging ginagawang tanyag sa tagapangasiwa sa mga empleyado, ngunit kritikal para sa tagapangasiwa na ipatupad ang mga patakaran ng kumpanya kung ang pamamahala ay upang mapanatili ang isang aura ng awtoridad.

Minsan kapag ang isang tagapangasiwa ng gastosNakikita ang mga paraan kung saan ang kasalukuyang sistema ng mga pondo ng kumpanya ng administrasyon ay hindi kasing ganda ng maaaring mangyari.Bilang isang uri ng manager, ang administrator ay dapat na kilalanin ang mga lugar na maaaring gumamit ng pagpapabuti at brainstorm tungkol sa mga paraan upang mabago ang diskarte sa gastos o tool.Maaaring hilingin sa kanya ng mga kumpanya na magsumite ng pormal na mga panukala para sa anumang mga pagbabago at ipakita ang kanyang mga ideya sa mga shareholders o mga miyembro ng board.

Sa ilang mga kumpanya, ang mga isyu sa seguro ay nasa loob ng purview ng mga administrador ng gastos.Halimbawa, maaaring kailanganin nilang ayusin ang mga pagbabayad para sa seguro sa mga sasakyan ng kumpanya, dahil ang mga nagbibigay ng seguro ay dapat bayaran para sa mga serbisyo na katulad ng anumang iba pang nagbebenta.Sa mga kasong ito, nakikipag -ugnayan ang administrator sa mga kompanya ng seguro at anumang mga ikatlong partido.