Τι είναι το βιβλίο λογιστικής;

Ένα λογιστικό βιβλίο είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν τις νομισματικές συναλλαγές.Περιέχει κανονικά τμήματα για αριθμούς τιμολογίων, περιγραφή της συναλλαγής και ποσό.Αυτό το βιβλίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί είτε σε ένα μόνο σύστημα λογιστικής εισόδου και να είναι μερικές φορές ηλεκτρονικό.Οι βιβλιοθήκες χαρτιού αποθηκεύονται κανονικά σε ένα συνδετικό φορέα τριών δακτυλίων ή φάκελο αρχείων, ενώ οι ηλεκτρονικές ποικιλίες θα μπορούσαν να διατηρηθούν σε μια βάση δεδομένων ή σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο. Η διατήρηση της ταμειακής ροής αποτελεί σημαντικό μέρος οποιασδήποτε επιχείρησης.Οι περισσότερες εταιρείες το κάνουν αυτό διατηρώντας ένα λογιστικό βιβλίο.Πολλά λογιστικά περιοδικά ακολουθούν μια παρόμοια μορφή, που περιέχει τμήματα για την ημερομηνία, τον τύπο της συναλλαγής και το ποσό.Μια σελίδα Ledger έχει συχνά ξεχωριστές στήλες για χρεώσεις και πιστώσεις.Αυτό μπορεί να διευκολύνει την προσθήκη ή την αφαίρεση των αντικειμένων, έτσι ώστε να είναι πάντα διαθέσιμη μια ισορροπία λειτουργίας.Ένα ενιαίο βιβλίο καταχώρησης μπορεί να εμφανίζει μόνο χρεώσεις ή πιστώσεις, ενώ η μέθοδος διπλής εισόδου επιτρέπει σε αυτές τις κατηγορίες να αναλυθούν σε μεμονωμένους λογαριασμούς.Τα βιβλία που επιτρέπουν τις μεμονωμένες συμμετοχές μπορεί να είναι καλύτεροι για μια μικρή επιχείρηση με σχετικά λίγες δαπάνες.Ένα διπλό βιβλίο εισόδου θα μπορούσε να είναι μια καλή ιδέα όποτε οι εταιρείες καλούνται να χειριστούν τα οικονομικά ενός πελάτη ή θα ήθελαν να ορίσουν έναν προϋπολογισμό για διάφορα τμήματα εντός του οργανισμού.

Ενώ πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ένα χειροκίνητο βιβλίο λογιστικής, αυτό το έγγραφο θα μπορούσε επίσης να διατηρηθεί σε ηλεκτρονική μορφή.Υπάρχουν πολλά προγράμματα λογισμικού που επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να δημιουργούν και να διατηρούν λογιστικά περιοδικά.Αυτά θα μπορούσαν επίσης να αναπτυχθούν χρησιμοποιώντας μια βάση δεδομένων υπολογιστικού φύλλου.Ορισμένοι λογιστές χρησιμοποιούν τόσο χειροκίνητο όσο και ηλεκτρονικό βιβλίο, αλλά αυτό μπορεί συχνά να είναι ανακριβές εάν οι αριθμοί δεν μεταφέρονται σωστά.Εάν η πρόσβαση σε ηλεκτρονικά λογιστικά αρχεία είναι ένα ζήτημα, τα ηλεκτρονικά βιβλία θα μπορούσαν να εκτυπωθούν και στη συνέχεια να κατατεθούν για μεταγενέστερη χρήση σε περίπτωση διακοπής ρεύματος ή συντριβής υπολογιστή.

Τα βιβλία χαρτιού μπορούν να διατηρηθούν σε σημειωματάριο 3 δακτυλίων ή φάκελο αρχείων με κορυφές.Τις περισσότερες φορές, ένα λογιστικό βιβλίο αποθηκεύεται χρονολογικά, με το τελευταίο φύλλο περιοδικών μπροστά.Πολλοί πάροχοι λογισμικού επιτρέπουν την εξοικονόμηση εγγραφών ηλεκτρονικά και αυτό γίνεται συχνά αυτόματα όποτε προστίθενται πληροφορίες σε ένα πρόγραμμα.Το χρονικό διάστημα που μια βάση δεδομένων μπορεί να κρατήσει τις πληροφορίες ποικίλλει, τόσοι πολλοί λογιστές επιθυμούν να αποθηκεύσουν παλαιότερα αρχεία σε μια μονάδα flash.Ανεξάρτητα από το πώς αποθηκεύονται τα αρχεία, η πρόσβαση τους εύκολα μπορεί να είναι πολύ επωφελής για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων όποτε υποβάλλουν δηλώσεις φόρου εισοδήματος.