Bản ghi nhớ ghi nợ là gì?

Còn được gọi là ghi chú ghi nợ, một bản ghi nhớ ghi nợ là một loại tài liệu kế toán được sử dụng để xác định số tiền được tính vào tài khoản khách hàng.Trong một số trường hợp, bản ghi nhớ là một tài liệu nội bộ cho phép duy trì hồ sơ về các khoản phí và tài khoản chưa được lập hóa đơn.Vào những thời điểm khác, một bản ghi nhớ ghi nợ phục vụ một chức năng tương tự như hóa đơn, cho phép khách hàng sử dụng tài liệu làm cơ sở để gửi thanh toán.Khi được sử dụng làm tài liệu nội bộ, một bản ghi nhớ ghi nợ có thể được sử dụng để áp dụng các khoản phí cho tài khoản khách hàng chưa được lập hóa đơn.Điều này có thể bao gồm việc sử dụng hiện tại đã xảy ra kể từ tuyên bố thanh toán cuối cùng.Khi quá trình chuẩn bị hóa đơn cho giai đoạn đóng gần đây nhất bắt đầu, tất cả các bản ghi nhớ được tạo ra kể từ ngày kết thúc cuối cùng sẽ được sử dụng làm tài liệu để hỗ trợ các mục dòng trên hóa đơn mới.Mặc dù trong quá khứ, bản ghi nhớ ghi nợ chỉ được giữ dưới dạng bản sao giấy, một số hệ thống phần mềm kế toán ngày nay cho phép tạo một bản ghi nhớ điện tử có thể được truy cập và sử dụng để đưa ra chi tiết trên hóa đơn của khách hàng.

Là một tài liệu thay thế cho hóa đơn, bản ghi nhớ ghi nợ có thể được sử dụng như một phương tiện để điều chỉnh số dư do trên tài khoản khi khoản phí phát sinh trước đó bị bỏ lại hóa đơn đó vì một số lý do.Ví dụ: nếu giá đặc biệt được mở rộng cho khách hàng thông qua hợp đồng sẽ hết hạn và chi tiết trong hệ thống thanh toán không được cập nhật, có thể một thời hạn thanh toán sẽ được lập hóa đơn ở mức cũ và không còn áp dụng, thay vìGiá tiêu chuẩn cho hàng hóa và dịch vụ được cung cấp.Khi đây là trường hợp, công ty có thể chọn phát hành bản ghi nhớ ghi nợ và chuyển tiếp một bản sao cho khách hàng, điều chỉnh số dư do hóa đơn đó và yêu cầu phần còn lại của khoản thanh toán được đấu thầu trong một khoảng thời gian nhất định.

Giống như bản ghi nhớ tín dụng thường được sử dụng để thực hiện một số loại điều chỉnh trong số dư do trên tài khoản khách hàng bằng cách xóa một phần của các khoản phí tích lũy, một bản ghi nhớ ghi nợ có thể được sử dụng làm cơ chế để thêm các khoản phí đã được xác địnhÁp dụng cho khách hàng đó.Chi tiết thực tế trên bản ghi nhớ sẽ thay đổi dựa trên các chính sách của công ty và các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chặt chẽ được tuân thủ chặt chẽ, nhưng tài liệu có thể bao gồm tất cả thông tin cần thiết để cuối cùng tạo ra một mục dòng trên hóa đơn.Ngoài ra, chi tiết ghi nhớ ghi nợ sẽ đủ để theo dõi lịch sử của giao dịch kể từ khi phí phát sinh cho đến ngày lập hóa đơn.