Làm cách nào để viết chính sách hoàn trả chi phí?

Một chính sách hoàn trả chi phí có thể là một tài liệu quan trọng và do đó đòi hỏi phải lập kế hoạch và rõ ràng.Nó nên bao gồm các loại chi phí sẽ được hoàn trả và các loại sẽ không.Bạn nên chỉ định ai chính sách liên quan đến và bất kỳ cá nhân nào có chi phí bị loại trừ.Các khoản bồi hoàn tối đa nên được phác thảo, và cần được làm rõ tài liệu nào là cần thiết để trả nợ.Khung thời gian để gửi tài liệu nên được bao gồm cùng với khung thời gian và cách thức hoàn trả sẽ được thực hiện. Nếu bạn có trách nhiệm viết chính sách hoàn trả chi phí, hãy làm rất cẩn thận.Những sai lầm bất cẩn có thể tốn kém cho công ty của bạn hoặc cho các cá nhân đã chi tiêu với kỳ vọng được hoàn trả.Đây là lý do tại sao điều quan trọng nhất là các điều khoản rõ ràng đối với mọi người, bao gồm cả bạn. Để bắt đầu, bạn nên tạo một danh sách phác thảo chi phí nào có thể hoàn trả và không.Bài tập này sẽ giúp bạn hợp lý hóa chính sách hoàn trả chi phí của mình.Bạn có thể không liệt kê tất cả các mục đủ điều kiện và không đủ điều kiện trong tài liệu cuối cùng, nhưng thông tin mà bạn cung cấp sẽ để lại ít câu hỏi về danh mục nào mà hầu hết các chi phí sẽ thuộc về.người mà nó liên quan.Có thể có một số loại hoàn trả chi phí mà bạn muốn chỉ cung cấp cho một số cá nhân nhất định.Ví dụ, quản lý cấp cao có thể đủ điều kiện để trả chi phí cho việc ăn tối với khách hàng và giải trí cho họ, nhưng bạn có thể muốn hạn chế các trợ lý của họ chỉ hoàn trả cho các bữa ăn.Các tình huống như thế này có thể được xử lý một cách hiệu quả theo một trong hai cách.Bạn có thể nêu cụ thể mỗi phần của chính sách và không liên quan đến hoặc bạn có thể sắp xếp tài liệu thành các phần áp dụng cụ thể cho mỗi nhóm. Chi phí tối đa cho các loại chi phí cụ thể cần được giải quyết.Nếu điều này không được thực hiện, kết quả có thể là rất nhiều sự nhầm lẫn và có lẽ là tổn thất tài chính đáng kể.Trong trường hợp tối đa cần dao động trong một số trường hợp nhất định, cách thức xử lý điều này sẽ được xử lý nên được phác thảo.Ví dụ: bạn có thể đặt khoản hoàn trả chi phí tối đa hàng ngày cho các chuyến đi kinh doanh, nhưng số tiền có thể cần được tăng lên khi đi đến một số thành phố quốc tế.

Điều đó rất quan trọng đối với chính sách hoàn trả chi phí để nêu rõ loại tài liệu hoặc bằng chứng nàolà cần thiết cho chi phí để đủ điều kiện.Bạn có thể chỉ cần muốn biên lai hoặc bạn có thể muốn biên lai với thông tin chi tiết như khách hàng mà chi phí liên quan và tại sao chi phí là cần thiết.Bạn có thể muốn tất cả các chi phí được gửi trên một biểu mẫu đặc biệt.Dù quyết định của bạn là gì, hãy đảm bảo thông tin này được truyền đạt rõ ràng. Hơn nữa, bạn cần chỉ định thời hạn hoặc tính đều đặn để gửi chi phí để hoàn trả.Chính sách sẽ truyền đạt những gì sẽ xảy ra nếu khung thời gian này không được tôn trọng.Các cá nhân cũng nên được nhận thức về thời điểm và làm thế nào họ sẽ được hoàn trả.