Mi az adminisztratív asszisztens?

Az adminisztratív asszisztensnek ugyanazok a feladatok vannak, mint a titkár, ideértve a gépelést, a bejelentést, a telefonok megválaszolását és a jegyzetek készítését.Ezen túlmenően felügyelheti egy iroda logisztikáját is, együttműködhet a fontos projektek felügyelőivel és a titkárokat felügyelheti.Noha kevés formális oktatás szükséges az ebben a pozícióban, az ügyvezető asszisztenseknek vagy a speciális területeken dolgozóknak további képzésre lehet szükségük.

Feladatok

Az adminisztratív asszisztens feladata gyakran messze túlmutat a titkársági feladatokon, és magában foglalja az iroda logisztikai dolgok kezelését, például kellékek megrendelését, a postai és az üzletből való kilépés, valamint az emberek ütemtervének koordinálását.Sok esetben információforrás a nyilvánossággal, és mint ilyen, néha úgy viselkedik, mint a társaságok.Egyes vezető asszisztensek junior asszisztenseket vagy titkárokat is felügyelnek, ebben az esetben esetleg időszakos teljesítményjelentéseket vagy előadásokat kell készíteniük.Sok ember ebben a helyzetben segít az új alkalmazottak képzésében, különösen, ha adminisztatív feladatokat végeznek.Az adminisztratív asszisztensnek is szüksége van néhány gyakorlati ismeretre, például arra, hogyan lehet dolgozni a különféle irodai berendezésekkel.Gyakran felelős a több népi ütemtervért, és egyszerre felügyelheti több projekt előrehaladását.Jóknak kell lenniük az emberekkel is, mivel a munka sok interakciót igényel az irodában és az ügyfelekkel.A munka fontos része is az, hogy megítéljék az ítélethívást és az önállóan dolgozzunk, mivel az adminisztratív asszisztens az a személy, aki valószínűleg tudja, mely dokumentumok fontosak és melyek eldobhatók, mely e-mailek kezelhetők az irodábanszintet és melyeket tovább kell továbbítani a felső vezetéshez, és hogyan kell kidolgozni a parancsláncot, hogy elvégezzék a dolgokat.Mindezek mellett az adminisztratív asszisztenseknek artikulálniuk kell, jó írást és jó technológiával kell rendelkezniük, mivel gyakran meg kell válaszolniuk a leveleket, a correfread dokumentumokat és az adatbázisokkal való együttműködést.Osztály egy szervezetben, mint például az emberi erőforrások vagy az, bár ez gyakoribb a nagyobb szervezetekben.Az ügyvezető adminisztratív asszisztensek csak a vállalat felső vezetésével működnek együtt.Lehet, hogy felelősek egy emberkészletért, vagy csak egyvel dolgozhatnak.Mindkét esetben az asszisztens felel a vezetőkhöz való hozzáférés ellenőrzéséért, az utazási és konferencia -megállapodások létrehozásáért, valamint a rendszeres adminisztratív feladatok mellett a szállítókkal, más társaságok vezetõivel és az igazgatósági tagokkal való kapcsolattartásért.Általánosságban elmondható, hogy minél magasabb a végrehajtó hatalom, annál több készség és megtapasztalja az asszisztens igényeit.Az ehhez a pozícióhoz kapcsolódó szokásos feladatokon kívül az adott területhez kapcsolódó feladatokat is elvégzi.Például egy jogi asszisztens kutathat jogi precedenseket és segíthet az eligazítások elkészítésében, míg az orvosi asszisztensnek általában tudnia kell a biztosítási számlázási vagy laboratóriumi eljárásokról.Vannak, akik telefonon és interneten keresztül is otthon végzik ezt a munkát, ebben az esetben virtuális adminisztratív asszisztenseknek hívják őket.

Képzés

Sok esetben egy személy középiskolai diplomával és üzleti és számítógépes ismeretekkel foglalkozó képzéssel kezdheti el dolgozni.A speciális pozíciókhoz, például orvosi vagy jogi hivatalban, ismernie kell az adott pozícióra jellemző szókincset.A képzési program, a társult diploma vagy az elismert szervezeten keresztüli tanúsítás igazolása mind segíthet, ha énT jön a bérbeadás vagy az előléptetés.