Ano ang isang debit memo?

Kilala rin bilang isang tala ng debit, ang isang debit memo ay isang uri ng dokumento ng accounting na ginagamit upang makilala ang isang halaga na sisingilin sa isang account sa customer.Sa ilang mga pagkakataon, ang memo ay isang panloob na dokumento na ginagawang posible upang mapanatili ang isang talaan ng mga singil at account na hindi pa na -invoice.Sa ibang mga oras, ang isang memo ng debit ay nagsisilbi ng isang function na katulad ng isang invoice, na nagpapahintulot sa customer na gamitin ang dokumento bilang batayan para sa pagsusumite ng isang pagbabayad.

Kapag ginamit bilang isang panloob na dokumento, ang isang memo ng debit ay maaaring magamit upang mag -aplay ng mga singil sa isang account sa customer na hindi pa na -invoice.Maaari itong isama ang kasalukuyang paggamit na naganap mula noong huling pahayag sa pagsingil.Kapag ang proseso ng paghahanda ng isang invoice para sa pinakahuling saradong panahon ay nagsisimula, ang lahat ng mga memo na nilikha mula noong huling petsa ng pagsasara ay gagamitin bilang dokumentasyon upang suportahan ang mga linya ng linya sa bagong invoice.Habang sa nakaraan ang debit memo ay pinananatili lamang bilang isang kopya ng papel, ang ilang mga sistema ng software ng accounting ngayon ay nagbibigay -daan para sa paglikha ng isang elektronikong memo na maaaring ma -access at magamit upang ma -populate ang detalye sa isang invoice ng customer.

Bilang isang kapalit na dokumento para sa isang invoice, ang debit memo ay maaaring magamit bilang isang paraan ng pag -aayos ng balanse dahil sa isang account kapag ang isang dati nang natamo na singil ay naiwan sa invoice para sa ilang kadahilanan.Halimbawa, kung ang espesyal na pagpepresyo na pinalawak sa isang kliyente sa pamamagitan ng isang kontrata ay dapat mag -expire, at ang detalye sa sistema ng pagsingil ay hindi na -update, posible na ang isang panahon ng pagsingil ay sisingilin sa mas matanda at hindi na naaangkop na mga rate, sa halip na angAng mga karaniwang rate para sa mga kalakal at serbisyo na ibinibigay.Kapag ito ang kaso, ang kumpanya ay maaaring pumili na mag -isyu ng isang debit memo at ipasa ang isang kopya sa kliyente, pag -aayos ng balanse dahil sa invoice na iyon at humiling ng nalalabi ng pagbabayad na maihatid sa loob ng isang tiyak na tagal ng panahon.

Tulad ng isang memo ng kredito ay madalas na ginagamit upang gumawa ng ilang uri ng pagsasaayos sa balanse dahil sa isang account sa customer sa pamamagitan ng pag -alis ng isang bahagi ng naipon na singil, ang isang memo ng debit ay maaaring magamit bilang mekanismo para sa pagdaragdag ng mga singil na tinukoy naMag -apply sa customer na iyon.Ang aktwal na detalye sa memo ay magkakaiba batay sa mga patakaran ng kumpanya at kung gaano kalapit ang tinatanggap na mga prinsipyo ng accounting, ngunit ang dokumento ay malamang na isama ang lahat ng impormasyon na kinakailangan upang sa huli ay lumikha ng isang linya ng linya sa isang invoice.Bilang karagdagan, ang detalye ng debit memo ay sapat upang masubaybayan ang kasaysayan ng transaksyon mula sa oras na ang singil ay natamo hanggang sa petsa ng pag -invoice.