Làm cách nào để phát triển một kế hoạch quản lý chi phí?

Một kế hoạch quản lý chi phí liệt kê các chi tiết về chi tiêu dự kiến cho một dự án.Các công ty cũng có thể chuẩn bị các kế hoạch này cho các lĩnh vực khác trong công ty của họ, tùy thuộc vào mục đích của nó.Để phát triển một kế hoạch quản lý chi phí, nhóm quản lý công ty sẽ xác định các hoạt động sản xuất chi phí, liệt kê các tài liệu cần thiết cho dự án, phát triển dòng thời gian cho dự án và nêu các số liệu được sử dụng để đo lường chi phí và bất kỳ phương sai nào.Các mặt hàng khác có thể nằm trong kế hoạch, tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án.

Xác định các hoạt động chi phí là cần thiết để đảm bảo công ty chi tiết tất cả các khu vực mà họ dự kiến sẽ phải chịu chi tiêu.Trong các dự án kiểu sản xuất, các chi phí này thường bao gồm các vật liệu và lao động cần thiết để tạo ra hàng hóa.Các dự án dựa trên dịch vụ sẽ có một trọng tâm khác, tuy nhiên;Công ty phải xác định các khu vực như dịch vụ khách hàng, giao hàng, dịch vụ phụ trợ hoặc các khu vực gián tiếp khác sẽ thêm chi phí cho dự án. Tài liệu niêm yết là cần thiết cho kế hoạch quản lý chi phí vì hầu hết các công ty sẽ chuẩn bị ngân sách với thông tin này.Nhiều dự án dựa trên chi phí được thực hiện vào những thời điểm cụ thể trong năm.Các công ty sẽ có giới hạn ngân sách cho các dự án này và thường chấp nhận một hoặc một số đáp ứng các hạn chế về chi phí được liệt kê trong kế hoạch quản lý chi phí.Công ty cũng có thể điều chỉnh kế hoạch để hoàn thành nhiều dự án hơn trong ngân sách đã nêu. Các công ty cũng sẽ cần chi tiết cách họ sẽ theo dõi chi phí liên quan đến kế hoạch của họ.Điều này có thể bao gồm theo dõi chi phí của vật liệu và lao động được sử dụng trong dự án bằng cách nêu chi phí thực tế.Các mục ngẫu nhiên có thể yêu cầu các kỹ thuật đo lường khác nhau.Ví dụ: nếu một công ty dự kiến sẽ sử dụng công nhân từ một bộ phận riêng biệt trong dự án mới, nó có thể sử dụng một tỷ lệ phần trăm để tính toán chi phí tương ứng.Kế hoạch quản lý chi phí có thể nêu 25 phần trăm lao động từ bộ phận CNTT sẽ đi ngược lại với dự án mới.Dòng thời gian giúp tránh vượt quá chi phí và đảm bảo rằng các dự án vẫn có lãi;Trong một số ngành công nghiệp, chẳng hạn như xây dựng, các mốc thời gian là cần thiết để được trả tiền.Quá trình này giúp bù đắp chi phí sớm phát sinh trong kế hoạch quản lý dự án.Các phép đo phương sai cũng là cần thiết để xác định lý do tại sao một kế hoạch quản lý chi phí có thể có chi phí vượt mức.Các công ty sau đó có thể so sánh kế hoạch với chi tiêu thực tế và xác định lý do cho bất kỳ sự khác biệt nào giữa hai.