Apa itu memo debit?

Juga dikenal sebagai catatan debit, memo debit adalah jenis dokumen akuntansi yang digunakan untuk mengidentifikasi jumlah yang dibebankan ke akun pelanggan.Dalam beberapa kasus, memo ini adalah dokumen internal yang memungkinkan untuk mempertahankan catatan biaya dan akun yang belum ditagih.Di lain waktu, memo debit melayani fungsi yang mirip dengan faktur, yang memungkinkan pelanggan untuk menggunakan dokumen sebagai dasar untuk mengirimkan pembayaran.

Ketika digunakan sebagai dokumen internal, memo debit dapat digunakan untuk menerapkan biaya ke akun pelanggan yang belum ditagih.Ini dapat mencakup penggunaan saat ini yang telah terjadi sejak pernyataan penagihan terakhir.Setelah proses menyiapkan faktur untuk periode yang paling baru dimulai, semua memo yang dibuat sejak tanggal penutupan terakhir akan digunakan sebagai dokumentasi untuk mendukung item baris pada faktur baru.Sementara di masa lalu memo debit disimpan hanya sebagai salinan kertas, beberapa sistem perangkat lunak akuntansi hari ini memungkinkan pembuatan memo elektronik yang dapat diakses dan digunakan untuk mengisi detail pada faktur pelanggan.

Sebagai dokumen pengganti untuk faktur, memo debit dapat digunakan sebagai sarana untuk menyesuaikan saldo karena pada akun ketika biaya yang sebelumnya dikeluarkan ditinggalkan dari faktur karena alasan tertentu.Misalnya, jika harga khusus diperluas ke klien melalui kontrak harus kedaluwarsa, dan detail dalam sistem penagihan tidak diperbarui, ada kemungkinan bahwa periode penagihan akan ditagih pada tarif yang lebih tua dan tidak lagi berlaku, daripada yangtarif standar untuk barang dan jasa yang disediakan.Ketika ini masalahnya, perusahaan dapat memilih untuk mengeluarkan memo debit dan meneruskan salinannya kepada klien, menyesuaikan saldo yang jatuh tempo pada faktur itu dan meminta sisa pembayaran yang akan ditenderkan dalam periode waktu tertentu.

Sama seperti memo kredit sering digunakan untuk melakukan beberapa jenis penyesuaian dalam saldo karena pada akun pelanggan dengan menghapus sebagian dari biaya yang terakumulasi, memo debit dapat digunakan sebagai mekanisme untuk menambahkan biaya yang telah ditentukanberlaku untuk pelanggan itu.Detail aktual pada memo akan bervariasi berdasarkan kebijakan perusahaan dan seberapa dekat prinsip akuntansi yang diterima secara umum, tetapi dokumen tersebut kemungkinan akan memasukkan semua informasi yang diperlukan untuk akhirnya membuat item baris pada faktur.Selain itu, detail memo debit akan cukup untuk melacak sejarah transaksi dari saat biaya dikeluarkan sampai tanggal faktur.