Τι είναι ένα χρεωστικό σημείωμα;

Επίσης γνωστό ως χρεωστικό σημείωμα, ένα χρεωστικό σημείωμα είναι ένα είδος λογιστικού εγγράφου που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό ενός ποσού που χρεώνεται σε λογαριασμό πελάτη.Σε ορισμένες περιπτώσεις, το σημείωμα είναι ένα εσωτερικό έγγραφο που καθιστά δυνατή τη διατήρηση μιας καταγραφής των χρεώσεων και του λογαριασμού που δεν έχουν ακόμη τιμολογηθεί.Σε άλλες εποχές, ένα χρεωστικό σημείωμα εξυπηρετεί μια συνάρτηση παρόμοια με αυτή ενός τιμολογίου, επιτρέποντας στον πελάτη να χρησιμοποιήσει το έγγραφο ως βάση για την υποβολή πληρωμής.

Όταν χρησιμοποιείται ως εσωτερικό έγγραφο, ένα χρεωστικό σημείωμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εφαρμογή χρεώσεων σε έναν λογαριασμό πελάτη που δεν έχει ακόμη τιμολογηθεί.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την τρέχουσα χρήση που έχει συμβεί από την τελευταία δήλωση χρέωσης.Μόλις ξεκινήσει η διαδικασία προετοιμασίας τιμολογίου για την πιο πρόσφατα κλειστή περίοδο, όλα τα σημειώματα που δημιουργήθηκαν από την τελευταία ημερομηνία λήξης θα χρησιμοποιηθούν ως τεκμηρίωση για την υποστήριξη των στοιχείων γραμμής στο νέο τιμολόγιο.Ενώ στο παρελθόν το χρεωστικό σημείωμα διατηρήθηκε μόνο ως αντίγραφο χαρτιού, ορισμένα συστήματα λογισμικού λογισμικού σήμερα επιτρέπουν τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού σημείωμα που μπορεί να προσεγγιστεί και να χρησιμοποιηθεί για να συμπληρώσει τις λεπτομέρειες σε ένα τιμολόγιο πελάτη.

Ως υποκατάστατο έγγραφο για ένα τιμολόγιο, το χρεωστικό σημείωμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μέσο προσαρμογής του ισοζυγίου που οφείλεται σε ένα λογαριασμό όταν έχει αποχωρήσει προηγουμένως το τιμολόγιο για κάποιο λόγο.Για παράδειγμα, εάν η ειδική τιμολόγηση επεκταθεί σε έναν πελάτη μέσω σύμβασης θα λήγει και οι λεπτομέρειες στο σύστημα χρέωσης δεν ενημερώνονται, είναι πιθανό ότι μια περίοδος χρέωσης θα χρεωθεί στα παλαιότερα και δεν ισχύει πλέον ποσοστά και όχιΤυποποιημένες τιμές για τα αγαθά και τις υπηρεσίες που παρέχονται.Όταν συμβαίνει αυτό, η εταιρεία μπορεί να επιλέξει να εκδώσει ένα χρεωστικό σημείωμα και να προωθήσει ένα αντίγραφο στον πελάτη, να προσαρμόσει το οφειλόμενο υπόλοιπο σε αυτό το τιμολόγιο και να ζητήσει το υπόλοιπο της πληρωμής να προσφερθεί εντός ορισμένου χρονικού διαστήματος.

Ακριβώς όπως ένα πιστωτικό σημείωμα χρησιμοποιείται συχνά για να καταστεί κάποιος τύπος προσαρμογής στο υπόλοιπο που οφείλεται σε λογαριασμό πελάτη, αφαιρώντας ένα μέρος των συσσωρευμένων χρεώσεων, ένα χρεωστικό σημείωμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μηχανισμός για την προσθήκη χρεώσεων που έχουν καθοριστείΕφαρμόστε σε αυτόν τον πελάτη.Οι πραγματικές λεπτομέρειες σχετικά με το σημείωμα θα διαφέρουν ανάλογα με τις πολιτικές της εταιρείας και την ακολουθία των γενικά αποδεκτών λογιστικών αρχών, αλλά το έγγραφο είναι πιθανό να περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να δημιουργηθεί τελικά ένα στοιχείο γραμμής σε ένα τιμολόγιο.Επιπλέον, η λεπτομέρεια των χρεωστικών σημείων θα είναι αρκετή για να εντοπίσει την ιστορία της συναλλαγής από τη στιγμή που η χρέωση πραγματοποιείται μέχρι την ημερομηνία της τιμολόγησης.