Τι είναι ο διοικητικός βοηθός;

Ένας διοικητικός βοηθός έχει πολλά από τα ίδια καθήκοντα με έναν γραμματέα, συμπεριλαμβανομένης της πληκτρολόγησης, της κατάθεσης, της απάντησης των τηλεφώνων και της λήψης σημειώσεων στις συναντήσεις.Επιπλέον, αυτός ή αυτή μπορεί επίσης να επιβλέπει την εφοδιαστική ενός γραφείου, να συνεργαστεί με τους επόπτες σε σημαντικά έργα και να επιβλέπει τους γραμματείς.Παρόλο που υπάρχει μικρή επίσημη εκπαίδευση που απαιτείται για να εργαστεί σε αυτή τη θέση, οι εκτελεστικοί βοηθοί ή όσοι εργάζονται σε εξειδικευμένους τομείς μπορεί να χρειαστούν πρόσθετη εκπαίδευση.

καθήκοντα

Τα καθήκοντα ενός διοικητικού βοηθού συχνά ξεπερνούν τα γραμματειακά καθήκοντα και περιλαμβάνουν τη διαχείριση των υλικοτεχνικών πράξεων για το γραφείο, όπως την παραγγελία προμηθειών, τη διαχείριση ταχυδρομείου και γραφειοκρατίας που εισέρχεται και εξέρχεται από την επιχείρηση και συντονίζει τα προγράμματα των λαών.Σε πολλές περιπτώσεις, είναι πηγή πληροφοριών με το κοινό, και ως εκ τούτου, μερικές φορές ενεργεί όπως αντιμετωπίζει η Companys.Ορισμένοι ανώτεροι βοηθοί εποπτεύουν επίσης τους κατώτερους βοηθούς ή τους γραμματείς, οπότε μπορεί να χρειαστεί να κάνουν περιοδικές εκθέσεις ή παρουσιάσεις.Πολλοί άνθρωποι σε αυτή τη θέση βοηθούν επίσης στην κατάρτιση νέου προσωπικού, ειδικά αν θα κάνουν καθήκοντα διαχειριστή.Ένας διοικητικός βοηθός χρειάζεται επίσης κάποιες πρακτικές γνώσεις, όπως πώς να συνεργαστείτε με μια ποικιλία εξοπλισμού γραφείου.Συχνά υπεύθυνη για τα προγράμματα πολλαπλών λαών και μπορεί να επιβλέπει την πρόοδο πολλών έργων ταυτόχρονα.Θα πρέπει επίσης να είναι καλοί με τους ανθρώπους, αφού η δουλειά απαιτεί πολλή αλληλεπίδραση με τους ανθρώπους στο γραφείο καθώς και με τους πελάτες.Η ικανότητα να κάνετε κλήσεις κρίσης και να εργάζεστε ανεξάρτητα είναι ένα σημαντικό μέρος της εργασίας, καθώς ο διοικητικός βοηθός είναι ο άνθρωπος που πιθανόν να γνωρίζει ποια έγγραφα είναι σημαντικά και τα οποία μπορούν να απορριφθούν, ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αντιμετωπιστούν στο γραφείοΕπίπεδο και που πρέπει να προωθηθούν στην ανώτερη διοίκηση και πώς να επεξεργαστείτε την αλυσίδα εντολών για να κάνετε τα πράγματα.Πάνω από όλα αυτά, οι διοικητικοί βοηθοί πρέπει να είναι αρθρωτές, καλοί στο γράψιμο και καλό με την τεχνολογία, καθώς συχνά απαιτούνται για να απαντήσουν στο ταχυδρομείο, να διορθώσουν τα έγγραφα και να εργαστούν με βάσεις δεδομένων.Τμήμα σε έναν οργανισμό, όπως ανθρώπινο δυναμικό ή πληροφορική, αν και αυτό είναι πιο συνηθισμένο σε μεγαλύτερους οργανισμούς.Οι εκτελεστικοί διοικητικοί βοηθοί εργάζονται μόνο με την ανώτερη διοίκηση σε μια εταιρεία.Μπορεί να είναι υπεύθυνοι για μια ομάδα ανθρώπων, ή μπορεί να συνεργαστούν μόνο με ένα.Και στις δύο περιπτώσεις, ο βοηθός είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο της πρόσβασης στα στελέχη, την πραγματοποίηση ρυθμίσεων ταξιδιών και των συνεδρίων και την αλληλεπίδραση με τους πωλητές, τα στελέχη από άλλες εταιρείες και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, εκτός από τα τακτικά διοικητικά καθήκοντα.Σε γενικές γραμμές, όσο υψηλότερη είναι η εκτελεστική εξουσία, τόσο περισσότερες δεξιότητες και να βιώσουν τις ανάγκες των βοηθών.Εκτός από τα κανονικά καθήκοντα που σχετίζονται με αυτή τη θέση, εκτελεί επίσης εργασίες που σχετίζονται ειδικά με αυτόν τον τομέα.Για παράδειγμα, ένας νομικός βοηθός μπορεί επίσης να διερευνήσει νομικά προηγούμενα και να βοηθήσει στην προετοιμασία ενημερώσεων, ενώ ένας ιατρός βοηθός συνήθως πρέπει να γνωρίζει για την ασφάλιση χρέωσης ή τις εργαστηριακές διαδικασίες.Μερικοί άνθρωποι κάνουν αυτή τη δουλειά από το σπίτι μέσω τηλεφώνου και διαδικτύου, οπότε ονομάζονται εικονικοί διοικητικοί βοηθοί.

Εκπαίδευση

Σε πολλές περιπτώσεις, ένα άτομο μπορεί να αρχίσει να εργάζεται σε αυτή τη δουλειά με πτυχίο γυμνασίου και κάποια εκπαίδευση σε επιχειρηματικές και υπολογιστικές δεξιότητες.Για εξειδικευμένες θέσεις, όπως σε ιατρικό ή νομικό γραφείο, πρέπει να γνωρίζει το λεξιλόγιο συγκεκριμένο για τη θέση αυτή.Ένα πιστοποιητικό από πρόγραμμα κατάρτισης, πτυχίο συνεργάτη ή πιστοποίηση μέσω αναγνωρισμένου οργανισμού μπορεί να βοηθήσει όλοι όταν εγώΤο T έρχεται να προσληφθεί ή να προωθηθεί.