Πώς μπορώ να αναπτύξω ένα σχέδιο διαχείρισης κόστους;

Ένα σχέδιο διαχείρισης κόστους απαριθμεί τις λεπτομέρειες των αναμενόμενων δαπανών για ένα έργο.Οι εταιρείες μπορούν να προετοιμάσουν αυτά τα σχέδια για άλλους τομείς της εταιρείας τους, ανάλογα με το σκοπό της.Για να αναπτύξει ένα σχέδιο διαχείρισης κόστους, η ομάδα διαχείρισης της εταιρείας θα εντοπίσει δραστηριότητες που παράγουν κόστος, θα απαριθμήσουν τα υλικά που απαιτούνται για το έργο, θα αναπτύξουν ένα χρονοδιάγραμμα για το έργο και θα δηλώσουν τις μετρήσεις που χρησιμοποιούνται για τη μέτρηση του κόστους και τυχόν προκύπτουσες διακυμάνσεις.Άλλα στοιχεία ενδέχεται να βρίσκονται στο σχέδιο, ανάλογα με το μέγεθος και το πεδίο εφαρμογής του έργου.Σχετικά με τα έργα παραγωγής, τα έξοδα αυτά περιλαμβάνουν συνήθως τα υλικά και την εργασία που είναι απαραίτητα για την παραγωγή του καλού.Ωστόσο, τα έργα που βασίζονται σε υπηρεσίες θα έχουν διαφορετική εστίαση.Η εταιρεία πρέπει να εντοπίζει τομείς όπως η εξυπηρέτηση πελατών, η παράδοση, οι βοηθητικές υπηρεσίες ή άλλοι έμμεσοι τομείς που θα προσθέσουν κόστος στο έργο.Πολλά έργα που βασίζονται στο κόστος λαμβάνονται σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές κατά τη διάρκεια του έτους.Οι εταιρείες θα έχουν ένα όριο προϋπολογισμού για αυτά τα έργα και συνήθως θα δεχτούν ένα ή περισσότερα που πληρούν τους περιορισμούς κόστους που αναφέρονται στο σχέδιο διαχείρισης κόστους.Η εταιρεία μπορεί επίσης να προσαρμόσει το σχέδιο προκειμένου να ολοκληρωθεί περισσότερα έργα στο πλαίσιο του προϋπολογισμού.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την παρακολούθηση του κόστους των υλικών και της εργασίας που χρησιμοποιούνται στο έργο αναφέροντας το πραγματικό κόστος.Τα παρεπόμενα στοιχεία ενδέχεται να απαιτούν διαφορετικές τεχνικές μέτρησης.Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία αναμένει να χρησιμοποιήσει εργαζόμενους από ένα ξεχωριστό τμήμα στο νέο έργο, μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα ποσοστό για τον υπολογισμό του αντίστοιχου κόστους.Το σχέδιο διαχείρισης κόστους μπορεί να δηλώσει ότι το 25 % της εργασίας από το τμήμα πληροφορικής θα αντισταθεί στο νέο έργο.Το χρονοδιάγραμμα βοηθά στην αποφυγή υπερβάσεων του κόστους και διασφαλίζει ότι τα έργα παραμένουν κερδοφόρα.Σε ορισμένες βιομηχανίες, όπως η κατασκευή, τα χρονοδιαγράμματα είναι απαραίτητα για να πληρωθούν.Αυτή η διαδικασία βοηθά στην αντιστάθμιση των πρώιμων δαπανών που πραγματοποιήθηκαν στο σχέδιο διαχείρισης του έργου.

Οι μετρήσεις διακύμανσης είναι επίσης απαραίτητες για τον προσδιορισμό γιατί ένα σχέδιο διαχείρισης κόστους μπορεί να έχει υπέρβαση του κόστους.Οι εταιρείες μπορούν στη συνέχεια να συγκρίνουν το σχέδιο με τις πραγματικές δαπάνες και να καθορίσουν τον λόγο για τυχόν διαφορές μεταξύ των δύο.