Τι είναι ένα πιστωτικό σημείωμα;

Επίσης γνωστό ως πιστωτικό μνημόνιο ή ένα πιστωτικό σημείωμα, ένα πιστωτικό σημείωμα είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται από έναν πωλητή ή προμηθευτή σε έναν πελάτη.Το έγγραφο χρησιμοποιείται συνήθως για να παρέχει κάποιο είδος έκπτωσης από την τιμολόγηση που κανονικά επεκτείνεται στον πελάτη, είτε με την εξουσιοδότηση μιας έκπτωσης μετρητών σε αυτόν τον πελάτη είτε αφαιρώντας το μειωμένο ποσό από το οφειλόμενο υπόλοιπο στις συναλλαγές που δεν έχουν ακόμη τιμολογηθεί στον πελάτη.Η έκπτωση μπορεί να έχει τη μορφή ενός ποσοστού από αυτές τις χρεώσεις ή ένα πραγματικό ποσό δολαρίου, ανάλογα με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της οντότητας που εκδίδει το πιστωτικό σημείωμα.

Ένα πιστωτικό σημείωμα χρησιμοποιείται μερικές φορές ως εσωτερικό έγγραφο για την επεξεργασία των εκπτώσεων που επεκτείνεται σε έναν πελάτη ως μέρος μιας διαφημιστικής εκστρατείας.Για παράδειγμα, ο πωλητής μπορεί να επεκτείνει την εκτέλεση μιας προώθησης που παρέχει στους συγκεκριμένους πελάτες έκπτωση 5% στις επόμενες τρεις παραγγελίες που τοποθετούνται.Καθώς τοποθετούνται αυτές οι παραγγελίες, δημιουργείται ένα πιστωτικό σημείωμα για κάθε μία από αυτές τις παραγγελίες, αντανακλώντας την τυποποιημένη τιμολόγηση που εφαρμόζεται στα αντικείμενα που παραγγέλθηκαν.Το συνολικό ποσό που οφείλεται στη σειρά μειώνεται στη συνέχεια κατά 5%, με τα πρωτότυπα και τα προσαρμοσμένα σύνολα που εμφανίζονται στο τιμολόγιο παραγγελίας.Συνήθως, ο λόγος για την πίστωση τεκμηριώνεται και τόσο στο σημείωμα όσο και στο τιμολόγιο.Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στον πελάτη να δει πόσο πραγματικά εξοικονομήθηκε με τη συγκεκριμένη σειρά.Για παράδειγμα, μια εταιρεία τηλεδιάσκεψης μπορεί να επιλέξει να εκδώσει ένα πιστωτικό σημείωμα στο τιμολόγιο για μια συγκεκριμένη κλήση διάσκεψης όταν η ποιότητα αυτής της τηλεδιάσκεψης βλάπτεται από παράγοντες που προέρχονται από την εταιρεία που παρέχει την υπηρεσία.Σε αυτό το σενάριο, ο πάροχος του συνεδρίου θα εκδώσει πιστωτικό σημείωμα ή σημείωμα που γράφει αποτελεσματικά ένα τμήμα ή ακόμα και όλες τις χρεώσεις που σχετίζονται με την κλήση.Ένα τιμολόγιο για την κλήση εξακολουθεί να εκτυπώνεται, αλλά αντικατοπτρίζει τόσο τις αρχικές χρεώσεις όσο και το ποσό της πίστωσης, μαζί με το προσαρμοσμένο υπόλοιπο.Εδώ, ο στόχος είναι να προσπαθήσουμε να επιδιορθώσουμε τη ζημιά που προκλήθηκε από την κατώτερη υπηρεσία που έλαβε ο πελάτης, παρακινώντας τον πελάτη να δώσει στον πάροχο τηλεπικοινωνιών μια άλλη προσπάθεια.

Η χρήση ενός πιστωτικού σημείωμα είναι επίσης σημαντική για την εσωτερική λογιστική διαδικασία.Με την τεκμηρίωση τυχόν εκπτώσεων που εκδίδονται για οποιονδήποτε σκοπό, είναι δυνατόν για τις εταιρείες να καθορίζουν πόσα έσοδα χάνονται κάθε περίοδος ως αποτέλεσμα αυτών των πιστώσεων.Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς οι εταιρείες μπορούν να παρακολουθήσουν όχι μόνο τα σύνολα αλλά και τους λόγους για τις πιστώσεις.Σε περίπτωση που μια ανάλυση της δραστηριότητας πιστωτικών σημείων για μια περίοδο δείχνει ότι ένα επαναλαμβανόμενο σφάλμα σφαλμάτων αντιπροσωπεύει ένα σημαντικό ποσό των εκδοθέντων πιστώσεων, μπορούν να ληφθούν μέτρα για τη διόρθωση του θέματος, εξοικονομώντας τελικά την επιχείρηση ένα σημαντικό χρηματικό ποσό.