Apa itu catatan kredit?

Juga dikenal sebagai memorandum kredit atau memo kredit, catatan kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh vendor atau pemasok kepada pelanggan.Dokumen ini biasanya digunakan untuk memberikan semacam diskon dari harga yang biasanya diperpanjang kepada pelanggan, baik dengan mengesahkan rabat tunai kepada klien tersebut atau mengurangi jumlah diskon dari saldo yang jatuh tempo pada transaksi yang belum ditagih ke klien.Diskon mungkin dalam bentuk persentase dari biaya tersebut atau jumlah dolar aktual, tergantung pada kebijakan dan prosedur entitas yang mengeluarkan memo kredit.

Catatan kredit kadang -kadang digunakan sebagai dokumen internal untuk memproses diskon yang diperluas ke klien sebagai bagian dari kampanye promosi.Misalnya, vendor dapat memperpanjang menjalankan promosi yang memberikan diskon 5% pada klien spesifik pada tiga pesanan berikutnya.Karena pesanan tersebut ditempatkan, catatan kredit dihasilkan untuk masing -masing pesanan, yang mencerminkan harga standar yang diterapkan pada barang yang dipesan.Jumlah total yang harus dilakukan pada pesanan kemudian dikurangi 5%, dengan total asli dan total yang disesuaikan muncul pada faktur pesanan.Biasanya, alasan kredit juga didokumentasikan pada catatan dan faktur.Pendekatan ini memungkinkan pelanggan untuk melihat berapa banyak yang sebenarnya disimpan dalam urutan tertentu.

Ada situasi di mana catatan kredit digunakan untuk mengkompensasi klien atas semacam ketidaknyamanan yang timbul saat menggunakan layanan perusahaan tertentu.Misalnya, perusahaan teleconference dapat memilih untuk mengeluarkan catatan kredit pada faktur untuk panggilan konferensi tertentu ketika kualitas teleconference tersebut terganggu oleh faktor -faktor yang berasal dari perusahaan yang menyediakan layanan tersebut.Dalam skenario ini, penyedia konferensi akan mengeluarkan catatan kredit atau memo yang secara efektif menuliskan sebagian atau bahkan semua biaya yang terkait dengan panggilan tersebut.Faktur untuk panggilan tersebut masih dicetak, tetapi mencerminkan biaya asli dan jumlah kredit, bersama dengan saldo yang disesuaikan.Di sini, tujuannya adalah upaya untuk memperbaiki kerusakan yang dilakukan oleh layanan inferior yang diterima oleh klien, memotivasi pelanggan untuk memberikan penyedia teleconference mencoba lagi.

Penggunaan catatan kredit juga penting untuk proses akuntansi internal.Dengan mendokumentasikan diskon yang dikeluarkan untuk tujuan apa pun, dimungkinkan bagi perusahaan untuk menentukan berapa banyak pendapatan yang hilang setiap periode sebagai akibat dari kredit tersebut.Ini bisa sangat penting karena perusahaan dapat melacak tidak hanya total tetapi juga alasan kredit.Jika analisis aktivitas catatan kredit untuk suatu periode menunjukkan bahwa kesalahan layanan berulang untuk sejumlah besar kredit yang dikeluarkan, langkah -langkah dapat diambil untuk memperbaiki masalah, pada akhirnya menghemat banyak uang.