Apa itu asisten administrasi?

Asisten administrasi memiliki banyak tugas yang sama dengan sekretaris, termasuk mengetik, mengajukan, menjawab telepon dan membuat catatan pada pertemuan.Selain itu, ia juga dapat mengawasi logistik kantor, berkolaborasi dengan pengawas pada proyek -proyek penting dan mengawasi sekretaris.Meskipun ada sedikit pendidikan formal yang diperlukan untuk bekerja di posisi ini, asisten eksekutif atau mereka yang bekerja di bidang spesialis mungkin memerlukan pelatihan tambahan.

Tugas

Tugas asisten administrasi sering melampaui tugas kesekretariatan, dan termasuk menangani hal -hal logistik untuk kantor, seperti memesan persediaan, menangani surat dan dokumen yang masuk dan keluar dari bisnis, dan mengoordinasikan jadwal orang.Dalam banyak kasus, ia adalah sumber informasi dengan publik, dan dengan demikian, kadang -kadang bertindak seperti yang dihadapi oleh perusahaan.Beberapa asisten senior juga mengawasi asisten atau sekretaris junior, dalam hal ini mereka mungkin perlu membuat laporan kinerja atau presentasi berkala.Banyak orang dalam posisi ini juga membantu melatih staf baru, terutama jika mereka akan melakukan tugas administrasi.Seringkali bertanggung jawab atas beberapa jadwal orang, dan dapat mengawasi kemajuan beberapa proyek sekaligus.Mereka juga harus baik dengan orang -orang, karena pekerjaan itu membutuhkan banyak interaksi dengan orang -orang di kantor serta klien.Mampu membuat panggilan penilaian dan bekerja secara mandiri juga merupakan bagian penting dari pekerjaan itu, karena asisten administrasi adalah orang yang mungkin tahu dokumen mana yang penting dan mana yang dapat dibuang, email mana yang dapat ditangani di kantorlevel dan mana yang perlu diteruskan ke manajemen atas, dan bagaimana cara mengatasi rantai komando untuk menyelesaikan sesuatu.Selain itu, asisten administrasi harus diartikulasikan, pandai menulis, dan bagus dengan teknologi, karena mereka sering dibutuhkan untuk menjawab surat, mengoreksi dokumen, dan bekerja dengan basis data.

Spesialisasi

Asisten Administrasi dapat berspesialisasi dalam hal tertentuDepartemen dalam suatu organisasi, seperti sumber daya manusia atau TI, meskipun ini lebih umum di organisasi yang lebih besar.Asisten Administrasi Eksekutif hanya bekerja dengan manajemen atas di perusahaan.Mereka mungkin bertanggung jawab atas kumpulan orang, atau mungkin hanya bekerja dengan satu.Dalam kedua kasus tersebut, asisten bertanggung jawab untuk mengendalikan akses ke eksekutif, membuat pengaturan perjalanan dan konferensi, dan berinteraksi dengan vendor, eksekutif dari perusahaan lain, dan anggota dewan, di samping tugas administrasi reguler.Secara umum, semakin tinggi eksekutif, semakin banyak keterampilan dan mengalami kebutuhan asisten.

Selain itu, asisten administrasi dapat berspesialisasi dalam bidang tertentu, seperti kedokteran atau hukum.Selain tugas normal yang terkait dengan posisi ini, ia juga melakukan tugas yang secara khusus terkait dengan bidang itu.Misalnya, seorang asisten hukum juga dapat meneliti preseden hukum dan membantu menyiapkan briefing, sementara asisten medis biasanya perlu mengetahui tentang tagihan asuransi atau prosedur laboratorium.Beberapa orang juga melakukan pekerjaan ini dari rumah melalui telepon dan internet, dalam hal ini mereka disebut asisten administrasi virtual.

Pelatihan

Dalam banyak kasus, seseorang dapat mulai bekerja dalam pekerjaan ini dengan gelar sekolah menengah dan beberapa pelatihan dalam keterampilan bisnis dan komputer.Untuk posisi khusus, seperti di kantor medis atau hukum, ia harus mengetahui kosa kata khusus untuk posisi itu.Sertifikat dari program pelatihan, gelar associate, atau sertifikasi melalui organisasi yang diakui semuanya dapat membantu saat sayaT datang untuk dipekerjakan atau dipromosikan.