Πώς μπορώ να γράψω μια πολιτική αποζημίωσης εξόδων;

Μια πολιτική αποζημίωσης εξόδων μπορεί να είναι ένα σημαντικό έγγραφο και ως εκ τούτου απαιτεί προγραμματισμό και σαφήνεια.Θα πρέπει να περιλαμβάνει τους τύπους δαπανών που θα επιστραφούν και εκείνα που δεν θα το κάνουν.Θα πρέπει να καθορίσετε ποια είναι η πολιτική και τα άτομα των οποίων τα έξοδα αποκλείονται.Πρέπει να περιγραφούν οι μέγιστες επιστροφές και πρέπει να καταστεί σαφές ποια τεκμηρίωση απαιτείται για την αποπληρωμή.Θα πρέπει να συμπεριληφθεί το χρονικό πλαίσιο για την υποβολή τεκμηρίωσης μαζί με το χρονικό πλαίσιο και τον τρόπο με τον οποίο θα γίνουν επιστροφές. Εάν έχετε την ευθύνη να γράψετε μια πολιτική αποζημίωσης εξόδων, το κάνετε πολύ προσεκτικά.Τα απρόσεκτα λάθη θα μπορούσαν να είναι δαπανηρά για την εταιρεία σας ή για άτομα που έχουν κάνει δαπάνες με την προσδοκία να εξοφληθούν.Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι εξαιρετικά σημαντικό οι όροι να είναι σαφείς για όλους, συμπεριλαμβανομένου και εσείς. Για να ξεκινήσετε, θα πρέπει να παράγετε μια λίστα που περιγράφει ποιες δαπάνες είναι επιστρεφόμενες και οι οποίες δεν είναι.Αυτή η άσκηση θα σας βοηθήσει να εξορθολογίσετε την πολιτική αποζημίωσης εξόδων σας.Ενδέχεται να μην μπορείτε να απαριθμήσετε όλα τα επιλέξιμα και μη επιλέξιμα στοιχεία στο τελικό έγγραφο, αλλά οι πληροφορίες που παρέχετε θα πρέπει να αφήσουν λίγη ερώτηση σχετικά με την κατηγορία που θα πέσουν τα περισσότερα έξοδα.τον οποίο αφορά.Μπορεί να υπάρχουν ορισμένοι τύποι επιστροφών εξόδων που θέλετε να διαθέσετε μόνο σε ορισμένα άτομα.Για παράδειγμα, τα ανώτερα στελέχη μπορούν να πληρούν τις προϋποθέσεις για την αποπληρωμή του κόστους για φαγητό με πελάτες και την ψυχαγωγία τους, αλλά ίσως θελήσετε να περιορίσετε τους βοηθούς τους σε επιστροφές μόνο για γεύματα.Οι καταστάσεις όπως αυτό μπορούν να αντιμετωπιστούν αποτελεσματικά με έναν από τους δύο τρόπους.Μπορείτε είτε να αναφέρετε συγκεκριμένα το οποίο κάθε μέρος της πολιτικής κάνει και δεν αφορά, είτε μπορείτε να οργανώσετε το έγγραφο σε τμήματα που ισχύουν ειδικά για κάθε ομάδα.

Το μέγιστο κόστος για συγκεκριμένους τύπους δαπανών πρέπει να αντιμετωπιστούν.Εάν αυτό δεν γίνει, το αποτέλεσμα είναι πιθανό να είναι μεγάλη σύγχυση και ίσως σημαντικές οικονομικές απώλειες.Σε περίπτωση που πρέπει να κυμαίνονται τα μέγιστα σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει να περιγραφεί ο τρόπος με τον οποίο θα αντιμετωπιστεί αυτό αυτό.Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε μια μέγιστη επιστροφή ημερήσιων εξόδων για επαγγελματικά ταξίδια, αλλά το ποσό μπορεί να χρειαστεί να αυξηθεί όταν ταξιδεύετε σε ορισμένες διεθνείς πόλεις. Είναι πολύ σημαντικό για την πολιτική επιστροφής εξόδων να δηλώνει ρητά τι είδους τεκμηρίωση ή απόδειξηείναι απαραίτητο για το κόστος να είναι επιλέξιμο.Μπορεί απλά να θέλετε αποδείξεις ή να θέλετε αποδείξεις με λεπτομερείς πληροφορίες όπως ο πελάτης που αφορούσε το κόστος και γιατί το κόστος ήταν απαραίτητο.Μπορεί να θέλετε όλα τα έξοδα που υποβάλλονται σε ειδική φόρμα.Όποια και αν είναι η απόφασή σας, βεβαιωθείτε ότι αυτές οι πληροφορίες κοινοποιούνται σαφώς.

Επιπλέον, πρέπει να καθορίσετε τις προθεσμίες ή την κανονικότητα για την υποβολή εξόδων για επιστροφή χρημάτων.Η πολιτική θα πρέπει να κοινοποιήσει τι θα συμβεί εάν αυτό το χρονικό πλαίσιο δεν είναι σεβαστή.Τα άτομα θα πρέπει επίσης να ενημερώνονται για το πότε και πώς θα επιστραφούν.