Sổ cái sổ sách kế toán là gì?

Một sổ cái kế toán là một công cụ được sử dụng để giúp các doanh nghiệp theo dõi các giao dịch tiền tệ.Nó thường chứa các phần cho các số hóa đơn, mô tả về giao dịch và số tiền.Sổ cái này có thể được sử dụng trong một hệ thống kế toán nhập đơn hoặc kép và đôi khi có thể là điện tử.Sổ cái giấy thường được lưu trữ trong thư mục hoặc tệp ba vòng, trong khi các giống điện tử có thể được duy trì trong cơ sở dữ liệu hoặc trên ổ cứng ngoài. Theo kịp dòng tiền là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào.Hầu hết các công ty làm điều này bằng cách duy trì một sổ cái kế toán.Nhiều tạp chí kế toán tuân theo một định dạng tương tự, chứa các phần cho ngày, loại giao dịch và số tiền.Một trang sổ cái thường có các cột riêng biệt cho các khoản ghi nợ và tín dụng.Điều này có thể giúp các mục dễ dàng được thêm hoặc trừ để luôn luôn có sẵn.Một sổ cái nhập duy nhất có thể chỉ hiển thị các khoản ghi nợ hoặc tín dụng trong khi phương thức nhập kép cho phép các danh mục này được chia thành các tài khoản riêng lẻ.Các sổ cái cho phép các mục duy nhất có thể là tốt nhất cho một doanh nghiệp nhỏ với tương đối ít chi phí.Một sổ cái nhập cảnh có thể là một ý tưởng tốt bất cứ khi nào các công ty được yêu cầu xử lý tài chính của khách hàng hoặc muốn chỉ định ngân sách cho các bộ phận khác nhau trong tổ chức.Trong khi nhiều công ty sử dụng sổ cái sổ sách thủ công, tài liệu này cũng có thể được duy trì ở định dạng điện tử.Có một số chương trình phần mềm cho phép các doanh nghiệp tạo và duy trì các tạp chí kế toán.Chúng cũng có thể được phát triển bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu bảng tính.Một số kế toán sử dụng cả sổ cái thủ công và điện tử, nhưng điều này thường có thể không chính xác nếu các số không được chuyển đổi chính xác.Nếu truy cập hồ sơ kế toán điện tử là một vấn đề, sổ cái điện tử có thể được in ra và sau đó được nộp để sử dụng sau trong trường hợp lỗi điện hoặc sự cố máy tính.Các sổ cái giấy có thể được giữ trong một máy tính xách tay 3 vòng hoặc một thư mục tệp có ngạnh.Hầu hết thời gian, một sổ cái kế toán được lưu trữ theo thứ tự thời gian, với tờ tạp chí mới nhất ở phía trước.Nhiều nhà cung cấp phần mềm cho phép các bản ghi được lưu bằng điện tử và điều này thường được thực hiện tự động bất cứ khi nào thông tin được thêm vào một chương trình.Khoảng thời gian cơ sở dữ liệu có thể giữ thông tin khác nhau, vì vậy nhiều kế toán viên muốn lưu các bản ghi cũ hơn trên ổ đĩa flash thay thế.Bất kể hồ sơ được lưu trữ như thế nào, việc có thể truy cập chúng dễ dàng có thể rất có lợi cho các chủ doanh nghiệp bất cứ khi nào họ nộp tờ khai thuế thu nhập.