Ghi chú tín dụng là gì?

Còn được gọi là Bản ghi nhớ tín dụng hoặc Bản ghi nhớ tín dụng, ghi chú tín dụng là một tài liệu được phát hành bởi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp cho khách hàng.Tài liệu thường được sử dụng để cung cấp một số loại giảm giá thường được mở rộng cho khách hàng, bằng cách cho phép giảm giá tiền mặt cho khách hàng đó hoặc trừ đi số tiền chiết khấu từ số dư do các giao dịch chưa được lập hóa đơn cho khách hàng.Giảm giá có thể ở dạng tỷ lệ phần trăm từ các khoản phí đó hoặc số tiền thực tế, tùy thuộc vào chính sách và thủ tục của thực thể đang phát hành bản ghi nhớ tín dụng.Một ghi chú tín dụng đôi khi được sử dụng làm tài liệu nội bộ để xử lý giảm giá mở rộng cho khách hàng như một phần của chiến dịch quảng cáo.Ví dụ: nhà cung cấp có thể mở rộng Run A khuyến mại cung cấp cho khách hàng cụ thể giảm giá 5% cho ba đơn đặt hàng tiếp theo được đặt.Khi các đơn đặt hàng được đặt, một ghi chú tín dụng được tạo cho mỗi đơn đặt hàng đó, phản ánh giá tiêu chuẩn được áp dụng cho các mục được đặt hàng.Tổng số tiền do theo đơn hàng sau đó được giảm 5%, với cả tổng số ban đầu và tổng điều chỉnh xuất hiện trên hóa đơn thứ tự.Thông thường, lý do cho tín dụng cũng được ghi lại trên cả ghi chú và hóa đơn.Cách tiếp cận này cho phép khách hàng thấy bao nhiêu đã được lưu trong đơn đặt hàng cụ thể đó.Ví dụ, một công ty viễn thông có thể chọn phát hành ghi chú tín dụng trên hóa đơn cho một cuộc gọi hội nghị cụ thể khi chất lượng của bộ lọc teleconference đó bị suy giảm bởi các yếu tố bắt nguồn từ công ty cung cấp dịch vụ.Trong kịch bản này, nhà cung cấp hội nghị sẽ phát hành một ghi chú tín dụng hoặc bản ghi nhớ có hiệu quả một phần hoặc thậm chí tất cả các khoản phí liên quan đến cuộc gọi.Một hóa đơn cho cuộc gọi vẫn được in, nhưng phản ánh cả khoản phí ban đầu và số tiền tín dụng, cùng với số dư được điều chỉnh do.Ở đây, mục tiêu là cố gắng sửa chữa thiệt hại do dịch vụ kém nhận được mà khách hàng nhận được, thúc đẩy khách hàng cung cấp cho nhà cung cấp dịch chuyển từ xa.Sử dụng ghi chú tín dụng cũng rất quan trọng đối với quy trình kế toán nội bộ.Bằng cách ghi lại bất kỳ giảm giá nào được phát hành cho bất kỳ mục đích nào, các công ty có thể xác định số lượng doanh thu bị mất mỗi giai đoạn do kết quả của các khoản tín dụng đó.Điều này có thể đặc biệt quan trọng vì các công ty có thể theo dõi không chỉ tổng số mà còn cả lý do cho các khoản tín dụng.Nếu một phân tích về hoạt động ghi chú tín dụng trong một khoảng thời gian chỉ ra rằng một lỗi dịch vụ định kỳ chiếm một số lượng đáng kể các khoản tín dụng được cấp, các bước có thể được thực hiện để khắc phục vấn đề, cuối cùng tiết kiệm cho doanh nghiệp một số tiền đáng kể.