Τι είναι ένα μικρό βιβλίο ταμείων;

Όταν μια εταιρεία πρέπει να κάνει μια μικρή αγορά, χρησιμοποιείται συχνά ένα μικρό βιβλίο ή λογαριασμός.Το Petty Cash είναι ένα μικρό χρηματικό ποσό, συνήθως λιγότερο από εκατό δολάρια, το οποίο κρατιέται με τη μορφή μετρητών από έναν θεματοφύλακα.Όταν ένας υπάλληλος πραγματοποιεί μια αγορά με μικρά κεφάλαια μετρητών, μια καταχώρηση γίνεται σε ένα βιβλίο που ονομάζεται μικροσκοπικό ταμειακό βιβλίο.

Δεδομένου ότι οι πιστωτικές κάρτες της εταιρείας εκδίδονται συνήθως σε ένα μικρό ποσοστό των εργαζομένων, μπορεί να απαιτηθούν μικρά μετρητά για διάφορα έξοδα.Ένα κοινό παράδειγμα θα ήταν ένας διαχειριστής γραφείων που χρησιμοποιεί μικρά μετρητά για να αγοράσει προμήθειες γραφείου για την εταιρεία.Υπάρχει λιγότερη ευθύνη για μια εταιρεία να επιτρέψει σε ένα μικρό χρηματικό ποσό να κυκλοφορήσει κάθε φορά και όχι να εκδώσει μια εταιρική πιστωτική κάρτα στον υπεύθυνο γραφείου. Επιπλέον, υπάρχει χρόνος και κόστος που συνδέεται με τη σύνταξη ελέγχου για έξοδααντί να χρησιμοποιείτε μικρά μετρητά.Όπως και με τις χρεωστικές κάρτες ή τις πιστωτικές κάρτες, υπάρχει συνήθως ένας περιορισμένος αριθμός ατόμων με προνόμια γραφής και υπογραφής ελέγχου.Είναι πολύ πιο εύκολο να ληφθούν χρήματα από έναν ασήμαντο λογαριασμό μετρητών παρά να περάσετε από τη διαδικασία γραφής ελέγχου.

Είναι ζωτικήςΒιβλίο.Αυτό εξυπηρετεί έναν διπλό σκοπό.Πρώτον, εξασφαλίζει ότι κάθε δαπάνη χρεώνεται στον κατάλληλο λογαριασμό, π.χ. προμήθειες γραφείου, εξωραϊσμός κλπ. Δεύτερον, επιτρέπει την απλή συμφιλίωση του λογαριασμού, πράγμα που σημαίνει ότι το ποσό των μετρητών στο χέρι συν τυχόν αποδείξεων ή κουπονιών πρέπειισούται με το σύνολο που παρουσιάζεται στο μικροσκοπικό ταμείο.

Ορισμένες αποθήκες τροφοδοσίας γραφείου πωλούν μικρά μετρητά αντί για μικρά βιβλία μετρητών.Αυτοί είναι μεγάλοι, σφραγιμένοι φακέλοι που κρατούν τόσο τα χρήματα όσο και τα έσοδα και έχουν ένα έντυπο καταχώρησης περιοδικού που εκτυπώνεται στο εξωτερικό.Κάθε χρέωση στον λογαριασμό Petty Cash καταγράφεται σε αυτό το έντυπο και είναι ένας εύκολος τρόπος να παρακολουθείτε τα χρήματα.Ένας νέος φάκελος μπορεί να χρησιμοποιηθεί περιοδικά, όπως μία φορά το μήνα ή το τρίμηνο, ή όταν προστίθενται νέα χρήματα στο λογαριασμό αφού έχει μειωθεί σε ένα ορισμένο επίπεδο.

Σε αυτούς τους σύγχρονους χρόνους, οι λογαριασμοί μικρών μετρητών μπορούν επίσης να καταγραφούν σε έναΠρόγραμμα λογιστικής πληροφορικής και όχι ένα μικροσκοπικό βιβλίο.Ο θεματοφύλακας του λογαριασμού πρέπει να είναι προσεκτικός, για να βεβαιωθείτε ότι κάθε μείωση των μικρών μετρητών καταγράφεται στον υπολογιστή.Πρέπει επίσης να χρεώνεται στον σωστό λογαριασμό, σαν να εκδόθηκε μια επιταγή.